Всі перераховані етапи роботи можуть виявитися малоефективними, якщо ретельно не продумані інструменти та методи аналізу. Важливою ланкою в системі оцінок комунікативного середовища є опитування, тестування співробітників в даній корпорації. Опитування у формі анонімного або іменного анкетування може виявити зовсім різні характеристики досліджуваного об'єкта й істотно вплинути на результат дослідження. Переваги використання анонімних форм для комунікативного аудиту безперечні. Однак більш точна оцінка досягається співставленням результатів анонімного та іменного опитувань [23, с. 140].
Вся зібрана інформація розміщується в робочих таблицях. Фрагменти аналізованих текстів рекомендується наводити в авторських формулюваннях, щоб уникнути сумнівних імпровізацій, нерідко виникають у момент передачі основного сенсу чужої мови. На цьому етапі проведення комунікативного аудиту нерідко застосовується метод контент-аналізу. Встановлюється частота зустрічальності окремих слів в описі фактів, характеристик діяльності окремих осіб, підрозділів або всього колективу, зміст побажань, звернених до працівників.
Весь документний потік аналізується з точки зору ключових положень, що формують атмосферу міжособистісного спілкування.
Оцінюючи можливості комунікативного аудиту, необхідно відзначити, що його слід сприймати як комплексний засіб оцінки, контролю та управління діяльністю підприємства. У кінцевому рахунку, методи комунікативного аудиту дозволяють вирішувати виникаючі протиріччя, застосовуючи різні методи аналізу подій, підвищувати інформованість керівництва та співробітників про результати своєї діяльності, про ефективність застосування іміджевих технологій. Відсутність у повсякденній практиці методик такого роду створює перешкоди для розвитку позитивних програм, спрямованих на підвищення авторитету підприємства і загальної результативності колективної діяльності [17, с. 83].
Тож, аналіз інформаційних потоків не є самоціллю. Необхідно зрозуміти основну стратегічну ідею комунікативного аудиту. Його істинний сенс полягає не в різнобічної оцінці поточної інформаційної ситуації, а у вивченні потенціалу успішності корпоративної діяльності.
1.2 Інформаційно-комунікаційна техніка, теоретико – історичний аналіз
З розвитком мережевих відносин ресурсний підхід до вивчення інформації змінився комунікаційним. Дослідження самого феномена інформаційного взаємодії як універсального явища дозволило розглядати сучасне суспільство не тільки як результат технологічного прориву в простір гнучких комунікаційних відносин, об'єднали різні системи господарювання, наука, освіти, культури в єдине інформаційне середовище, але і як один з підсумків розвитку системи причинних зв'язків у суспільстві. Важливе місце в цьому складному процесі займають системи, що базуються на розробці ідеологічних та аксіологічних нормативів [9, с. 207].
Комунікації – це не тільки обмін інформацією, її змістом, а й різні форми зв’язків, засновані на будь-яких стосунках, які спрямовані на досягнення цілей організації. Це особлива форма впливу на співробітників підприємства та суб’єктів зовнішнього середовища. І, якщо вони реалізовані на високому професійному рівні, то їх ефективність в системі управління підприємством визначатиме якість управління підприємством визначатиме якість управлінських рішень.
З усіх сфер інформаційно-комунікаційна сфера розвивається найдинамічніше. Бурхливий розвиток Інтернету, мультимедіа, мобільного зв'язку тощо виступив потужним каталізатором модернізації насамперед економічної сфери на підприємствах. Нині вже нікого не здивуєш такими поняттями, як електронний бізнес, електронна комерція тощо [10, с. 207].
Початковим етапом появи інформаційних технологій були 50-ті рр. У ці роки вони були призначені для обробки рахунків і розрахунку зарплати, а реалізовувалися на електромеханічних бухгалтерських рахункових машинах. Це призводило до деякого скорочення витрат і часу на підготовку паперових документів. Такі системи називаються системами обробки транзакцій. До транзакціях відносять наступні операції: виписка рахунків, накладних, складання платіжних відомостей та інші операції бухгалтерського обліку.
У 60-ті рр. засоби обчислювальної техніки отримали подальший розвиток: з'являються операційні системи, дискова технологія, значно поліпшуються мови програмування. З'являються системи управлінських звітів (СУЗ), орієнтовані на менеджерів, які приймають рішення.
У 70-і рр. інформаційні технології продовжують активно розвиватися. У цей час з'являються перші мікропроцесори, інтерактивні дисплейні пристрої, технологія баз даних та дружнє по відношенню до користувача програмне забезпечення (засоби, що дозволяють працювати з програмою, не вивчаючи її опису). Ці досягнення створили умови для появи систем підтримки прийняття рішень (СППР). На відміну від систем управлінських звітів, які надають інформацію по заздалегідь встановленими формами звітності, СППР надають її в міру виникнення необхідності.
