Существуют некоторые моменты, мешающие эффективной организации работы начальника цеха. Причинами этого служат:
- получение срочных заданий от вышестоящего руководства на производство другой продукции, что приводит к спонтанному изменению планов;
- нерациональное техническое оснащение рабочих мест, что приводит к необходимости перехода в те отделы, где есть в наличии необходимая оргтехника;
- большое количество служебных разговоров по телефону, связанных с поставкой материала, прерывающих процесс работы.
В организации труда начальника цеха наблюдается нерациональность планирования рабочим временем. Об этом свидетельствует то, что затраты времени на некоторые из обязанностей меньше плановых, а на некоторые виды работ затраты времени, наоборот, высоки.
Также на недостаточную эффективность управленческой деятельности начальника цеха влияет работа в условиях кризиса, например, время, потраченное на ожидание согласования решений, время на ремонт оборудования, повторная подготовка и пересмотр решений.
К основным причинам данного явления относятся:
- неверная оценка времени, отводимого на выполнение отдельных работ;
- сбои в работе из-за несогласованности в планах работ с коллегами и подчиненными;
- недостаточное количество необходимой оргтехники на данном рабочем месте, что приводит к необходимости служебных перемещений вследствие нехватки оргтехники.
Важным решением данной проблемы является ориентация на имеющиеся возможности; разделение полномочий; анализ потребностей в оборудовании; закупка дополнительных единиц оргтехники.
В организации работы директора можно выделить положительные моменты. К ним относятся: отсутствие опозданий на работу и ухода с работы по неуважительным причинам, выполнение всех работ по должностной инструкции.
На основе исследования, проведенного на ОАО «ДЗПО», была изучена и проанализирована организация рабочего места и условий труда начальника цеха основного производства, применение технических средств и информационного обеспечения работы, необходимых для реализации функций управления.
Особенностью труда начальника цеха является большой удельный вес умственных операций. Этим определяются требования к организации и оборудованию рабочих мест и условиям труда.
Кабинет начальника цеха может занимать различную площадь и предназначается, кроме работы за столом, для приема посетителей, проведения деловых совещаний.
Рабочее место начальника цеха ОП ОАО «ДЗПО» оснащено письменным столом и стол для совещаний, которые составлены воедино; рабочим креслом; канцелярскими приборами; двумя телефонами внутренней и городской связи; стульями; шкафом для документов.
Можно сделать вывод, что данные технические средства не способны обеспечить достаточную работоспособность управленца. Характер его работы связан, прежде всего, с обработкой большого количества документации, как текстовой, так и графической. Для работы на компьютере (составление актов, распоряжений, отчетов и дальнейшая их распечатка) начальнику цеха необходимо идти в отделы, имеющие данную оргтехнику, которая уже устарела и изрядно поизносилась.
На начальника цеха ОП возложены обязанности ведения большого количества бумажной документации, часть которой состоит из документов с повторяющейся или не сильно изменяющейся содержательной частью. В тоже время как переписка отнимает достаточно большое количество времени, в сравнении с электронными средствами передачи тестовой информации. Перед формированием заявки в отдел снабжения необходимо созвониться с центральным складом для уточнения отсутствующих на складе комплектующих, на что также тратится часть рабочего времени. И таких примеров достаточно много.
В связи с приведенными аргументами, рабочее место начальника цеха ОП нуждается в автоматизации, впрочем, как и другие рабочие места, связанные со снабжением, организацией производства, складского учета и многих других. В первую очередь необходима оптимизация затрат рабочего времени при получении оперативной и текущей информации. Увеличение применения безбумажного ведения журналов и табелей. Уменьшение времени на оформление бумажной документации.
