В левом углу листа расположен грифа согласования, оформленный следующим образом: прописными буквами написано «СОГЛАСОВАНО:», ставится двоеточие (размещение двоеточия является ошибкой). Ниже указана должность и наименование учреждения, наименование учреждения, роспись, расшифровка подписи и дата оформлено по подобию как описано в грифе утверждения должностной инструкции.
Ниже указывается наименование вида документа прописными буквами. Дальше написано подразделение, для которого предназначена эта инструкция; затем указывается должность в им. п., ед. ч.
Должностные инструкции содержат разделы:
1. Общие положения;
2. Должностные обязанности;
3. Права;
4. Ответственность.
Нумерации страниц нет.
Должностная инструкция согласована с председателем профкома ГУ СО «Центра» и утверждена директором. Визируется заместителем директора О.А. Расходовой, инспектором по кадрам Н.В. Середой. Составлена юристом В.В. Рябовой.
Виза согласования оформлена следующим образом:
После слов «Визы согласования:» ставится двоеточие и далее одна под другой размещаются визы. Расположение виз зависит от статуса визирующего должностного лица. Первая виза заместителя директора ГУ СО «Центр…» О.А. Расходовой. Здесь неверным является сокращение должности вместо «заместитель» пишется «Зам.» и, как и в рассмотренных выше документах, неправильно указано наименование организации. Вторая виза принадлежит инспектору по кадрам Н В. Середе.
Дальше указывается должностное лицо, подготовившее данный документ; это оформлено следующим образом: написано «Подготовил»; в следующей строке указана должность, роспись, расшифровка росписи.
Работник при поступлении на работу ознакамливается с ней, так как она составлена в одном экземпляре и на руки не выдается. После ознакомления с должностной инструкцией работник ставит свою роспись в отдельном листе ознакомления (согласования) каждый квартал.
Содержательная часть должностной инструкции содержит ряд недостатков. В первом разделе не дается четких обязанностей специалиста и они не полны и повторяют друг друга (как пункт 2.7 и 2.10). В пункте 2.6 специалист не оказывает социальные услуги на дому и не содействует в получении установленных законодательством льгот – все это является обязанностями социального работника. Здесь можно было написать, что специалист содействует в оформлении документов на получение ежемесячной материальной помощи, натуральной помощи и т.д.
Необходимо внести ряд должностных обязанностей в данный раздел, которые выполняет специалист по социальной работе, но они почему-то не прописаны в данном разделе, следующие обязанности:
– осуществляет прием, исполнение и контроль документов отделения;
– ежемесячно к 25 числу составляет и сдает отчетные документы;
– оформляет документы для их архивирования и составляет опись документов;
– выполняет работу по подготовке плановых совещаний, проводимых заведующим отделения (сбор необходимого материала, работа со СМИ), ведет и оформляет протоколы плановых совещаний;
– обеспечивает рабочее место заведующего отделением необходимыми канцелярскими принадлежностями;
– копирует документы на персональном ксероксе;
– осуществляет доставку писем, деловых бумаг, по назначению и указанию директора учреждения, а также получение их и доставка от других организаций.
2.2 Распорядительные документы
Приказ (распоряжение) о приеме на работу Т-1 ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», приведен в ПРИЛОЖЕНИИ 6. Приказ о приеме работника на работу имеет унифицированную форму №Т-1, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. под №1. Так же имеет форму по ОКУД с кодом 0301001.
При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу специалистом допускаются следующие ошибки:
В уставе учреждения закреплено полное и краткое наименование учреждения, полное государственное учреждение Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» и краткое ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», а в приказе (распоряжении) о приеме работника на работу написано «ГУ Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»». Не указывается форма по ОКПО и не проставляется табельный номер работника. При принятии временно работника (на время отсутствия основного работника Маланьиной Н.А. (ежегодный отпуск) дату окончания работы оформляют следующим образом: по «Дату выхода Маланьиной Н.А.». Указывается лишь размер надбавки, а вид не указывается. Не прописывается время испытательного срока.
Основанием является трудовой договор.
Приказ подписывает директор ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» и работник.
В соответствии с Трудовым кодексом РФ1 увольнение работника может производиться: по инициативе работника, по инициативе администрации организации.
Приказ (распоряжение) об увольнении Т-8 (ПРИЛОЖЕНИЕ 7). Работник отдела кадров на основании заявления и резолюции руководителя организации готовит приказ об увольнении. Увольнение работника документируют с применением унифицированной формы Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».
Текст приказа об увольнении начинается словом «Прекратить действие трудового договора…уволить», затем указывается дата увольнения, фамилия, имя, отчество, табельный номер (в нашем случае табельный номер не указан), так же не указана форма по ОКПО структурное подразделение, должность, дата и номер трудового договора. Дата увольнения является важнейшим реквизитом приказа, так как в соответствии с Трудовым кодексом РФ днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы.
В приказе об увольнении обязательно указывают причину увольнения (например: по собственному желанию (пункт 3 статьи 77 ТК РФ)).
Создается два экземпляра приказа: на хранение в отдел кадров и бухгалтерию для расчета работника.
Отпуск – разновидность времени отдыха, когда работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и может использовать предоставленное время по своему усмотрению.1
На время ежегодного оплачиваемого отпуска за работником сохраняется место работы и средний заработок (ст. 114 ТК РФ).
При оформлении приказа специалистом допущены следующие ошибки:
Приказ (распоряжение) о предоставления отпуска работникам оформляется в таблице. После шапки, идет нумерация столбцов, столбец «Должность (специальность, профессия) не пронумерован, номер пропущен.
Форма по ОКПО не заполнена, табельный номер работников не указан, не указан вид отпуска (Ежегодный дополнительный оплачиваемый, учебный без сохранения заработной платы…), отсутствует дата, роспись работника об ознакомлении с приказом.
Предоставление отпусков регулируется следующим приказом работодателя:
· Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма №Т-6, Т-6а);
· Приказ о перенесении отпуска (изменение даты отпуска);
· Приказ об отзыве из отпуска.2
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска издается с использованием формы Т6а для нескольких работников (ПРИЛОЖЕНИЕ 8).
Он также имеет унифицированную форму. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска бухгалтерией заполняются записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-60) и личная карточка работника (форма №Т-2).
Бланки форм документов для всех приказов в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» изготовлены средствами вычислительной техники в масштабе 1:1.
Бланки печатаются краской одного цвета, как правило, черного. Все это выполняется в соответствии с ГОСТом 6.10.5–87.3
Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управления. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дает объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида документа, автора, дату, номер и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.
Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами, с новой строки без абзаца. Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя. Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме. Срок исполнения проводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В отдельном пункте приказа, называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением.
Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации, которая проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.