Исторический факультет
Реферат
Потоки информации и их структура
Выполнила: студентка.
Проверила:
Оноприенко И.Г.
Белгород 2007
Содержание
1. Источники информации
2. Вертикальные и горизонтальные потоки информации
3. Особенности открытого потока информации
4. Информация в ХХІ веке
Список литературы
1. Источники информации
Процесс управления невозможно осуществлять без обладания широкой информацией об организации в целом, внешнем окружении, помехах на пути ее функционирования и развития и т.п., то есть о наиболее существенных моментах, влияющих на принятие решения.
Сначала такая информация существует как массив несистематизированных сведений, которые могут быть документальными (анкеты, опросные листы, отчеты, справки) или устными (выступления, интервью, беседы, ответы на вопросы и пр). Лишь в результате обработки, группировки, анализа эти сведения превращаются в информацию, которую уже можно использовать в процессе управления.
У информации могут быть как внутренние, так и внешние источники. К внутренним относится бухгалтерская и статистическая отчетность, текущие наблюдения, специальные обследования, как плановые, так и проводимые по особому решению руководства.
Внешние источники более многочисленны и разнообразны. Прежде всего, здесь нужно выделить представителей организации (руководители и специалисты подразделений снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб, участники различного ряда деловых встреч и переговоров). В рамках служебных контактов, бесед, дискуссий, и т.п. они имеют возможность «между делом» осуществлять как общий, так и целенаправленный сбор сведений об интересующих организацию объектах и процессах, протекающих за ее пределами.
Другим источником данных служат лица, не принадлежащие к организации. Это могут быть посредники и партнеры – покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений, отставные государственные чиновники, бывшие служащие конкурентов, профсоюзные активисты и представители предпринимательских объединений. Одни из них, например, посредники, сами с готовностью делятся информацией, ибо успех их партнера – их успех. У других (служащие конкурентов) информация часто покупается.
Обширным источником деловой информации являются публикации в книгах, каталогах, справочниках, журналах, газетах (особенно местных и многотиражках предприятий), рекламных проспектах, бюллетенях и пр. Через какое бы «сито» публикуемые в них сведения ни процеживались, за всем уследить невозможно, и многие данные, которые организации хотели бы по тем или иным причинам утаить, все равно «всплывают» на поверхность.
Ряд материалов публикуется в открытой печати в соответствии с требованиями законодательства. Это касается, например, бухгалтерских балансов, отчетов о проведении годичных собраний в крупнейших акционерных обществах и т.п. Конечно, детальной информации в них не содержится, но и даже сведений общего характера бывает достаточно? Чтобы подтвердить или опровергнуть уже имеющуюся информацию.
Сегодня ситуация в деловой сфере, и прежде всего на рынке, меняется столь стремительно, что общих наблюдений и просто накопление сведений может быть и недостаточно для каких-то определенных выводов. В связи с этим возникает необходимость в целенаправленном систематическом сборе информации о научно-техническом, производственном, экономическом и ином потенциале конкурентов, а так же о личных особенностях, склонностях и даже пороках их руководства. Такая деятельность, получившая название промышленной разведки, позволяет предугадать их будущую политику и соответственным образом приспособиться к ней.
Процесс промышленной разведки включает в себя такие этапы, как определение потребностей в конфиденциальных сведениях, организация необходимых условий для их получения, целенаправленный сбор, анализ и обработка полученных данных, выделение необходимой информации, ее обобщение и передача заинтересованным лицам, совершенствование методики работы.
Нужно иметь в виду, что вопреки устоявшемуся мнению, большая часть такого рода работы не связана с прямой кражей секретных материалов, и лишь в отдельных случаях применяются приемы, связанные с нарушением законов.
Сегодня источники информации настолько многочисленны, а сама она так разнопланова, что определенная ее часть может быть не вполне достоверной. Поэтому данные должны проверяться и перепроверяться при помощи различных источников, для чего в крупных организациях создаются специальные подразделения. Они занимаются планированием потребности в информации, ее сбором, обработкой, анализом, оценкой, составлением, рекомендаций для руководства, а так же созданием базы стратегических данных. Такая база состоит обычно из трех разделов.
В первом характеризуется производственный, технологический, научный, трудовой потенциал организации, проводимая ею научно-техническая политика, взаимоотношения в коллективе, предпочтения руководства.
