Налагодження інноваційних комунікацій у менеджменті (стр. 7 из 11)

· Швидке узгодження постановки до причалу;

· Вантажне клопотання;

· Швидкі виконання угод по вантажних операціях;

· Домовленості з лоцманами, буксирами, іншими службами;

· Проведення розрахунків і надання тих, що бункерують, прісної води, продуктів, матеріалів, запчастин;

· Видалення сміття, стічних вод;

· Агентство судів;

· Зміна екіпажа, репатріація команди, медичне обслуговування;

· Ремонтні роботи, огляди, сертифікація;

· Розробка оптимальних маршрутів перевезень вантажів;

· Повний спектр послуг із забезпечення відповідального складування;

· Помірні ставки на страхування вантажу при перевезенні морським, автомобільним і авіа транспортом;

· Допомога в митному оформленні як в порту відправки, так і в місцях кінцевої доставки вантажу із залученням досвідчених митних брокерів.

E.I.S.A. активно взаємодіє із залізничними і транспортними компаніями Китаю, Монголії, Ірану, Туреччини, Західної Європи, Балтики і інших експедиторів у всьому світі.

EISA до справжнього моменту має 31 висококваліфікованих співробітників, що забезпечують послуги лінійних відділів, бухгалтерії і ИТ - відділу. Уся адміністративна і матеріальна відповідальність покладена на директора компанії EISA.

Організаційна структура підприємства представлена на мал. 3.1.

Багатомовний персонал має сильні теоретичні знання і великий практичний досвід у сфері дій агентства і також повністю знайомий з кожними місцевими нюансами в морському законодавстві і портових правилах.

Мал. 3.1. Організаційна і комунікаційна структура EISA.

3.2 Аналіз комунікаційних мереж на підприємстві

Значну частину завдання по управлінню будь-якою організацією складає створення комунікативної структури і гарантія забезпечення вступу правильної інформації потрібним людям в потрібний час. Необхідно розробити такі комунікаційні мережі, щоб в них органічно могли поєднуватися стійкість і динамізм, керованість і спонтанність, новий і колишній досвід.

Дані, отримані в результаті проведеного спостереження за документообігом і бесіди із співробітниками фірми допомагають зрозуміти структуру комунікаційних процесів (мал. 3.1.1.), а також стан комунікаційних мереж :

- Між Директором і начальниками підрозділів існує "Багатоканальний зв'язок". Гідність такої комунікаційної мережі : висока надійність зворотного зв'язку. Але є і недоліки. Начальники деяких відділів мають більше за об'ємом роботи, чим інші, наприклад, начальники лінійних відділів. Крім того, при тому, що склалося, на перший погляд, сприятливому кліматі у сфері інформації, її все ж бракує. Причиною тому служить нестача програмного забезпечення, необхідного для підтримки баз даних.

- "Лінійна" мережа склалася таким чином: Начальник лінійного відділу - Судновий агент - Менеджер по контролю порожнього устаткування - Експедитор. Така мережа ефективна тільки при стандартних, рутинних операціях, проте в умовах світової фінансової кризи, коли котирування міняються щодня, ця мережа не може бути доцільною.

- "Багатоканальний" зв'язок також склався між бухгалтерією і усіма начальниками підрозділів, у тому числі Директором і співробітниками відділів. Бухгалтерія обмінюється інформацією з іншими стосовно кошторисів, боргів, канцтоварів, сум по зберіганню або демериджу і мн.др.

- "Багатоканальна" мережа існує між ИТ - відділом і усіма іншими співробітниками. Системний адміністратор займається питаннями працездатності техніки, а завідувач господарством забезпечує співробітників робочими приміщеннями і обстановкою в них.

- Існують також такі мережі, як "Круги". "Круг" — комунікації здійснюються між людьми, розташованими поруч один з одним. Раніше вже згадувалося, що співробітники знаходяться в приміщеннях по 6 чоловік, Таким чином, виходить, що в одному приміщенні знаходяться працівники різних відділів, проте у зв'язку з таким положенням між ними виникають комунікації, найчастіше неформальні, що призводить до поширення чуток в організації. Є два можливі результати при розриві цих мереж : 1) підвищиться працездатність, оскільки неформальні комунікації частенько є демотивирующим чинником в роботі; 2) розжариться обстановка в організації, оскільки ці "круги" з часом ставали все тісніше.

- Між Директором, начальниками лінійних відділів і експортними і імпортними менеджерами існує така мережа, як "Будинок". В даному випадку складно визначити чи є мережа ефективною, оскільки, з одного боку, начальники лінійних відділів чітко знають свої обов'язки і права і комунікації працюють справно, але, з іншого боку, імпорт і експорт менеджери несуть надзвичайно важливу інформацію для Директора, і можливо, такі ланки, як начальники лінійних відділів, є зайвими.

