Формулирование требований к корпоративному порталу
Технико-экономические требования это не техническое задание - ТЗ (которое выпускает Подрядчик), а именно требования, которые выдвигает Заказчик и на основании которых Подрядчик начинает аналитические работы по созданию корпоративного портала и выпускает ТЗ.
Создание корпоративного портала, предварительные испытания
Цель этапа - создание и отработка действующего корпоративного портала, полностью завершенной системой автоматизации компании, только наполненного тестовой информацией.
На данном этапе Подрядчик работает практически автономно на основании ТЗ и проектной документации, разработанной на предыдущем этапе.
Подрядчик осуществляет:
- верстку дизайна корпоративного портала;
- программирование корпоративного портала;
- создание базы данных;
- создает корпоративный портал, наполняет его тестовой информацией;
- настраивает портал и проводит его предварительные испытания.
После этого корпоративный портал устанавливается в сети компании (Интранет, Экстранет, Интернет) и предъявляется Заказчику. Заказчику также передается необходимая документация (руководства администраторов и пользователей) [7, c. 206].
Далее работы ведутся Подрядчиком совместно с рабочей группой компании, члены которой, при необходимости, проходят предварительное обучение. На данной стадии проводятся испытания макета корпоративного портала в реальных условиях, на реальных рабочих местах (но только на части рабочих мест), на реальных бизнес-процессах. Проводится настройка корпоративного портала под бизнес-процессы компании и, в некоторых случаях, проводится коррекция и оптимизация бизнес-процессов, корректируется техническая документация.Сдача-приемка
После этого корпоративный портал предъявляется Заказчику. Проводятся окончательные испытания, составляется Акт сдачи-приемки работ (этапа).
Опытная эксплуатация, штатная эксплуатация
Цель этапа - создание полностью функционирующего (на всех рабочих местах, на всех бизнес-процессах) корпоративного портала с отладкой всех бизнес-процессов, выход на штатную эксплуатацию.
Подготовительный этап и опытная эксплуатация
На этом этапе, во-первых, проводится, при необходимости, обучение всех работников компании, связанных с работой корпоративного портала. Далее, сотрудниками компании с участием выделенных сотрудников Подрядчика проводятся следующие работы:
- начальное наполнение базы данных корпоративного портала (каталоги, справочники и т.д.)
- начинаются практические работы по всем бизнес-процессам компании.
При этом основное внимание уделяется сбору и анализу замечаний, проводится оперативная доработка корпоративного портала в простых случаях, подготавливается перечень дальнейших серьезных доработок (и корпоративного портала, и бизнес-процессов компании).
Опытная эксплуатация корпоративного портала осуществляется течение 1-3 месяцев, в зависимости от сложности проекта.
Доработка по итогам опытной эксплуатации
Опытная эксплуатация заканчивается составлением Акта и, при необходимости, план-графика устранения замечаний. Замечания, вытекающие из невыполнения каких-либо пунктов ТЗ устраняются Подрядчиком бесплатно.
Поддержка корпоративного портала
Поддержка корпоративного портала осуществляется, как правило, IT специалистами компании. Подрядчик привлекается в случаях необходимости перестройки бизнес-процессов компании и соответствующей коррекции программного обеспечения корпоративного портала.
Иногда к корпоративному порталу предъявляется требование программной настройки при изменении бизнес-процессов компании (как и в покупных ERP системах). Однако это сразу лишает корпоративный портал преимуществ заказного продукта: детального воспроизведения требуемых бизнес-процессов, простоты обслуживания. Значительно удорожает и его стоимость создания, и стоимость его обслуживания.
Оценка готовности организации к внедрению корпоративного портала
Даже создание самого простого корпоративного информационного портала – это реинжениринг определенного участка работы компании. Если раньше за определенной информацией можно было обратиться только к определенному сотруднику, то с внедрением корпоративного информационного портала ее можно очень просто и быстро найти по каталогу портала или сделать запрос к базе данных. Работа по хранению и поиску бумажной информации и выдаче ее потребителю заменяется на работу по вводу информации в базу данных корпоративного информационного портала. Работа совершенно другого плана, другой квалификации и абсолютно незаметная для потребителей информации. Отсюда и возникает противодействие внедрению даже подобных относительно простых систем.
