До основних напрямків автоматизації інформаційно-управлінської діяльності в організаційних структурах відносять:
—автоматизацію обробки документів шляхом впровадження систем для обробки тексту, автоматизацію обміну інформацією через різноманітні види комунікацій (які включають АТС підприємства, відеотермінальні системи, локальну комп’ютерну мережу, телекопіювальні апарати, відеоінформаційні системи);
— автоматизацію діяльності на базі комп’ютерних систем комплексних інформаційних систем, які надають допомогу в прийнятті рішень, та електронних секретарів, що дозволяє підвищити рівень організації праці підприємств.
Для задоволення потреб різних організаційних рівнів і функціональних сфер існують такі головні типи інформаційних систем: 1) операційно-виконавчі; 2) офісні автоматизовані, 3) управлінські інформаційні системи; 4) системи підтримки рішення; 5) системи підтримки виконання рішень; 6) Інтернет-мережі.
Операційно-виконавча система – це комп'ютерна інформаційна система, що виконує рутинні поточні операції, потрібні для розвитку бізнесу і забезпечує пряму підтримку організації на операційному рівні. Ця система головне джерело інформації, яка використовується іншими типами комп'ютерних систем організацій. Прикладом такої системи є автоматичні сканери у торговельних мережах фірми, які дають інформацію про обсяги і асортимент проданої продукції [14, с. 96].
Офісна автоматизована система має завданням полегшити зв'язок і підвищити продуктивність менеджерів і офісних працівників завдяки вдосконаленню документообігу і передаючих процесів. Ця система, крім селекторної передачі інформації, може також включати електронний календар, телеконференцію, графіки та інше.
Управлінська інформаційна система — це комп'ютерна інформаційна система, що постачає повсякденну інформацію менеджерам середнього і нижчого рівнів. Вона збирає дані, систематизує їх у формі, зручній для роботи менеджерів відповідних функціональних відділів і забезпечує їх нею. Система орієнтована на поточні, операційні напрямки діяльності і особливо важлива в плануванні, прийнятті рішень, контролюванні. Як правило, система підсумовує інформацію з операційно-виконавчих систем для підготовки поточних звітів, що використовуються для оперативного керування процесами. Наприклад, працівник служби маркетингу може з цієї системи довідатись про підготовку для клієнта замовлення та дату його відвантаження, операційний менеджер може відстежувати використання матеріальних ресурсів у процесі виготовлення продукції та її кількість тощо.
Система підтримки рішень (СПР) —комп'ютерна інформаційна система, яка підтримує процес прийняття управлінських рішень в ситуаціях, які не досить добре структуровані. Такі системи загалом не вказують, які рішення є оптимальними. Проте вони роблять спробу спрямувати процес прийняття рішень у правильне русло з допомогою спеціальних прийомів, які допомагають менеджерам більш детально аналізувати ситуацію. Зокрема, якщо менеджера цікавить, які наслідки для фірми матиме збільшення ціни на її продукцію, він може це перевірити за допомогою СПР, оскільки у ній уже закладені відповідні тенденції, а також закономірності зміни ринкових цін під впливом дій конкурентів, інфляційних процесів, сезонних коливань тощо. СПР дозволяє підрахувати обсяги продажу і прибутки на кожен рівень можливого підвищення цін, на основі чого менеджер може прийняти рішення. Спеціалізованим типом інформаційної системи підтримки рішень, який знаходить все більше використання, є експертна система. Це комп'ютерна система, яка використовує реальні знання експерта для вирішення спеціальних проблем. Такі системи інколи називають інтенсивно-науковими системами, тому що вони намагаються об'єднати знання великої групи експертів для вирішення проблем в їх сфері досвіду.
Системи підтримки виконання рішень – це комп'ютерні інформаційні системи, що підтримують виконання рішень і ефективне функціонування організацій на вищих рівнях. Такі системи, головним чином, розроблені недавно і їх інколи називають виконавчо-інформаційними системами.
