Документ считается исполненным и снимается с контроля лицом, поставившим его на контроль. При наличии карточной формы регистрации в регистрационно-контрольную карточку заносится: номер ответного документа; краткое содержание выполненного поручения; дата снятия документа с контроля; подпись лица, снявшего документ с контроля; номер дела, в которое подшивается исполненный документ.
7.1 Номенклатура дел
Для обеспечения порядка формирования и учета дел в организации составляется номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.
В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки работы данной конкретной организации.
Грамотно составленный заголовок дела состоит из следующих элементов: название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название автора документов; название адресата или корреспондента документов; краткое содержание документов дела; название территории, с которой связано содержание документов; начальная и конечная даты дела; указание на подлинность документов.
Номенклатуры дел бывают трех видов: типовые, примерные и индивидуальные. Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Типовая и примерная номенклатуры дел являются методическими пособиями и используются при составлении индивидуальных номенклатур дел. Индивидуальная номенклатура дел может быть как номенклатурой дел организации, так и ее структурного подразделения.
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, в ее заголовке указывается календарный год, на который она составлена. Обновляется номенклатура ежегодно.
В результате деятельности в любой организации накапливается большое количество документов. Даже после того, как информация из документов была использована, она может еще не один раз понадобиться. Для этого ценныая документация передается в архив. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов, их отбору и подготовке для хранения должна проводить экспертная комиссия, назначаемая приказом руководителя учреждения.
По результатам работы экспертной комиссии составляются описи дел постоянного и временного хранения и акты о выделении дел к уничтожению. Дела, предназначенные для уничтожения, могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период будут должным образом утверждены, а дела переданы в архив.
8. Учет и анализ объемов документооборота
Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве, а также рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службами делопроизводства и представляются руководству в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.
Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в государственные учреждения и созданных ими за определенный период времени (месяц, год).
Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально-множительного бюро и определения численности персонала.
Заключение
С увеличением числа создаваемых документов в государствах складывались традиции в сфере документирования, создавался штат профессиональных специалистов в области создания и обработки документов, стали формироваться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры.
Основными направлениями совершенствования документации с конца 60-х годов XX века становятся стандартизация и унификация, разрабатываются унифицированные системы документации, созданные по единым правилам и требованиям и содержащие информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
В настоящее время действует около двадцати унифицированных систем документации (далее – УСД). Разработаны и утверждены Государственные стандарты, устанавливающие определение, назначение и состав видов документов, входящих в унифицированные системы, а также форматы, размеры полей документов, расположение частей и зон документа.
Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Унификация управленческих документов повышает уровень и производительность управленческого труда, способствуют росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.
Список литературы
1. ГОСТ 6.38-90. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М., 1990.
2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.,2001.
3. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. — М., 2005.
4. Васильев Д. В. Делопроизводство на компьютере. Практические рекомендации. — М., 2006.
5 Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. – М., 2006.
6. Образцы документов по делопроизводству. Руководство к составлению. — М., 2007.