Согласно пункту 165 Перечня записку-расчет следует хранить пять лет[102].
Таким образом, записка-расчет предназначена для подтверждения факта предоставления отпуска, а так же для расчета выплат, причитающихся работнику при предоставлении отпуска. Заполняется в соответствии с унифицированной формой №Т-60 и сотрудником отдела кадров, и бухгалтером.
В данной главе были рассмотрены основные документы, с оформлением которых приходится сталкиваться работникам отдела кадров при предоставлении отпусков. К таким документам относятся график отпусков, заявление об отпуске, приказ о предоставлении отпуска работнику, уведомление об отпуске и записка-расчет о предоставлении отпуска работнику. Порядок предоставления отпусков регламентируется ТК РФ, главой 19, а так же иными федеральными законами, затрагивающими предоставление отпусков. Соответственно при создании документов необходимо руководствоваться их положениями.
Для придания юридической силы документам реквизиты следует оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Для некоторых документов формы унифицированы Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1, поэтому их использование при составлении документов является обязательным (№Т-6, Т-6а, Т-7, Т-60).
При работе с документами необходимо учитывать требования Государственной системы документационного обеспечения управления, инструкции по делопроизводству конкретного предприятия и положения ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Надлежащее оформление документов является подтверждением факта законного предоставления отпусков работникам организации.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В работе было проведено исследование основных организационно-правовых моментов процедуры предоставления отпусков, а также ее документального оформления.
Существуют научные работы, которые подробно освещают отдельные вопросы, но трудов, обобщающих как правовые, так и делопроизводственные стороны процедуры предоставления отпусков работникам организации, на сегодняшний день выявлено не было. Поэтому был проанализирован и синтезирован опыт, знания отдельных авторов, были проведены новые исследования. На этой основе сделаны новые выводы.
Так, например, был разработан материал, отражающий полный перечень категорий работников, имеющих право на удлиненный отпуск (Приложение 1). Информация обработана на основе работ Т.Ю. Теплицкой «Справочник менеджера по кадрам», Т. Коршунова «Удлиненные отпуска» и действующего законодательства. Т.Ю. Теплицкая изложила не все категории работников, имеющих право на удлиненный отпуск, а некоторые нормативно-правовые акты, упомянутые ей, уже устарели. Плюсом является то, что материал по данному вопросу изложен в форме таблицы, что удобно для визуального восприятия и изучения. Т.Коршунова перечислила не все категории работников, зато материал расписан более подробно, с учетом изменений. Принимая во внимание данные плюсы и минусы, был приведен свой вариант таблицы. При этом были учтены последние изменения в законодательстве, а также для каждой категории работников была сделана ссылка на нормативно-правовой акт для более точного определения продолжительности удлиненных отпусков. Данная таблица будет полезна в работе сотрудников отдела кадров при оформлении удлиненных отпусков работникам конкретной организации.
Было выяснено, что основным нормативно-правовым документом, которым необходимо руководствоваться в первую очередь при предоставлении отпусков, являестя ТК РФ. Многие частные ситуации регулируются федеральными законами в части, не противоречащей ТК РФ.
В соответствии с ТК РФ работник один раз в год имеет право на основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Это – «аксиома» законодательства об отпусках. Такой отпуск можно получить уже через 6 месяцев работы на предприятии по договоренности с работодателем. Для отдельных категорий работников предусмотрены удлиненные и дополнительные отпуска.
При исчислении продолжительности отпусков необходимо помнить, что если очередной отпуск предоставляется в календарных днях, а дополнительный – в рабочих, необходимо установить единую продолжительность отпуска в календарных днях, то есть продолжительность дополнительного отпуска перевести из рабочих – в календарные дни.
В стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включается в основном фактическое время работы и время, когда работник отсутствовал, но не по своей вине.
По уважительным причинам возможно предоставление отпуска без сохранения заработной платы. Принуждение работников к написанию заявлений об отпуске без сохранения заработной платы незаконно.
