Анализ системы управления документацией и записями на примере предприятия ОСЗН Первореченского района г. Владивостока (стр. 8 из 13)
Результаты анализа первичных записей (Отчеты по удовлетворенности, потребителей и других заинтересованных сторон, Отчеты по результативности обучения персонала, Отчеты по эксплуатации зданий и оборудования, Отчеты по самооценке, Отчеты по анализу и улучшению процессов, Отчеты по внутренним и внешним аудитам смк, Отчеты о состоянии средств измерений, Отчеты о состоянии зданий и оборудования, Перечень одобренных поставщиков, Отчеты о выполнении планов, графиков, смет)
Принятые решения по улучшению процессов, продукции, СМК (Протоколы совещаний координационных и научно технических советов, Протоколы заседаний совета по качеству, Приказы, распоряжения по результатам анализа со стороны руководства)
Всеми видами документов и записей надо управлять. Управление документами и записями - это процессы, которые пронизывают всю деятельность организации и делают ее прозрачной как для руководителей и сотрудников, так и для всех ее заинтересованных сторон.
Руководству и сотрудникам организации необходимо понять, что документы - их помощники, и они сами определяют необходимость в разработке того или иного документа, когда осуществляют свои процессы. При этом надо помнить, что создание любого документа стоит денег. Поэтому не надо стремиться разрабатывать как можно больше документов, ибо не от их количества зависит эффективность деятельности организации, а от их качества (простоты, краткости, логики построения и дружелюбия пользователя). Всем, кто разрабатывает документы, необходимо учить пользователей с ними работать [17].
Для анализа системы управления документацией был выбран ОСЗН Первореченского района г. Владивостока.
Отдел социальной защиты населения (ОСЗН) - это отдел, работающий с людьми, которым необходима социальная помощь. В ОСЗН можно получить консультацию по вопросам назначения выплат социального характера, предоставления льгот, субсидий, адресной помощи, а также по другим вопросам социальной защиты населения; зарегистрировать льготы по ЖКУ; подать документы на установление льготных статусов; подать документы на оформление мер социальной поддержки и помощи, социальных гарантий, предусмотренных федеральным и краевым законодательством, а также реализуемых в рамках Губернаторской программы «Социальная защита населения», действующей в целях повышения жизненного уровня населения Приморского края.
3.1 Управление документацией в ОСЗН
Отдел социальной защиты населения по административно территориальному управлению Первореченского района является подразделением Департамента Социальной Защиты Населения, по - этому службы ДОУ в отделе нет. Приемом входящих документов их рассмотрением, регистрацией занимается начальник отделения по работе с предприятиями и учреждениями, остальными организационно распорядительными документами занимается начальник отдела.
Структура документации отдела представлена в таблице 1.
Таблица 1- Структура документации
| Виды документов | Состав документов |
| Организационно распорядительная документация | Положение о территориальном отделе ДепратаментаДолжностные инструкцииПриказы начальника отдела социальной защиты по АТУ Первореченского районаПриказы распоряжений департамента социальной защиты Администрации Приморского края. Копии |
| Справочно-информационная документация | Переписка с Фондом социального страхования по вопросам назначения и выплаты пособийПереписка с органими прокуратуры, суда,другими учреждениями и организациямиПереписка по вопросам определения граждан в дома-интернатыАкты, справки, протоколы |
| Документы по стратегическому, оперативному планированию и отчетности | Планы работы отделаГодовойКвартальныйЕжемесячные отчеты о работе отделения приема граждан по социальным вопросам |
| Нормативно правовые акты | Сборники нормативно правовых актов и законов РФ |
| Методические документы | Методическая инструкция по заполнениям базы данныхМетодические рекомендации по организации работ подразделений |
| Виды документов | Состав документов |
| Внешние нормативные документы | Федеральные законыУказы президента РФПостановления, распоряжения Привательства РФ,Приказы Министерства здравоохранения и социального развития РФ. КопииЗаконы Приморского края, постановления, распоряжения Губернатора Приморского края, |
| Внутренние нормативные документы | Положения, рекомендации, указания по вопросам социальной защиты |
Организационная структура представлена на рисунке 1.
Рисунок 1- Организационная структура ОСЗН
На основании организационной структуры и структуры документов отдела, было выделено 3 основных информационных потока:
Входящие в организацию документы (письма, приказы, распоряжения) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает начальник отделения по работе с предприятиями и учреждениями, адресована начальнику ОСЗН, остальные письма руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям. На рисунке 2 представлена схема распределения потока входящих документов.
Рисунок 2- Схема распределения потока входящих документов
2. Внутренние документы, то есть создаваемые внутри организации и передаваемые из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции, акты и т.д.) Рисунок 3
Рисунок 3- Схема потока внутренних документов
3. Исходящие документы - информация, направляемая в другие организации (письма и ответы на письма, отчеты, и т.д.) Рисунок 4
Рисунок 4-схема потока исходящих документов
3.2 Прохождение и исполнение документов разных документопотоков по подразделениям предприятия
документация международный стандарт социальный
Рассмотрим этапы обработки входящих документов на примере входящего письма адресованного начальнику отдела:
После вскрытия конверта начальник отделения производит предварительное рассмотрение письма, на основании которого он принимает решение направить документ руководителю. (Конверты с пометкой "лично" не вскрываются).
Начальник отделения по работе с предприятиями и учреждениями регистрирует письмо в журнале регистрации входящих документов (приложение 1). Письмо получает входящий номер. При регистрации также фиксируется дата его поступления в организацию.
Начальник отделения передает письмо начальнику ОСЗН.
Начальник ОСЗН рассматривает документ и с резолюцией, отражающей его решение направляет исполнителю через начальника отделения.
Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).
Начальник отделения (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением документа.
Начальник отделения получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату.
Этапы обработки внутренних документов зависят от их вида. Рассмотрим этапы обработки приказа по основной деятельности:
1. Внутренние распорядительные документы (приказы, распоряжения) составляются и оформляются начальником отдела ОСЗН.
2. Приказы утверждаются.
3. Затем внутренние документы регистрируются, размножаются начальником и направляются в структурные подразделения для исполнения.
Этапы обработки исходящих документов:
1. Исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Оформляется исполнителем, а начальник проверяет правильность оформления.
2. Оформленный документ подписывается начальником ОСЗН.
3. После подписания документ регистрируется в журнале регистрации исходящих документов (приложение 2) начальником отделения по работе с предприятиями и учреждениями.
4. Зарегистрированный документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа вотдел по работе с предприятиями и учреждениями.
5. Копия документа подшивается в дело.
3.3 Документация регламентирующая деятельность процесса управления документацией
Процесс управления документацией регламентирует инструкция по делопроизводству разработанная в соответствии с ГОСТом Российской Федерации Р 6.30 – 2003, утвержденным постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 г. № 65-ст, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68.
Инструкция распространяется на организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, протоколы, письма и др. (далее – документы), относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) и устанавливает единые требования к подготовке документов, организации документооборота, ведению учета, регистрации, контролю исполнения и хранения документов в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края и аппарате Администрации Приморского края.