Необхідною умовою забезпечення достовірності бухгалтерського обліку є те, що витрати слідує відносити на витрати того періоду, в якому вони здійснені, незалежно від часу їх попередньої або наступної оплати.
Переважна частина витрат на рахунках 92,93,94, відображається у момент їх здійснення у кореспонденції з кредитом відповіднихрахунків:
63 “Розрахунки з постачальниками і підзвіт” - на суми заборгованості перед постачальниками, транспортними та іншими організаціями за надані послуги по перевезенню вантажів, вантажно-розвантажувальним та іншим роботам;
311 “Розрахунковий рахунок”, 30 “Каса”, 372 “Розрахунки з підзвітними особами” та інші – на суму здійснених оплат по завезенню товарів з розрахункового рахунка, готівкою з каси або через підзвітних осіб;
66 “Розрахунки по оплаті праці”, 65 “Розрахунки по страхуванню” - на суму нарахованої заробітної плати працівникам і здійснених відрахувань на соціальні заходи та інші.
Аналітичний облік витрат у ВАТ “Універсам-23” здійснюється у розрізі номенклатури статей витрат, що дає можливість оперативного контролю за складом і величиною кожної статті (рис.3.2.1).
До статті 1 “Витрати на перевезення” відносяться всі витрати пов’язані з доставкою товарів (оплата послуг наданих транспортними організаціями, вартість паливно-мастильних матеріалів, витрати на оплату праці водіїв, амортизація транспортних засобів, витрати на поточний ремонт та інші витрати).
До статті 2 “Витрати на оплату праці” відносяться витрати на виплату основної та додаткової заробітної платні штатним і позаштатним працівникам.
До статті 3 “Витрати на оренду і утримання основних фондів” відносять орендну плату за взяті в оперативну оренду об’єкти основних виробничих фондів; за взяті в оренду приміщення нежитлового призначення для забезпечення основної виробничої та торговельної діяльності в розмірі, визначеному угодами сторін; витрати на опалення, освітлення, водопостачання, каналізацію та інші комунальні послуги.
До статті 4 “Амортизаційні відрахування на повне відновлення основних фондів і нематеріальних активів” відносяться витрати на повне відновлення основних виробничих фондів у вигляді амортизаційних відрахувань від їх балансової вартості за встановленими нормами від їхньої балансової (залишкової) вартості.
Відповідно до статті 8.6.1. Закону України: Про оподаткування прибутку підприємств норми амортизації встановлено у відсотках до балансової вартості груп основних фондів на кінець звітного періоду в таких розмірах (у розрахунку на квартал): група 1 - 1,25 %; група 2-
6,25 %; група 4 - 3,75 %. Згідно з цим Законом та Інструкцією з бухгалтерського обліку балансової вартості груп основних фондів по групі 3 “Приватизований житловий фонд” амортизація не нараховується. Крім того, підприємствам надано право самостійно приймати рішення про застосування прискореної амортизації груп 2 і 4, придбаних після набуття цим Законом чинності.
Зазначимо, що у ВАТ “Универсам-23” норми прискореної амортизації не застосовуються. Амортизацію основних фондів нараховують за встановленими нормами до балансової (залишкової) вартості основних фондів підприємства, тобто методом зменшуваного залишку (дегресивний метод). Сутність цього методу полягає в тому, що база нарахування з кожним звітним періодом (кварталом) зменшується на суму амортизації, нарахованої в періоді, що передує звітному.
У бухгалтерському обліку підприємства на суму нарахованої амортизації на повне відновлення основних фондів основної діяльності роблять запис по дебету рахунка 92,93,94 і кредиту рахунка 13 “Знос необоротних активів”
Пунктом 8.7. Закону України: Про оподаткування прибутку підприємств встановлено, що підприємства мають право протягом звітного року відносити до складу валових витрат чи будь-які витрати на придбання, реконструкцію, модернізацію, ремонт та інше поліпшення основних фондів у сумі, що не перевищує 5% сукупної балансової вартості основних фондів на початок року. Витрати, що перевищують зазначену суму, відносять на збільшення балансової вартості основних фондів і підлягають амортизації за нормами, передбаченими для відповідних груп основних фондів.
До статті 7 “Витрати на паливо, газ, електроенергію для виробничих потреб” відноситься фактична собівартість палива, яке використовується на технологічні та інші виробничі потреби; витрати на перевезення палива в межах підприємства.
До статті 8 “Витрати на зберігання, підсортування, оброблення, пакування та передпродажну підготовку товарів” відносяться витрати матеріалів на пакування товарів, оплата послуг фасовочних підприємств; вартість тимчасового зберігання товарів на складських приміщеннях сторонніх організацій; утримання холодильних установок, включаючи вартість спожитої електроенергії; витрати по забезпеченню збереження товарів і інші.
