Вступ
Тема контрольної роботи «Облік документів, що зберігаються в архіві підприємства» з дисципліни «Діловодство».
Облік архівних документів–це комплекс контрольно-охоронних заходів, що забезпечують відображення наявності архівних документів та одержання відомостей про їх склад, обсяг і рух в одиницях обліку. Одиницею обліку та зберігання документів в архіві є архівна справа.
Облік документів, що зберігаються в архівному підрозділі (архіві) підприємства, здійснюється з метою забезпечення їх збереженості та контролю за наявністю і рухом документів. Обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві, та описи справ.
Мета роботи – розглянути тему «Облік документів, що зберігаються в архіві підприємства», а саме:
– основні реєстраційні форми;
– складання і оформлення різних видів описів справ;
– довідковий апарат до документів архіву.
1. Основні реєстраційні форми
1.1 Книга обліку надходження та вибуття документів
Книга обліку надходження та вибуття документів (додаток 1)призначена для обліку всіх поточних і підсумкових на початок кожного нового року змін у складі та обсязі фондів і справ архіву. Книга обліку надходження та вибуття документів є підставою для складання паспорта архіву.
Кожне надходження або вибуття документів фіксується під самостійним порядковим номером. Якщо документи фонду надходять до архіву вперше, то номер фонду зазначають в книзі після надання йому номера за списком фондів. Якщо документи, що надійшли, відносяться до фонду, що вже зберігається в архіві, то у відповідну графу книги вносять номер, наданий цьому фонду раніше.
Після закінчення календарного року в книзі надходження та вибуття документів роблять підсумковий запис про кількість справ, що надійшли, вибули, а також про кількість фактично наявних на зберіганні справ.
1.2 Список фондів
Список фондів (додаток 2)слід вести в архівних підрозділах, де зберігаються два і більше фондів (колекцій).
Архівний фонд (колекцію) вносять до списку фондів під час першого надходження документів до архіву. Кожному фонду, що приймається вперше, присвоюють номер за списком фондів у хронологічній послідовності його надходження. До номера фонду, що підлягає переданню на постійне зберігання, додається через косу риску номер, наданий відповідною державною архівною установою (архівним відділом міської ради) під час першого надходження на постійне зберігання частини цього фонду.
Архівний фонд вносять до списку фондів під його повною і скороченою назвою. Для діючого підприємства назвою фонду буде остання офіційна назва підприємства на дату надходження документів до архівного підрозділу, для ліквідованого–остання назва на дату ліквідації.
Якщо на час заведення списку фондів в архівному підрозділі вже зберігатися документи кількох фондів, їх вносять до списку в хронологічному порядку їх надходження, а після них–надходження нових фондів.
У разі вилучення фонду зі списку після передання всіх документів фонду до іншого підприємства або державної архівної установи (архівного відділу міської ради), повного вилучення документів для знищення тощо у списку обов'язково зазначають причину вибуття фонду та назву, дату і номер документа, що став підставою для виключення фонду зі списку.
Кожний фонд вносять до списку лише один раз. Номери вибулих фондів не дозволяється присвоювати новим.
Наприкінці кожного календарного року в списку фондів роблять підсумковий запис, в якому вказують кількість фондів, що перебувають на зберіганні, а також вільні номери фондів, якщо такі є.
1.3 Описи справ
Описи справє первинним обліковим документом для індивідуального та сумарного обліку справ окремо постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Індивідуальний облік здійснюється шляхом присвоєння кожній справі окремого номера. Сумарний облік справ закріплюється у підсумковому записі до опису.
Кожна зміна загальної кількості справ в описі, пов'язана з надходженням, вибуттям, об'єднанням або розформуванням справ, має відображатися в підсумковому записі з посиланням на відповідні виправдувальні документи. Наприклад:
1. Справи з№100 по№150 вибули у зв'язку з переданням до Державного архіву Дніпропетровської області. Акт№1 від 22.05.2009.
2.До опису включено справу під№298-а. Акт№2 від 25.05.2000.
3.Справу№149 розформовано під час підготовки документів до передання на державне зберігання. Документи справи№149 частково включено до справи№201. Акт №3 від 29.05.2009.
Після цього складають новий підсумковий запис до опису. У разі вибуття справи з опису в графі «Примітка» проти неї роблять позначку «вибула».
Закінчений опис справ, що складається з річних розділів, повинен мати загальний підсумковий запис. Якщо опис складається з кількох томів (частин), то підсумковий запис роблять до кожного тому (частини), а до останнього тому (частини) роблять загальний підсумковий запис до опису в цілому.