Во втором разделе дается описание внешнего окружения, которое, как уже говорилось, состоит из фонового и делового. Первое формируется независимо от организации, и влиять на него целенаправленно она не в состоянии, но знать его с целью успешного приспособления к нему необходимо. Важнейшими элементами фонового окружения являются партнеры и конкуренты. О последних, например, собираются сведения, характеризующие степень их активности, склонности к риску, преимуществах и возможных стратегиях.
Кроме того, собирается информация о репутации фирмы и ее продукта, реальных и потенциальных потребителях и тенденциях потребления, о направлениях в государственном регулировании. Она позволяет определить будущие направления развития организации, осуществить выбор продукта и рынка.
В третьем разделе раскрываются главные препятствия и возможные помехи в деятельности организации, которые, как и окружение, могут быть внутренними и внешними. К внутренним относятся недостаток опыта и знаний руководства и исполнителей, слабое управление в целом, постоянные служебные конфликты. Внешними помехами являются: негативное воздействие окружения, неудовлетворительная репутация, слабые рыночные позиции, несоответствие результатов деятельности общественным потребностям.
2. Вертикальные и горизонтальные потоки информации
Потоки информации в организациях можно классифицировать как вертикальные и горизонтальные. Вертикальные потоки информации обычно связаны с отчетностью. Горизонтальные потоки существуют в равной мере внутри отдела или между отделами и не связаны с передачей информации вверх или вниз по служебной лестнице.
Между данными потоками существует значительное различие и это нечто большее, чем просто их направление.
Для горизонтальных потоков характерно совместное использование информации. В этих потоках может отсутствовать какое-либо преднамеренное изменение информации, хотя передача информации может быть и неполной. Может оказаться так, что лишь часть данных потоков используется в работе по установленным правилам. Остальная часть этих потоков может циркулировать свободно и использоваться при неформальных отношениях между сотрудниками, но в интересах дела (некоторые утверждают, что эта часть потоков информации способствует улучшению результатов деятельности организации).
Информация, содержащаяся в вертикальных потоках, изменяется при ее движении вверх или вниз по формальным организационным структурам. При прохождении вверх информация суммируется, обобщается. При движении вниз передается лишь ограниченная часть информации, которая считается необходимой.
Последнее замечание характеризует синдром, определяемый как "информация есть власть". Отдельная личность рассматривает обладание информацией как источник для получения персональных преимуществ. Сокрытие информации от конкурентов или ее специальное распространение, когда вам это выгодно, является распространенным явлением организационной жизни.
3. Особенности открытого потока информации
Разрушение существовавшей в СССР системы информационного обеспечения привело к существенному снижению качества и объемов общедоступных информационных ресурсов.
Большинство пользователей связывают этот процесс, в основном, с резким повышением стоимости информации, что существенно ограничило для большинства специалистов доступ к информационным ресурсам.
Остальные факторы, как правило, выпадают из анализа. Это обусловлено широко распространенным и "общепринятым" мнением, что на основании анализа открытых источников можно получить 80-90 процентов информации, необходимой для принятия решений.
Данное мнение обычно преподносится в качестве безапелляционных утверждений типа: как и в области военного шпионажа, 95% промышленной информации может быть получено путем простого чтения прессы.
По самым грубым расчетам 80 процентов разведывательной информации добывается в результате изучении обычных, всем доступных источников-книг, газет, журналов.
Попытка выявить "первооткрывателя" этой "общеизвестной" истины привела к источникам, относящимся к началу нашего века. Следовательно, те, кто придерживается этого тезиса при обосновании приемов вскрытия и анализа реальной информационной ситуации в большинстве областей науки, техники, производства и управления, должны сначала доказать, что в распространении информации за последние почти сто лет не произошло никаких изменений. Но такой ответственности никто на себя не берет.
Более того, большинство исследований реальных информационных потоков свидетельствует об иных тенденциях.
Более 80% сведений, заключенных в патентных документах, впоследствии НЕ ПУБЛИКУЮТСЯ в каких-либо информационных источниках. Это при условии, что ряд патентных ведомств владеет огромными массивами патентной информации, размеры которых достигают 20-30 млн. документов с ретроспективой до 50 лет, а по некоторым странам - до 100 лет.