Вступ
На сьогоднішній день важливим є доступ до інформаційних ресурсів і скорочення часових витрат на розв'язання задач пов'язаних з документообігом. Саме електронний документообіг відкриває можливості для удосконалення, довготривалого збереження документів, управління електронним архівом, враховуючи процедури списання та знищення документів. Розробки програм для поліпшення документообігу активно здійснюються як українськими і російськими, так і закордонними компаніями, що безперечно доводить актуальність досліджуваного питання.
Метою дослідження є підвищення ефективності діяльності вітчизняного підприємства на основі впровадження електронного документообігу. Для досягнення поставленої мети було визначено такі задачі:
1) Обґрунтування доцільності впровадження системи електронного документообігу для підвищення ефективності документообігу;
2) Аналіз недоліків та переваг існуючих систем електронного документообігу та програмного забезпечення на базі якого вони реалізуються;
3) Аналіз системи документообігу на вітчизняних підприємствах;
Об’єктом дослідження є документообіг на підприємстві. Предметом дослідження є реалізація електронного документообігу на базі програмних засобів, що дозволяють підвищити ефективність документообігу на підприємствах. При вирішенні поставлених задач використовувалися такі методи: синтезу і аналізу, порівняння, дедукції, індукції, статистичні методи, що допомогли проаналізувати електронне документування впродовж певного відрізку часу та при наявності певної множини елементів. Теоретичне значення полягає у вивченні існуючих шляхів удосконалення документообігу та визначенні ефективного підходу. Практичне значення проведеного дослідження є реалізація на конкретному підприємстві удосконаленої технології документообігу з використанням сучасних програмних засобів.
РОЗДІЛ 1. Організація документообігу на підприємстві
1.1. Основні поняття, види і форми документів. Вимоги до змісту і оформлення
Слово документ походить від латинського слова "docere" (знати, свідчити). Буквальний переклад слова "document" - свідоцтво, свідчення, посвідчення, джерело.
Згідно закону України "Про інформацію" документ - це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.
Первинний документ - це документ, що містить в собі вихідну інформацію.
Вторинний документ - це документ, що являє собою результат аналітико-синтетичної та іншої переробки одного або кількох документів.
Документ має певну кількість властивостей, які відрізняють його від інших об'єктів. Сукупність властивостей - цілісна система, яка виконує покладені на неї суспільством функції. Зв'язок між властивостями документа досить тісний, тому відокремити їх можна лише умовно.
Найбільш значимими є наступні властивості:
1) атрибутивність, тобто наявність невід'ємних складових, без яких він не може існувати;
2) функціональність - призначення для передачі інформації в просторі й часі;
3) структурованість - тісний зв'язок елементів і підсистем, що забезпечує єдність і цілісність документа.
Визначають наступні основні ознаки документа:
1) наявність семантики змісту, тобто документ є носієм думки, що передається знаками; сукупність послідовно розміщених знаків, які передають зміст документа (повідомлення), є його обов'язковою ознакою;
2) стабільна матеріальна (речова) форма документа мусить забезпечити йому довготривале зберігання й надати можливість багаторазового використання та переміщення інформації в просторі й часі;
3) за ознакою призначеність для використання в соціальній комунікації статус документа мають лише ті об'єкти, які первинно призначені для збереження та передачі інформації в просторі й часі, а отже, документи є носіями інформації, спеціально створені людиною для забезпечення певних комунікаційних цілей;
4) завершеність повідомлення, тобто документ не може бути повноцінним через фрагментарне незавершене повідомлення.
Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:
1. Текст викладати від третьої особи. Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.
2. Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.
3. Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення.
4. Використовувати синтаксичні конструкції.
5. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення.
6. Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.
7. Уживати прямий порядок слів у реченнях.
8. Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну.
9. Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму.
10. Уживати інфінітивні конструкції.
11. У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу.
12. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами.
13. Віддавати перевагу простим реченням.
Повнота і достовірність показників обліку значною мірою залежать від якості оформлених документів.
Щоб бути доказовим і мати юридичну силу, документ має містити обов'язкові реквізити. Термін "реквізити" походить від лат. requisitum, що означає "потрібне, необхідне". Такими реквізитами для будь-якого первинного бухгалтерського документа є:
- назва документа (форми);
- дата і місце складання;
- назва підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції;
- одиниця виміру господарської операції;
- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інший знак, що дає змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Залежно від характеру операцій до первинних документів можуть бути внесені додаткові реквізити:
- ідентифікаційний код підприємства чи особи;
- номер документа;
- підстава для здійснення операції;
- дані про документ, що засвідчує особу;
- інші додаткові реквізити.
Якщо у первинному документі немає будь-якого обов'язкового реквізиту такий документ недоказовий і не може бути підставою у бухгалтерському обліку. Такі документи, як правило, є причиною ретельного вивчення органами перевірки і контролю і накладення штрафних санкцій.
До оформлення первинних бухгалтерських документів ставлять такі вимоги:
- первинні документи мають бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо, безпосередньо після її закінчення;
- документи складають на бланках типових форм, затверджених Держкомстатом України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених відповідними міністерствами і відомствами, а також виготовлених самостійно, які мають містити обов'язкові реквізити типових або спеціалізованих форм.
- у разі складання та зберігання первинних документів на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами;
- записи в первинних документах роблять чорнилом темного кольору, кульковою ручкою, друкарськими засобами чи принтером, що забезпечує зберігання цих записів протягом встановленого терміну зберігання документа;
- вільні рядки в первинних документах прокреслюють;
- у грошових документах суми проставляють цифрами і прописом, перше слово суми записують скраю і з великої літери;
- кожен первинний документ має містити дані про посаду, прізвище і підписи осіб, відповідальних за його оформлення;
- керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарських операцій, пов'язаних з відпуском товарно-матеріальних цінностей, майна, видачею грошових коштів і документів. Коло таких осіб, як правило, обмежене;
- забороняється приймати до виконання документи на господарські операції, які суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку обліку коштів і матеріальних цінностей, завдають шкоди власникам;
- складаючи первинні документи, можна припуститися помилок. У банківських і касових документах помилки не виправляють. Якщо в таких документах допущено помилку, їх анулюють, а замість них оформлюють нові, В інших первинних документах помилки виправляють коректурним способом, тобто неправильний текст або суму закреслюють тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильний текст або суму. Виправлення помилок має бути застережено підписом "виправлено" і підтверджено підписом осіб, які підписали цей документ із зазначенням дати виправлення;
- підприємство вживає всіх необхідних заходів щодо запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах та забезпечує їх належне зберігання протягом встановленого терміну, який регулюється спеціальним переліком;
- у випадках, встановлених законодавством, а також міністерствами і відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесеними до бланків суворої звітності. їх друкують за зразками типових або спеціалізованих форм з обов'язковим зазначенням номера;
- відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи;
- первинні документи можуть бути вилученими у підприємства тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України. З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, посадові особи підприємства можуть зняти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати вилучення.