– секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), – инспекция при министре (руководителе ведомства),
– канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.),
– отдел писем (жалоб),
– отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств,
– центральный архив;
· на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются:
– подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб),
– секретариат,
– экспедиция,
– копировально-множительное бюро, архив.[8]
3. Цель, задачи, функции службы ДОУ
Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:
– совершенствование форм и методов работы с документами;
– обеспечение единого порядка документирования;
– обеспечение единого порядка работы с документами;
– контроль за исполнением документов;
– хранение документов;
– унификация форм документов;
– сокращение по возможности документооборота;
– методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;
– внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.[9]
В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, контрольные и методические.
К технологическим функциям относятся:
– осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки поступающих документов;
– регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов;
– ведение информационно-справочной работы по документам организации;
– машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
– копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
– разработка и проектирование бланков документов;
– подготовка документов к отправке.
Среди организационных функций службы ДОУ выделяются:
– подготовка к докладу руководству поступающих документов;
– организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;
– регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
– организация хранения документов в структурных подразделениях;
– организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
– повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов;
– организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
– организация делопроизводства по обращениям граждан;
– разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.[10]
К контрольным функциям относят:
– контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. отправляемых и внутренних документов);
– контроль за сроками исполнения документов;
– осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
– организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
– обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
– обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:
– разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
– проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
– проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.[11]
4. Организационная структура службы ДОУ
Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы документационного обеспечения управления, её должностного и численного состава.
Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т. е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объёма функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.
Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав её внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.[12]
Структура службы ДОУ в современной организации зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими подразделениями:
– секретариат,
– экспедиция (прием, отправка корреспонденции),
– подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов,
– подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов,
– подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан,
– подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов,
– отдел совершенствования делопроизводства,
– копировально-множительное бюро,
– протокольная группа,
– редакционная группа,
– приемная,
– архив.[13]
В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу ДОУ. В организациях меньшего масштаба и не с таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками. В маленькой фирме всю работу с документами обычно осуществляет один секретарь.
Метод установления организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота был сформулирован впервые в Единой государственной системе делопроизводства (Главное архивное управление при Совете Министров СССР, 1974). Согласно этому методу все организации в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:
– 1-я категория – учреждения с объемом документооборота свыше 100 тысяч документов в год;
– 2-я категория – учреждения с объемом документооборота от 25 тысяч до 100 тысяч документов в год;
– 3-я категория – учреждения с объемом документооборота от 10 тысяч до 25 тысяч документов в год;
– 4-я категория – учреждения с объемом документооборота до 10 тысяч документов в год.
Так, согласно вышепредставленной классификации, было установлено, что если объем документооборота учреждения составляет более 10 тысяч документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы делопроизводства (или службы ДОУ) как отдельного подразделения. Несмотря на то, что данный метод установления организационной структуры службы ДОУ был предложен более 30 лет назад, в целом он применим и сегодня.Так, например, Бобылева М.П. в своей книге «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному» предлагает следующее развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота (см. Приложение 1).[14]
Функции структурных подразделений представлены в Приложении 2.
5. Должностной и численный состав службы ДОУ
Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников:
– руководители;
– специалисты;
– технические исполнители.
Наименования должностей и квалификационные требования к работникам каждой категории установлены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих. Наименования должностей, их коды, тарифные разряды установлены в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР – утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).
В Квалификационном справочнике подчёркивается, что отнесение служащих к определенной категории осуществляется в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника (организационно-административные, аналитико-конструктивные, информационно-технические).
К категории руководителей, возглавляющих делопроизводственную службу, относятся:
– управляющий делами;
– заведующий канцелярией;
– заведующий общим отделом;
– заведующий протокольным отделом;
– начальник секретариата;
– заведующий экспедицией;
– заведующий центром подготовки документов;
– заведующий копировально-множительным бюро;
– заведующий машинописным бюро.
В их функции входит планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности службы в целом и её структурных подразделений, контроль за выполнением работ.
В категорию специалистов вошли:
– документовед;
– помощник руководителя;
– инспектор по контролю за исполнением поручений;
– редактор;
– археограф;
– инспектор;
– секретарь коллегии;
– корректор.
Функции специалистов заключаются в выполнении технических и оперативных задач, творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методической базы делопроизводства, подготовке проектов документов.