Для людей, совмещающих работу с обучением, предусмотрены учебные отпуска. Они бывают как оплачиваемые, так и неоплачиваемые. Основанием для предоставления учебных отпусков являются заявление работника и справка-вызов из учебного учреждения.
Наиболее продолжительными являются отпуска, связанные с детьми - отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком, а так же отпуска работникам, усыновившим ребенка. Последние два могут предоставляться не только матери ребенка, но и отцу. Непосредственное предоставление отпуска производится на основе грамотно оформленной документации.
Для придания юридической силы документам реквизиты следует оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Для некоторых документов формы унифицированы Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1, поэтому их использование при составлении документов является обязательным. К таким документам относятся график отпусков (форма №Т-7), приказ о предоставлении отпуска работнику и работникам (формы №Т-6 и Т-6а), а так же записка-рассчет (форма №Т-60). Для внесения каких-либо изменений в них предусмотрен особый порядок.
Так же при работе с документами необходимо учитывать Государственную систему документационного обеспечения управления, инструкцию по делопроизводству конкретного предприятия, разработанной на основе Типовой инструкции по делопроизводству, и положения ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
В ходе рассмотрения нормативно-правовой литературы был выяснен неутешительный факт, что в области делопроизводства не разработан законодательный акт, содержащий систематизированный свод правил работы с управленческой документацией. До сих пор наиболее полным документом остается Государственная система документационного обеспечения управления, принятая еще в 1988 г. Нормативный документ двадцатилетней давности просто не может полноценно регулировать все стороны делопроизводственного процесса. К тому же постоянно вносятся изменения в трудовое законодательство. Такая ситуация вносит неразбериху в кадровом делопроизводстве и требует скорейшего регулирования.
Работник может выйти в отпуск не в любое время, а только в заранее запланированное специальным документом. Очередность выхода в отпуск работников организаций фиксируется графиком отпусков. Этот документ является основанием для издания приказа о предоставлении отпуска работникам. Документирование процедуры предоставления отпусков начинается именно с составления графика.
Обычно график составляется по структурным подразделениям предприятия уполномоченными должностными лицами (при подготовке проекта документа должны учитываться пожелания работников, имеющих право на предоставление отпуска в удобное для них время). Сотрудник отдела кадров обобщает полученные данные. После этого проект визируется руководителем соответствующего подразделения, согласуется с выборным представительным органом работников и утверждается руководителем предприятия без издания специального приказа. Вводится в действие с 1 января того года, на который составлен, независимо от даты утверждения. Как правило, график отпусков оформляется с применением унифицированной формы №Т-7.
При составлении графика отпусков сотрудникам отдела кадров желательно для ознакомления с документом работниками ввести отдельную графу с помощью организационно-распорядительного документа, либо отдельный лист в произвольной форме.
Далее на основе графика отпусков, а в иных случаях, непредусмотренных в нем, на основе заявлений об отпуске и подтвердительных документов издается приказ о предоставлении отпуска работнику. С приказом работники должны быть ознакомлены под роспись. Существуют две унифицированные формы для приказа о предоставлении отпуска. Рациональнее использовать форму, предназначенную для одного работника (№Т-6), так как это более удобно при внесении данных.
О начале ежегодного оплачиваемого отпуска работника необходимо известить в письменной форме за две недели. Для этого можно направлять работнику уведомление, с которым он должен быть ознакомлен так же под роспись, либо издавать приказ на две недели раньше отпуска.
Сведения из приказа вносятся в раздел VIII «Отпуск» личной карточки работника. После этого необходимо составить записку-расчет о предоставлении отпуска работнику. Этот документ заполняется не только работником кадровой службы, но и бухгалтером. На основании записки-расчета производится выплата отпускных.
Одной из частых причин ущемления прав сотрудников является незнание ими действующего законодательства. Поэтому работникам просто необходимо изучение хотя бы ТК РФ. Иногда нарушение прав работников происходит не умышленно. Постоянное изменение трудового законодательства приводит к ошибкам по незнанию со стороны работников, ответственных за ведение кадрового делопроизводства. Особенно часто это встречается в небольших фирмах, не имеющих в штате юриста.