· обеспечение доступа к корпоративной информации, в том числе к приказам, новостям, нормативно-справочным данным. И не только доступа, но и ознакомления "под расписку".
· управление и обеспечение коллективной работы.
· построение системы управления знаниями компании.
· интеграция приложений, превращение портала в единую точку доступа ко всем корпоративным системам компании [4, c. 238].
В таком широком понимании корпоративный портал B2E включает все частные виды порталов. Корпоративные порталы B2E иногда строят в публичной сети Интернет (или защищенной Интернет), но чаще в закрытых внутри корпоративных территориальных сетях Интранет (которые в основном используют закрытые каналы в Интернет) и закрытых корпоративных сетях Екстранет, к которым допускаются и пользователи, не являющимися сотрудниками компании.
Разработка корпоративного портала - это создание автоматизированной информационной системы, автономной или объединяющей все необходимые информационные ресурсы компании, автоматизированной системы подсистемы управления компанией на базе самых современных информационные технологий управления. Также к этому относится разработка программного комплекса, который обеспечивает защищенный персонифицированный web-интерфейс, посредством которого уполномоченные сотрудники компании и постоянные партнеры имеют доступ к требуемой им информации и приложениям в соответствии с правами разграничения доступа по корпоративной сети компании (Интранет) или по сети Интернет (защищенного Интернет) для обеспечения задач корпоративного управления и автоматизации бизнес-процессов. При этом соблюдаются все требования обеспечения безопасности: информационной безопасности, экономической безопасности.
При этом корпоративный портал будет обеспечивать круглосуточную работу в реальном времени во всех городах и странах, в любой точке земного шара, где есть Интернет-доступ, а спутниковый Интернет и мобильный Интернет практически снимает все допустимые границы.
Масштабы корпоративного портала распространяются от достаточно простой автоматизированной информационные системы расположенной на сервере компании или сайте Интернет, до крупных комплексов интегрирующих в единой информационной среде внутренние ресурсы всех территориально удаленных точек компании (их автоматизированные системы управления) или имеющих единую автоматизированную систему управления, расположенную на защищенном веб-сервере [3, c. 174].
Кроме того, корпоративный портал может разрабатываться и внедряться постепенно, охватывая задачи компании одну за другой.
Процесс создания корпоративного портала включает следующие этапы:
1. Аналитические исследования;
2. Технико-экономическое обоснование проекта;
3. Создание корпоративного портала, предварительные испытания;
4. Опытная эксплуатация, штатная эксплуатация.
Аналитические исследования
Цель этапа - уточненная оценка коммерческой эффективности создаваемого корпоративного портала, разработка концепции корпоративного портала, описание бизнес-процессов, выпуск проектной документации.
Совместные работы с подрядчиком
Первое, с чего начинается работа по созданию корпоративного портала, это с оказание помощи подрядчику в изучении самой компании, особенностей ее бизнеса и организации бизнес-процессов.
Затем, совместно с подрядчиком, предварительно формулируются:
- цели проекта создания корпоративного портала
- основные цели корпоративного портала
- задачи корпоративного портала
- укрупненные бизнес-процессы
В заключение выпускается техническое задание (ТЗ) на аван-проект - на аналитические исследования по созданию корпоративного портала и заключается договор на проведение работ.
Для простейших корпоративных порталов на данном этапе может быть выполнена также и часть работ аван-проекта и сразу выпущено ТЗ на разработку корпоративного портала (при этом часть невыполненных работ включается в ТЗ).
Описание бизнес-процессов компании
Это совместная работа Подрядчика и Заказчика. Описание бизнес-процессов может предоставить Заказчик и проводится их согласование с Подрядчиком и их оптимизация с учетом возможностей корпоративного портала. Или их разрабатывает Подрядчик и проводится их оптимизация согласование с Заказчиком с учетом традиций, возможностей и потребностей компании.
Контроль Подрядчика, согласование и утверждение материалов Аван-проекта
Работы по ТЗ проводятся, конечно, Подрядчиком, но Заказчик должен контролировать ход работ, согласовывать и утверждать промежуточные материалы по следующим основным направлениям:
1) Создание концепции корпоративного портала;
2) Определение требуемых разделов корпоративного портала (утверждение);
3) Формулирование организационно-технических требований к административной системе управления корпоративным порталом (утверждение);
4) Определение структуры корпоративного портала с учетом поставленных задач, требуемых бизнес-процессов;
5) Формулирование требований к дизайну;
6) Уточнение стоимости создания, внедрения и поддержки корпоративного портала;
7) Создание концепции развития корпоративного портала;
8) Создание концепции поддержки корпоративного портала.