Існують 3 стадії прийняття рішення: інформаційна, проектна і стадія вибору. На інформаційної стадії досліджується середовище, визначаються події та умови, що вимагають прийняття рішень. На проектної стадії розробляються й оцінюються можливі напрями діяльності (альтернативи). На стадії вибору обґрунтовують і відбирають певну альтернативу, організовуючи спостереження за її реалізацією. Найважливішою метою СППР є забезпечення технологією формування інформації, а також технологічна підтримка прийняття рішення в цілому.
У 70-80-х рр. в офісах почали застосовувати різноманітні комп'ютерні та телекомунікаційні технології, які розширили область застосування інформаційних систем. До таких технологій належать: текстова обробка, настільне видавництво, електронна пошта та ін. Інтеграцію цих технологій в одному офісі називають офісної інформаційною системою. ІС починають широко використовуватися як засіб управлінського контролю, підтримує і прискорює процес прийняття рішень.
1980-і рр. характеризуються ще й тим, що інформаційні технології почали претендувати на нову роль в організації: компанії відкрили для себе, що інформаційні системи є стратегічною зброєю. Інформаційні системи цього періоду, надаючи вчасно потрібну інформацію, допомагають організації досягти успіху у своїй діяльності, створювати нові товари та послуги, знаходити нові ринки збуту, забезпечувати собі гідних партнерів, організовувати випуск продукції за низькою ціною і багато іншого.
Таким чином, у вісімдесяті роки відбувся перехід від окремих управлінських інформаційних систем до створення єдиної внутрішньої системи збору, обробки, збереження і представлення інформації. Пройшла переорієнтація всієї діяльності в сфері обробки інформації на забезпечення її кінцевої мети: задоволення потреб в інформації керівництва на всіх рівнях управління. В зв’язку з цим головна увага почала приділятися точному формулюванню питань, що виникають в сфері оперативного управління, і отриманні інформації в найкоротші терміни для прийняття необхідних рішень. В залежності від характеру і змісту потрібної інформації визначаються відповідні технічні засоби і методи обробки інформації.
Для сучасних умов характерне застосування високоефективних внутрішньофірмових систем інформації, що ґрунтуються на використанні найновіших інформаційних технологій, зокрема єдиної локальної комп’ютерної мережі. Управлінська внутрішня інформаційна система представляє собою сукупність інформаційних процесів для задоволення потреб в інформації на різних рівнях прийняття рішень. Інформаційна система включає компоненти обробки інформації, внутрішні і зовнішні канали передачі [11, с. 122].
Таким чином, інформаційні комунікації є невід'ємним атрибутом процесу управління. Вони зв'язують окремі елементи організації у єдине ціле, даючи можливість координувати їх дії, аналізувати успіхи та невдачі, виправляти допущені помилки, доручати нові завдання тощо; з'єднують її із зовнішнім. Отже, організаційні комунікації мають відбуватися у різних напрямках – всередину організації і назовні, в межах одного управлінського рівня (горизонтальні) та між рівнями (вертикальні), здійснюватися по діагоналі, якщо у обговорення шляхів усунення проблеми включаються суміжні підрозділи, а також бути вільними від усяких обмежень і відбуватися неформальним чином. Різке ускладнення системи виробництва і збуту (по наявних підрахунках, складність господарських зв’язків зросла за останні 30 років у 150-200 разів), інформаційний вибух (кількість інформації, необхідної для вирішення об’єктивно виникаючих завдань, зростає по експоненті з періодом подвоєння біля 5 років), — вимагають вирішення проблеми переходу до нових технологій управління, буз яких неможливо забезпечити реалізацію іноваційних процесів, підвищення конкурентоздатності.
Основними факторами, які впливають на впровадження інформаційних систем, є потреби організацій та користувачів, а також наявність відповідних засобів для їх формування. Найсуттєвіше на розвиток інформаційних систем вплинули досягнення в галузі комп’ютерної техніки та телекомунікаційних мереж.
Причини, що спонукають організації впроваджувати інформаційні системи, з одного боку обумовлюються прагненням збільшити продуктивність повсякденних робіт чи усунути їх повторне проведення, а з іншого боку бажанням підвищити ефективність управління діяльністю організації за рахунок прийняття оптимальних та раціональних управлінських рішень. Перша причина доволі прозора і для її реалізації достатньо впроваджувати стандартизовані системи обробки інформації. Успішне функціонування організації у значній мірі залежить від вдалого керівництва, яке базується на обґрунтуванні перспективних концепцій розвитку згідно з своєчасною, достовірною та повною інформацією, яку може поставляти відповідна інформаційна система. Основне завдання інформаційної системи управління полягає у підпорядкуванні всіх внутрішніх процесів головним цілям організації. Для цього необхідно скоординувати процеси, пов’язані з діяльністю організації таким чином, щоб вони максимально забезпечували виконання поставлених задач в єдиному інформаційному полі. Тільки таким чином інформаційна озброєність організації починає безпосередньо впливати на ефективність її діяльності.