Інтернет-мережі – це локальні комунікаційні мережі, які діють у межах одного підприємства. Вони дають змогу кожній структурній одиниці підприємства накопичувати інформацію про себе і робити її доступною для своїх працівників, а при потребі і обмінюватися інформацією з іншими функціональними відділами. Використання електронних засобів збереження інформації дозволяє, скоротити споживання паперу на 25 процентів, а системне застосування цих засобів підвищує ефективність управлінської праці у 3 рази. Отже, Інтернет виконує функцію запам'ятовування і зберігання інформації, тобто функцію пам'яті. Це одна з найважливіших якісних характеристик Всесвітньої мережі: у цієї єдиної середовищі для різнорідних продуктів соціальної діяльності людини може одночасно перебувати таку кількість текстів, що забезпечує безперервність і колективність отримання і поширення загальнолюдського знання. Тим самим Інтернет сприяє формуванню безмежної і спільною для всього людства пам'яті як основи глобального характеру спілкування [25, с. 247].
Таким чином, разом з Інтернетом у рамках всього людства було створено нове комунікативне середовище, що поступово втягує в себе (вже в силу своїх особливостей і переваг) численні фрагменти соціуму. Спілкування в цьому соціумі вже не може обмежуватися традиційними текстами, неминуче виникає суспільна потреба в широкому поширенні гіпертекстів. У цьому сенсі усний, письмовий та електронний види комунікації можна розглядати як окремі і послідовні етапи розвитку комунікативного дискурсу. Виникнення сучасних електронних засобів зберігання і розповсюдження інформації дозволило подолати деякі суттєві обмеження попередніх форм комунікативної взаємодії (недовговічність, повільне поширення, обмеженість доступу).
Глобальність, як характерна риса віртуального спілкування, має характер потенційності (одне з багатьох значень слова "віртуальний" - це потенційно можливий): у безпосередньому інтернет-контакті індивід перебуває з дуже вузьким колом людей, проте потенційно може вийти на будь-якого і кожного. Глобальність в цьому сенсі - продовження (посилення) давно відомої історичної тенденції. Вже поява писемності вивела комунікацію за межі кола безпосередніх учасників (face-to-face), і тим самим були зняті деякі просторово-часові обмеження комунікативної взаємодії. Усі наступні вигадувались людиною фіксатори інформації (книгодрукування тощо) неминуче діяли в одному і тому ж напрямку - розширювали коло учасників (а разом з ним - швидкість обміну інформацією, обсяг переданої інформації та ін.) [16, с. 105].
Сьогодні - разом з розгортанням Інтернету - відбувається "розмивання" чергових, тепер вже державних і національних кордонів. Глобалізація - це інтернаціоналізація, тобто процес, що відбувається давно і без жодного Інтернету. Економічні, політичні та інші кордони стають все більш і більш прозорими. Однак саме інтернет-спілкування взагалі не визнає жодних кордонів, тому саме Всесвітня мережа найбільш сприяє формуванню мегасуспільства.
Таким чином, впровадження комунікаційних систем дозволяє отримувати оперативний доступ до довільної нагромадженої інформації з тим, щоб в подальшому ефективно її використовувати для вирішення поставлених задач.
1.3 Внутрішньофірмові комунікації: – сучасний стан
В останні роки з розвитком сучасних інформаційних систем і систем міжнародного зв'язку виникає потреба відійти від традиційної паперової документації як головного носія інформації, на якому відображаються всі стадії реалізації комерційної угоди. Тому як, використання паперової документації, а також звичних методів її обробки та пересилання на практиці дуже часто призводить до великих виробничих і комерційних витрат. Розроблені до теперішнього часу технології електронної комерції дозволяють підприємцям при здійсненні угод передавати інформацію за допомогою сучасних інформаційно-комунікаційних систем, досягаючи при укладанні, підтвердження і виконання комерційних угод (контрактів) підвищеної точності, швидкості та ефективності. Електронна комерція поєднує, таким чином, всі форми ділових операцій та угод, здійснюваних електронним способом. Крім того, застосування сучасних інформаційних технологій і систем комунікації (електронний обмін даними, Інтернет, відео конференції та ін.) вже зараз здатне вивести на якісно новий рівень всі аспекти ведення бізнесу, в тому числі створити ефективну систему обміну інформацією всередині організацій.
Внутрішньофірмова комунікація (ВК) - це процес комунікацій, який охоплює аудиторії всерединіпідприємства. Метою ВК є трансляція інформації всерединіпідприємства, від однієї цільової групи до іншої.
Під комунікацією в широкому сенсі розуміють спілкування, передачу інформації від людини до людини, В організаційному контексті поняття «комунікація» розглядається як процес (комунікація - це спілкування людей: обмін ідеями, думками, намірами, почуттями, інформацією) і як об'єкт (сукупність технічних засобів , що забезпечують процеси передачі інформації).