Кожна компанія повинна періодично оцінювати раціональність своїх комунікаційних мереж. При цьому увага звертається на наступні питання:

- чи усі працівники включені в мережу (якщо хтось не включений, то він позбавлений можливості отримання управлінської інформації);

- чи не переобтяжені канали і чи не слід збільшити їх кількість (перевантаження каналів інформацією веде до порушення черговості роботи з інформацією, виникнення помилок, усунення яких може стати неможливим);

- чи економічні мережі (наявність великої кількості адресатів веде до подовження процесів комунікацій, вибір неефективних каналів сприяє спотворенням і дорожчанню мереж);

- чи не є швидкість передачі повідомлень занадто повільною (повільна швидкість веде до збільшення запасів на складах, коливанням у випуску продукції і ін.).

Таким чином, виконавши аналіз комунікаційних мереж EISA можна позначити основні проблеми:

1. Забезпечення інформацією не стоїть на належному рівні (документи "рухаються" повільно, на якій стадії знаходиться процес, нікому не відомий, важливі папери іноді втрачаються);

2. Відсутній безперебійний Інтернет;

3. Відвернення від основної роботи (доручення підготувати документи не здійснюються в строк або взагалі не виконуються);

4. Діяльність компанії як єдиного організму, а також її підрозділів і працівників не має повного об'єктивного інформаційного відображення;

5. Відсутня можливість знайти потрібні документи або навіть отримати відомості про їх існування.

З цього переліку стає ясним, що без спеціальних технологій обліку, реєстрації, зберігання і мобілізації інформаційних ресурсів накопичені досвід і знання не будуть використаний повною мірою для вирішення насущних завдань управління. Йдеться про сучасні інформаційні системи.

Однак вдосконалення комунікаційного процесу в сучасних організаціях викликає негативне ставлення людей до цих нововведень. Негативні моменти впровадження нових інформаційних систем і технологій в тому, що ставлення до них змінюється в залежності від рівня знань в області прикладних задач інформаційних технологій і від потенційних можливостей скорочення невиробничих операцій. Дуже часто персонал не утворений, не fueled, не готовий. До того ж, впровадження інформаційних технологій часто руйнує неформальні зв'язки.

У будь-якому разі впровадження інформаційних технологій призводить до зміни організаційної структури підприємства в рамках підрозділів, які реалізують функції виробництва і поява нових структурних підрозділів, відповідальних за автоматизацію і інтеграцію.

Вдосконалення комунікаційного процесу призводить до ліквідації проміжних ланок, всередині організації і між ними. Це відбувається тому, що інформація є основним продуктом обміну при взаємини усередині організації. Вона є основним продуктом договору, угоди або зусиль з координації дій окремих ланок. У цьому випадку ліквідація проміжних ланок є наслідком впровадження інформаційних технологій, оскільки стають непотрібними посередники між джерелом і одержувачем інформації. Це в свою чергу призводить до зміни організаційної структури підприємства, організації, ліквідуються цілі ланки, пов'язані з додатковими витратами. З'являються більш прості ієрархічні зв'язку та більш широкі системи контролю.

При вдосконаленні комунікаційного процесу в організації необхідно вибрати одну з двох основних концепцій, які склалися точки зору на існуючу структуру організації і роль в ній комп'ютерної обробки інформації.

1) Перша концепція орієнтується на існуючу структуру організації. Інформаційна технологія пристосовується до організаційної структури і відбувається лише модернізація методів роботи. Комунікації слабо розвинені, рационализируются тільки робочі місця. Функції розподіляються між технічними працівниками і фахівцями. Ступінь ризику від впровадження нової інформаційної технології мінімальна, оскільки витрати незначні, і організаційна структура фірми не змінюється.

Основний недолік такої стратегії - необхідність безперервних змін форми; подання інформації, пристосованої до конкретних технологічних методів і технічних засобів.

Будь-яке оперативне рішення "грузне" на різних етапах інформаційної технології. До переваг стратегії можна віднести мінімальні ступінь ризику і витрати.

2) Друга концепція орієнтується на майбутню структуру організації. Існуюча структура буде модернізуватися.

Така стратегія передбачає максимальний розвиток комунікацій і розробку нових організаційних взаємозв'язків. Продуктивність організаційної структури організації зростає, так як раціонально розподіляються архіви даних, знижується обсяг циркулюючої з системним каналів інформації і досягається збалансованість між- вирішуваних завдань.

До основних її недоліків відносяться:

а) істотні витрати на першому етапі, пов'язані з розробкою загальної концепцій і обстеженням всіх підрозділів фірми;

б) наявність психологічної напруженості, викликаної передбачуваними зміною структури фірми і, як наслідок, змінами штатного розкладу і посадових обов'язків.