До статті 9 “Витрати на рекламу” відносяться витрати на оформлення вітрин, виставок-продажів, кімнат, де знаходяться зразки товарів; на розроблення і видання рекламних виробів; на розроблення і виготовлення ескізів етикеток, зразків фірмових пакетів та упаковки; на уцінку товарів, які частково або повністю втратили свою первісну якість за час експонування в кімнатах зразків, вітринах і на виставках, а також під час демонстрації в торговельних залах самообслуговування.
У бухгалтерському обліку підприємства витрати на рекламу відображаються по дебету рахунка 93 “Витрати на збут” в кореспонденції з кредитом відповідних рахунків: 20 “Виробничі запаси”, 22 “Малоцінні і швидкозношувані предмети” (на вартість матеріальних цінностей, що використані з рекламною метою), 66 “Розрахунки по оплаті праці”, 65 “Розрахунки по страхуванню” (на суму заробітної платні, належної працівникам за виготовлення реклами, з нарахованими на неї зборами на соціальне і пенсійне страхування).
У разі замовлення рекламних послуг стороннім організаціям (реклама у засобах масової інформації, виготовлення каталогів, проспектів тощо) роблять запис по дебету рахунка 93 “Витрати на збут” і кредиту рахунка 37 “Розрахунки з різними і дебіторами” і одночасно на суму податкового кредиту по дебету рахунка 644 “Податковий кредит” і кредиту рахунка 37 “Розрахунки з різними дебіторами”.
При відображенні представницьких витрат (організація прийомів, презентацій, безоплатне роздавання зразків товарів з рекламною метою тощо) слід урахувати наявність ліміту ( 2 відсотки від оподатковуваного прибутку, зазначеного у декларації про прибуток підприємства за попередній квартал). Отже, треба розподілити здійснені витрати на ті, що будуть включені до складу валових витрат, і ті, що покриються за рахунок власного прибутку. При цьому має бути врахована також вимога Закону України: Про податок на додану вартість (п.7.4.1): податковий кредит виникає по тих товарах (роботах, послугах), вартість яких відноситься до валових витрат.
До статті 10 “Відсотки за кредит” відносяться витрати на сплату відсотків за користування фінансовими кредитами, одержаними для поповнення власних оборотних коштів, а також для придбання основних виробничих фондів і нематеріальних активів, для поточної виробничої діяльності, незалежно від терміну кредитування.
До статті 11 “Втрати товарів у межах норм природного убутку під час перевезення, зберігання та реалізації” відносяться втрати товарів у межах норм природного убутку під час перевезення, зберігання та реалізації, що утворилися внаслідок усушки і вивітрення, розтрушення і розпилення, розкришування, витоку, розливу тощо; втрати від бою під час перевезення, зберігання та реалізації скляного та порцелянового посуду з продовольчими товарами і порожнього (у межах норм).
Втрати товарів у межах норм природного убутку певною мірою впливають на величину витрат ВАТ “Універсам-23”, ці втрати виявляються за допомогою інвентаризації.
До статті 12 “Витрати на тару” відносяться амортизація (знос) власної інвентарної тари і тари-обладнання; витрати на ремонт власної інвентарної тари і тари-обладнання; амортизація багатооборотної заставної тари, яка відшкодовується постачальникам відповідно до угод на поставку товарів.
До статті 13 “Відрахування на соціальні заходи” відносяться відрахування на державне (обов’язкове) соціальне страхування, пенсійне страхування (до Пенсійного фонду України), а також на додаткове пенсійне страхування та відрахування до Фонду сприяння зайнятості населення.
До статті 14 “Витрати на обов’язкове страхування майна” відносяться платежі з обов’язкового страхування майна торговельного підприємства та цивільної відповідальності, передбачені законодавством.
До статті 15 “Інші витрати” відносяться витрати непередбачені перерахованими вище статтями: витрати на проведення міроприємств, передбачених угодою між керівництвом і трудовим колективом по охороні праці і техніці безпеки; витрати пов’язані з оплатою послуг комерційних банків і кредитно-фінансових установ, включаючи плату за розрахунково-касове обслуговування, одержання гарантій вексельного аваля, поштово-телеграфних послуг і інших витрат, пов’язаних з грошовим обігом; витрати на контрольно-касові стрічки, чорнила для печатного механізму касових апаратів і інші; витрати по збиранню і здачі торгової виручки; витрати, пов’язані з проведенням експертиз і лабораторних аналізів якості товарів; витрати на відрядження; витрати на канцелярські та облікові принадності (папір, папки для зберігання документів, облікові бланки, форми звітності); виписка і придбання довідково-нормативних документів; друкування інструкцій і інших матеріалів та інші витрати.
Аналітичний облік за статтями витрат у фінансовому обліку розпадається оскільки немає рахунку витрати обігу і витрати на доставку товарів включаються у собівартість придбаних товарів. Такий облік можливий у системі управлінського обліку для цілей аналізу і контролю витрат.