Работа по данному этапу завершается:
- выпуском аналитического отчета
- выпуском проектной документации
- выпуском технического задания на создание корпоративного портала и заключением договора на проведение дальнейших работ [7, c. 198].
И только после проведения описанных выше работ можно приступать собственно к созданию корпоративного портала. И это будет не просто создание корпоративного портала, а создание требуемой Вам автоматизированной системы ведения бизнеса.
Технико-экономическое обоснование проекта.
Цель этапа - самая предварительная оценка (без участия Подрядчика) коммерческой эффективности проекта по созданию корпоративного портала и, при положительной оценке, принятие решения об его разработке.
Корпоративный портал является более доступной альтернативой покупным ERP, MPR, CRM автоматизированным системам управления компанией - системам автоматизации бизнес-процессов компании.
Приобретая покупную систему, Вам приходится перестраивать свои бизнес-процессы под процессы, заложенные в эту систему, что далеко не всегда оптимально. Кроме того, покупные системы в силу своей универсальности всегда избыточны, трудоемки и сложны в работе, требуют специально обученного персонала.
В отличие от этого корпоративный портал создается непосредственно под бизнес-процессы компании и обеспечивает максимальную простоту в работе. Он не требует специального клиентского программного обеспечения, достаточно любого браузера.
Стоимость создания корпоративного портала можно оценить только по конкретным расписанным бизнес-процессам, что в начале работы без проведения аналитических работ и участия Заказчика практически невозможно.
Можно дать оценку стоимости создания корпоративного портала следующим простым способом: его стоимость не должна превышать стоимость покупной ERP системы требуемого класса. В свою очередь эта стоимость определяется стоимостью покупных модулей (имеющуюся в прайс-листах компаний) умноженную на коэффициент равный 2,5-3, учитывающий настройку модулей и внедрение системы.
Эта стоимость для различных систем (от недорогих отечественных, до Navision и выше) и различной требуемой функциональности может составлять от $10.000 до $100.000 и выше [2, c. 20].
В то же время, заказные корпоративные порталы для автоматизации простых бизнес-процессов могут стоить всего от двух-трех тысяч долларов.
Таким образом, затраты, выделяемые на создание и внедрение заказного корпоративного портала можно предварительно оценить как стоимость внедрения покупной системы автоматизации. При этом, заказная система будем всегда более удобной и дешевой в эксплуатации. Т.е. стоимость обладания заказного корпоративного портала при данном подходе будет всегда заведомо ниже стоимости обладания покупной системы автоматизации.
В заключение данного раздела отметим, что системы автоматизации редко строятся с нуля (только для новых компаний). Всегда имеется как минимум бухгалтерская система, которая имеет жесткие регламентирующие рамки (которые к тому же постоянно меняются) и которую нецелесообразно создавать в виде модуля заказного корпоративного портала.
Доходная часть проекта
Данная оценка может проводиться только Заказчиком на основании экономического эффекта от автоматизации бизнес-процессов компании за счет:
- сокращения времени и снижения требований к квалификации персонала (уменьшение расходов на зарплату и накладные расходы, сокращение персонала);
- уменьшение ошибок в работе и связанных с этим потерь;
- сокращение времени прохождения бизнес-процессов;
- сокращение складских запасов, создания систем «just in time - точно в срок».
Этот перечень далеко не полный, каждая компания должна разработать свой, проанализировать их и дать оценку суммарной доходной части сайта.
Оценка экономической эффективности
В итоге остается оценить срок окупаемости проекта и ожидаемую прибыль, а также оценить, какое дополнительное повышение затрат можно допустить при создании корпоративного портала.
Вооружившись всеми этими оценками можно принимать решение о начале проекта по созданию корпоративного портала, разработать технико-экономические требования и выходить на Подрядчика.
В заключение раздела отметим известную аксиому: "Все вложения в бизнес являются рискованными" и следствие из нее: "Кто не рискует, тот ничего и не получает". А для того, чтобы риск был минимален как раз и требуется тщательное проведение данного этапа [14].