Описи справ структурних підрозділів підприємства є основними обліковими довідниками до документів структурних підрозділів аж до укладення річного розділу зведеного опису справ підприємства та затвердження (погодження) його експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідної державної архівної установи, експертною комісією (ЕК) архівного відділу міської ради або ЕК підприємства-фондоутворювача, після чого їх з обліку знімають, а після передання документів державній архівній установі (архівному відділу міської ради) – взагалі знищують в установленому порядку. Якщо підприємство не передає документи на постійне зберігання, то описи справ структурних підрозділів уміщують у справу фонду підприємства.
1.4 Номенклатура справ
Номенклатура справпідприємстває основним обліковим довідником для справ тимчасового (до10 років) зберігання. При цьому пошуковим індексом для них буде скорочення «НВ» (номенклатура відомча) з доданням чотирьох цифр діловодного року та порядкового номера справи.
Наприклад: НВ-2005, спр. №45.
Закінчені описи справ постійного зберігання, що вже надійшли до державного архіву, повинні мати однакові номери з описами справ, які ще перебувають на зберіганні в архівному підрозділі підприємства.
Описи та номенклатури справ, що їх заміняють, зберігаються:
– в архіві–за порядком номерів фондів;
– усередині фондів–за групами справ: постійного, тривалого (понад10років), тимчасового (до10років) зберігання, з особового складу.
Усередині зазначених груп описи та номенклатури справ, що їх заміняють, слід розміщувати зліва направо в порядку зростання їх валової нумерації. Описи кожного фонду (у разі потреби–і кожної групи справ) відділяють один від одного картонними розподільниками з відповідними позначками.
В архівних підрозділах підприємств, документи яких передаються на зберігання до державних архівних установ або архівних відділів міських рад, додатково ведуть паспорт архіву підприємства. У разі потреби до деяких справ додають внутрішній опис документів.
1.5 Паспорт архіву підприємства
Паспорт архіву підприємства призначений для сумарного обліку справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що містяться в архіві, (додаток 3).У паспорті також наводяться відомості про приміщення архівного підрозділу та його працівників.
Паспорт архіву складають щорічно в двох примірниках, один з яких надсилають відповідній державній архівній установі (архівному відділу міської ради) не пізніше 1грудня року, за який він складений, а другий залишається в архівному підрозділі підприємства.
1.6 Справа фонду
На кожний фонд (колекцію), що зберігається в архіві, заводять справу фонду.До справи фонду включають всі документи, що відображають історію фондоутворювача та історію його архівного фонду: історичну довідку про фондоутворювача і про фонд; характеристику складу і змісту його документів; методичні розробки з науково-технічного опрацювання, систематизації, створення облікового і довідкового апарату, з реставрації і консервації, мікрофільмування, створення фонду користування, перевіряння наявності справ; акти про зміни в обсягах і складі документів фонду; облікові документи; листування тощо.
Усі документи у справі фонду систематизують за хронологією їх складання, нумерують по мірі надходження нових документів та підшивають; до них постійно складають новий засвідчувальний напис.
На початку справи фонду вміщують внутрішній опис. Кожний новий документ справи фонду вносять до внутрішнього опису з посиланнями на ті чи інші її аркуші.
2.Складання і оформлення різних видів описів справ
2.1 Річний розділ опису справ постійного зберігання
До річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання (додаток 4) включають заголовки справ постійного зберігання, що зібралися за рік у різних структурних підрозділах підприємства, а також заголовки справ, сформованих із документів, які були вилучені по закінченні року зі справ з тимчасовими строками зберігання, що мали позначку «ЕПК».
Слід пам'ятати, що заголовки справ включають до зведеного опису лише після ретельної звірки з описами справ структурних підрозділів; для підприємств, які не мають структурного поділу,–зі зведеною номенклатурою справ за відповідний рік, а також після перевірки правильності формування та оформлення цих справ. Якщо справу сформовано неправильно, вона підлягає переформуванню.
У разі виявлення нестачі справ, фактично включених до опису структурного підрозділу, працівник архівного підрозділу підприємства разом з працівниками служби діловодства та структурного підрозділу підприємства, у якому ці справи зберігалися, вживають відповідних заходів з їх розшуку.
Нумерація описів справ постійного зберігання проводиться у валовому порядку, починаючи з номера 1. При цьому номери вибулих описів іншим описам не присвоюються.