• информирование кандидатов, работающих в фирме, об их будущих должностных обязанностях, связанных с владением тайной фирмы;
• знакомство (предварительное собеседование) руководства фирмы, структурного подразделения и службы персонала с кандидатами, не работающими в фирме; беседа с ними, уточнение отдельных положений резюме; ответы на вопросы о будущей работе; изучение полученных от кандидата рекомендательных писем;
• заполнение кандидатами, не работающими в фирме, и представление в отдел кадров заявления о приеме, автобиографии, личного листка по учету кадров (с цветной фотокарточкой), копий документов об образовании, наличии ученых степей, ученых и почетных званий, передача в отдел кадров рекомендательных писем и при наличии характеристик;
• обновление материалов личного дела работающего в фирме сотрудника; получение представления о переводе на новую должность от руководителя структурного подразделения;
• собеседование кандидатов с работником отдела кадров по представленным документам, при необходимости подтверждение тех или иных сведений представлением дополнительных документов;
• опрос сотрудником отдела кадров авторитетных для фирмы лиц, лично знающих кандидата на должность, протоколирование опроса;
• собеседование экспертов с кандидатами с целью определения их личных и моральных качеств, а для неработающих в фирме сотрудников дополнительно - профессиональных способностей; рассмотрение медицинской справки;
• при необходимости - тестирование и анкетирование кандидатов;
• по совокупности собранных материалов и их анализа принятие решения руководством фирмы об отборе единственного претендента и возможности предложить ему работу, связанную с владением тайной фирмы;
• заключительное собеседование с претендентом на должность, получение от него принципиального согласия на работу с конфиденциальной информацией;
• в случае согласия - подписание претендентом обязательства о неразглашении тайны фирмы, в частности, сообщаемых ему конфиденциальных сведений; информирование претендента о характере конфиденциальной информации, с которой он будет работать, наличии системы защиты этой информации и тех ограничениях, которые придется учитывать работнику в служебной и неслужебной обстановке;
• беседа-инструктаж руководителя структурного подразделения, руководителя службы безопасности и сотрудника службы персонала с претендентом на должность; ознакомление претендента с должностной инструкцией, рабочими технологическими инструкциями, инструкцией по обеспечению информационной безопасности фирмы и другими аналогичными материалами;
• составление проекта контракта, содержащего пункт об обязанности работника не разглашать конфиденциальные сведения фирмы;
• подписание контракта о временной работе без права доступа к конфиденциальной информации;
• составление и подписание приказа о приеме на работу с испытательным сроком (или на временную работу);
• заведение личного дела на вновь принятого сотрудника;
• заполнение на сотрудника необходимых учетных форм, в том числе личной карточки формы Т-2;
• внесение фамилии сотрудника впервичные учетные бухгалтерские документы;
• внесение соответствующей записи в трудовую книжку сотрудника;
• изучение личных, моральных и профессиональных качеств сотрудника в течение испытательного срока;
• обучение сотрудника правилам работы с конфиденциальной информацией и документами, инструктажи, проверка знаний;
• анализ результатов работы сотрудника в течение испытательного срока, составление нового контракта о длительной работе и издание соответствующего приказа или отказ сотрудника в работе;
• оформление допуска сотрудника к конфиденциальной информации и документам.
Предоставленный комплект документов, из которых в дальнейшем будет сформировано личное дело сотрудника, является предметом тщательного изучения руководителями фирмы, структурного подразделения, коллегиального органа управления и службы персонала при решении вопроса о назначении данного лица на должность.
Изучение документов не должно носить формально-бюрократический характер и быть единственным критерием в решении вопроса о назначении данного лица на должность. Изучение документов следует сочетать с объективным анализом нескольких личностей, претендующих на должность, сопоставлением результатов собеседований, тестирования, опросов и т.п. Все это в совокупности позволит на конкурсной или неконкурсной основе правильно провести отбор именно того претендента на должность, который более всего отвечает составленным ранее требованиям.