Более серьезные проблемы возникают при внедрении более сложных корпоративных порталов, например, совместных работ. В этом случае процесс работы сотрудников регламентируется бизнес-процессами, заложенными в систему. Кроме того, все действия сотрудников документируются, кто, что и когда сделал. Четкая и прозрачная система, в которой нельзя спрятаться за кого-либо, отсидеться в сторонке. Кроме того, не нужны диспетчеры, контролеры и т.д. Образ работы так далекий от привычного социалистического образа.
Самые серьезные проблемы возникают при введении корпоративных систем, связанных с автоматизацией основных бизнес-процессов компании, с автоматизацией управленческого учета. Ни для кого не секрет, что сейчас в России сложилась ситуация, при которой многие чиновники, менеджеры и т.д. стремится создать свой бизнес внутри компании, основанный на откатах, присвоении активов, передаче выгодных подрядов своим фирмам, и т.п. Причем этим могут заниматься и руководители компании, и даже Первое лицо компании (если оно наемное). Корпоративные информационные системы, если они правильно спроектированы, практически ставят крест на подобной инициативе и, поэтому, их внедрение не может не иметь серьезного противодействия.
Причем противодействие имеет два выражения, прямое и скрытое.
Прямое противодействие – это хождение к руководству, компрометация системы, выдвижение массы «причин» по которым создание системы не выгодно, а работа на ней неэффективна.
Скрытое противодействие – выдача неверных исходных предпосылок при создании системы, настраивание коллектива против системы, блокирование действий по созданию системы, задержки ввода данных и введение неверных данных в действующую систему [14].
Как же притупить к вопросу создания в компании корпоративной информационной системы – проведения реинжениринга компании?
Инициатива реинжениринга должна исходить от собственников компании, которые, в первую очередь, должны решить этот вопрос с Первым лицом компании и основными руководителями компании. Решить вопрос их мотивации на проведение реинжениринга и начать эту работу дружной сплоченной командой. Например, основной вид мотивации Первого лица, это выделение ему процента от прибыли компании. И вообще, лучше предоставить людям возможность честно зарабатывать деньги, работая на благо компании, чем терпеть много большие убытки из-за воровства.
Второй организационный момент – это работа с коллективом: разъяснение перспектив, мотивация, переобучение, кадровые перестановки, и т.д.
Только решение этих вопросов на начальной стадии создания корпоративной информационной системы компании позволит создать новую эффективную систему автоматизированного управления компанией, повысить прибыль компании, ее капитализацию. В противном случае, если система и будет создана, она будет малоэффективной и может даже и убыточной.
Проект корпоративного информационного портала начинается с выбора продукта-платформы. Наиболее распространенными продуктами, используемыми для создания корпоративных порталов являются:
· IBM WebSphere Portal - единый комплекс для порталов электронного бизнеса, который объединяет и интегрирует взаимодополняющие компоненты;
· Microsoft SharePoint Server - оптимальное решение в области обеспечения сотрудничества и повышения производительности персонала;
· Oracle Application Server Portal - первый на рынке сервер приложений, позволяющий упростить управление приложениями, выполняемыми в распределенной вычислительной среде;
· SAP Enterprise Portal - гибкое решение, которое позволяет воспользоваться всеми информационными ресурсами предприятия.
Рассмотрим каждый продукт более подробно.
IBM WebSphere Portal
Стратегия IBM в области порталов состоит в том, чтобы предлагать организациям каркас порталов для электронного бизнеса – программный продукт WebSpherePortalServer (WPS). Это предложение предназначено для построения порталов в масштабе предприятия. Оно представляет собой простой в использовании горизонтальный каркас порталов е-бизнеса, который может работать с самыми разными типами внутреннего и внешнего бизнес-контента. WebSpherePortalServer может быть развернут как корпоративный портал электронного бизнеса для сотрудников, бизнес-партнеров и заказчиков, поддерживающий полный объем функций систем «бизнес-сотрудник», «бизнес-бизнес» и «бизнес-потребитель».
Это решение от IBM использует ряд хорошо зарекомендовавших себя продуктов этой компании. Конкретно, структура WPS основана на следующих продуктах: WebSphereAdvancedEdition, WebSpherePersonalization, EnterpriseInformationPortalV7.1, WebSphereEveryplaceSuite и программных продуктах LotusCorporation. Эта стратегия предоставит заказчикам, уже использующим названные компоненты, прогрессивный путь защиты развития своих вложений в информационные технологии.