Целью автоматизации является создание единой информационной сети, связывающей отделы производственных и вспомогательных цехов с отделами снабжения, сбыта и складами. А также наличие связи внутризаводской сети с глобальной сетью для ведения дел. Внедрение программного обеспечения, позволяющего своевременно получать информацию о поступлении продукции на склады и «дистанционного» заказа необходимых комплектующих в указанные сроки, вести сводную информацию о рабочих и инженерах, их окладах и премировании, оперативный журнал выполненных работ, табель учета рабочего времени с выводом на печать заявлений для предоставления в табельную. Обработка заказов цехов на ремонт и распределение работ между ремонтным персоналом. Оформление бумажной информации в электронном виде а также создание новых документов на основе ранее созданных, шаблонов с последующим выводом на печать.
Таким образом, на ОАО «ДЗПО» в организации труда начальника цеха ОП было выявлено, что руководителем наибольшее время тратится на рассмотрение и принятие мер по устранению текущих производственных проблем, подготовку отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и других документов, на телефонные переговоры; а также выявлено нерациональное техническое оснащение рабочего места и недостаток оргтехники.
Глава 3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО РАЦИОНАЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ТРУДА
На основе проведенного анализа организации управленческого труда на ОАО «ДЗПО» для увеличения работоспособности начальника цеха ОП можно предложить ряд решений:
1. необходимо установить многофункциональный телефонный аппарат, имеющий функцию приема и отправки факсимильных сообщений, и функцию селекторной связи, с помощью которой руководитель цеха ОП, а также руководители других производственных цехов, смогут принять участие в общезаводской планерке и других совещаниях находясь на своем рабочем месте, при этом не затрачивая времени на переход в здание заводоуправления (в нашем случае цех находится дальше всех производственных цехов от здания заводоуправления).
2. необходимо установить компьютер с оптимальной конфигурацией на базе процессора AMDSempron 2600 с оперативной памятью 512 Мб, встроенной видеокартой nVidianForse 3 250Series, устройством записи DWD-RW, с операционной системой WindowsXPPRO и монитором 17” LGL1718S-BN (минимальная конфигурация по современным требованиям).
3. целесообразно приобрести многофункциональное устройство HPDeskjetF4180, объединившее в себе функции принтера, сканера и копира, что позволит понести меньшие финансовые затраты, чем при покупке этой техники по отдельности, а также позволит сэкономить рабочее пространство.
4. необходимо на всем предприятии провести локальную сеть Internet, с помощью которой можно передать документацию в нужный отдел, воспользовавшись электронной почтой, а также проследить движение материалов и готовой продукции, находясь, при этом, на рабочем месте.
В связи с нестабильным финансовым положением предприятия в настоящее время, реализация таких мероприятий становится невозможной, так как это требует достаточно масштабного вложения финансовых средств.
Мы уже знаем, что начальник цеха ОП в своем кабинете не только работает, но и проводит цеховые планерки. Из этого следует, что ему необходимо создать благоприятные и способствующие работе условия для себя и своих подчиненных. Для этого нужно разделить кабинет на две зоны: рабочую и зону для совещаний, т.е. поставить отдельно рабочий стол и стол для совещаний, которые, в данном случае, стоят вместе. Это положительно повлияет на собеседников, будет психологически легче и увереннее общение, что приведет к наиболее результативным решениям поставленных задач.
Для рационального распределения рабочего времени начальнику цеха огромную помощь может оказать ежедневник или записная книжка, в которой отражается вся важная информация (телефонные номера, запланированные работы и другая информацию). Наиболее целесообразно и эффективно производить записи во время работы, а не отлаживать на более позднее время, во избежание утери полезной информации.
Не стоит также забывать и о естественном ритме человека, так как известно, что работоспособность человека в течение дня неодинакова. Работоспособность можно представить в виде кривой, которая возрастает на первом часу работы, ее пик длится в течении двух-трех часов, после чего работоспособность вновь снижается. Этот цикл повторяется дважды в течении дня: до обеденного перерыва и после. Не стоит забывать об отдыхе, который позволяет набраться сил для дальнейших решений проблем и задач.