Предоставленные кандидатом персональные документы тщательно проверяются на достоверность: соответствие фамилий, имен и отчеств, других персональных данных, наличие необходимых отметок и записей, идентичность фотокарточки и личности гражданина (на фотографии очки, парик - только при постоянной носке), соответствие формы бланка годам их использования, отсутствие незаверенных подчисток, исправлений, попыток замены листов, фотографий, соответствие и качество печатей и т.п. При каких-то сомнениях кандидата просят представить дубликаты испорченных документов, заверить исправления. Сведения, включенные в характеристики, рекомендательные письма, списки научных трудов и изобретений, выданные и заверенные другими учреждениями, могут быть проверены Путем обращения в эти учреждения. Документы, явно недостоверные, могут быть возвращены гражданину, и одновременно ему отказывается в рассмотрении вопроса о приеме на работу без объяснения причины отказа. Сведения, указываемые в резюме, не проверяются.
Заявление о назначении (переводе) на должность, личный листок по учету кадров, автобиография пишутся или заполняются гражданином собственноручно, без использования пишущей машинки или принтера.
Все записи, сделанные в личном листке по учету кадров, и текст автобиографии сравниваются сотрудником отдела кадров с персональными документами. Неподтвержденные записи, на которых настаивает гражданин, дополняются записью сотрудника отдела кадров «со слов гражданина». Исправления в указанных документах не допускаются.
Копии с аттестатов, дипломов, свидетельств, грамот и т.п., которые приобщаются к документам для решения вопроса о приеме на работу, снимаются с помощью копировальной техники в отделе кадров и заверяются сотрудником отдела. Копии, принесенные гражданином, внимательно сличаются с подлинником и также заверяются этим сотрудником. Нотариального заверения копий не требуется. Запрещается заверение копий с копии.
Паспорт, военный билет, дипломы, аттестаты и другие подобные персональные документы после работы с ними сотрудника отдела кадров возвращаются гражданину (кроме трудовой книжки).
При подборе персонала для работы с ценной или конфиденциальной информацией следует в первую очередь обращать внимание на личные и моральные качества кандидатов на должность, их порядочность и лишь затем - на их профессиональные знания, умения и навыки.
Важно уже на первых этапах отбора исключить те кандидатуры, которые по формальным признакам явно не соответствуют требованиям, предъявляемым к будущему сотруднику.
Собеседования с кандидатами на должность преследуют следующие цели:
• выявить реальную причину желания работать в даннойфирме;
• выявить возможных злоумышленников или попытаться увидеть слабости кандидата как человека, которые могут провоцировать преступные действия;
• убедиться, что кандидат не намерен использовать в работе секреты фирмы, в которой он раньше работал;
• убедиться в добровольном согласии кандидата соблюдать правила защиты информации и иметь определенные ограничения в профессиональной и личной жизни. Вопросники для собеседования составляются таким образом, чтобы выяснить:
• причины увольнения кандидата с прежнего места работы;
• источник информации о вакансии в данной фирме - кто подсказал, кто рекомендовал и т.п.;
• работал ли кандидат ранее с конфиденциальной информацией, подписывал ли обязательство о ее неразглашении;
• возникшие сомнения, появившиеся в связи с изучением документов кандидата;
• отношения в семье, уровень благосостояния кандидата, жилищные условия, культурный уровень и т.п.
Ответы кандидата фиксируются, и те из них, которые вызвали сомнения, уточняются путем опроса знающих кандидата лиц, путем тестирования и другими способами (если это необходимо).
При приеме на работу, связанную с информацией особой предпринимательской важности, для сбора полных сведений о кандидате могут привлекаться работники частных детективных агентств.
Одной из главных задач собеседования и тестирования является выявление несоответствия мотиваций в различных логических группах вопросов. Например: несоответствие - хочет получать большую зарплату, но раньше он получал столько же, работал близко oт дома, а хочет работать в фирме, находящейся на значительном расстоянии, и т.п.
С точки зрения безопасности психологический отбор преследует следующие цели:
• выявление имевших ранее местосудимостей, преступных связей, криминальных наклонностей;
• определение возможных преступных склонностей, предрасположенности кандидата к совершению противоправных действий, дерзких и необдуманных поступков в случае формирования в его окружении определенных обстоятельств;
• установление факторов, свидетельствующих о морально-психологической ненадежности, неустойчивости, уязвимости кандидата и т.д.
По мнению многих специалистов-психологов, основные личные качества, которыми должен обладать потенциальный сотрудник, включают:
• порядочность, честность, принципиальность и добросовестность;