11. Осуществлять контроль правил продажи и отпуска медикаментов в соответствии с действующим положением и нормативно-технической документацией.
12. Организовать выполнение сотрудниками аптеки требований по оформлению торгового зала в соответствии с требованиями мерчендайзинга (выкладка товара, наполняемость полок, витринные ценники, рекламные материалы, сезонные товары и т.д.)
13. Организовать активное участие сотрудников аптеки, во всех проводимых Компанией рекламных акциях.
14. Принимать активное участие в проводимых обучающих семинарах по активизации продаж, консультации клиентов, продвижению линий и марок парафрмацевтической продукции, в семинарах фирм-производителей медицинской продукции.
15. Контролировать соблюдение сотрудниками аптеки санитарного режима на своих рабочих местах, фармацевтического порядка, правил внутреннего трудового распорядка.
16. Систематически знакомить сотрудников аптеки с приказами, инструкциями и другими материалами, регламентирующими работу аптеки.
17. Организовать и контролировать своевременное прохождение сотрудниками аптеки медицинского осмотра и аттестационных курсов повышения квалификации в соответствии с действующими требованиями.
18. Контролировать рациональное использование производственного оборудования, приборов, элктронно-вычислительной техники, инвентаря аптеки, за его состоянием и своевременным ремонтом.
19. Обеспечить соблюдение правил и инструкций по охране труда, производственной санитарии и пожарной безопасности, подчиненными ему сотрудниками.
20. Организовать и контролировать соблюдение необходимых условий для обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей в аптеке.
21. Организовать и контролировать сроки годности лекарственных средств и ИМН, не допуская необоснованного списания медикаментов с истекшим сроком годности.
22. Контролировать наличие списков препаратов с ограниченным сроком годности на рабочих местах специалистов.
23. Вести делопроизводство в аптеке.
24. Организовать и контролировать учет рабочего времени сотрудников аптеки, утверждать график работы сотрудников аптеки, утверждать график отпусков сотрудников ( равномерно в течение календарного года).
25. Обеспечить соблюдение сотрудниками аптеки правил торговли.
26. Рассматривать заявления, жалобы граждан в установленном законодательством порядке, и принимать по ним решения.
27. Оказывать в случае необходимости первую неотложную медицинскую помощь.
28. Осуществлять общее руководство по гражданской обороне.
29. Организовать сотрудников аптеки на проведение плановых и внезапных инвентаризаций.
30. Соблюдать в работе принципы фармацевтической деонтологии, морально-правовых норм профессионального общения.
31. Проводить информационную работу.
5. Права
Заведующий аптекой имеет право:
1. Действовать от имени аптеки во взаимоотношениях с иными организациями и органами государственной власти.
2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3. Запрашивать от работников необходимые информацию и документы.
4. Давать работникам обязательные для исполнения указания.
5. Вносить на рассмотрение директора организации представления о назначении, перемещении и освобождении от занимаемых должностей работников аптеки; предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
6. Принимать участие в работе совещаний, конференций, секций, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к профессиональной компетенции.
6. Ответственность
Заведующий аптекой несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4. За причинение вреда здоровью человека - в пределах, определенных действующим уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
7. Взаимозаменяемость
1. Во время отсутствия администратора аптеки (отпуск, болезнь, командировка) его обязанности выполняет руководитель отдела закупок, в соответствии с должностной инструкцией.
2. При производственной необходимости и по указанию руководства администратор аптеки:
· заменяет в работе любого специалиста аптеки,
· выполняет другие работы, соответствующие квалификации и состоянию здоровья.
8. Контакты
1. С клиентами.
2. С персоналом своего отдела.
3. Поддерживает связь с персоналом главного управления.
4. С поставщиками и субподрядчиками.
2.5 Система управления развитием предприятия
2.5.1 Совершенствование методов менеджмента
Исходя из того, что предприятие использует экономические методы управления – хозяйственный расчет и самофинансирование, которые в свою очередь предусматривают не только новые права руководителя, но и высокую ответственность его перед собственником и трудовым коллективом, нами были разработаны предложения по совершенствованию методов менеджмента:
1) руководитель аптеки, как главный управляющий, должен добиваться поставленных целей деятельности, удовлетворяющие современному состоянию общественных и индивидуальных потребностей в фармацевтической помощи, обеспечивать предприятие их достижением с надлежащим качеством и создавать резервы, способствующие продолжению успешной деятельности;
2) для успешного руководства людьми директор должен знать чего хотят и чего не хотят его подчиненные, каковы внешние и внутренние мотивы их поведения, как можно воздействовать на них и каких результатов от них ожидать. Исходя из этого, директор должен формировать определенную мотивационную структуру поведения подчиненных. Развивать у них желательные мотивы и ослаблять нежелательные;
3) руководитель аптеки должен уметь правильно интерпретировать ситуацию. Необходимо правильно определить, какие факторы являются наиболее важными в данной ситуации и какой вероятный эффект может повлечь за собой изменение одной или нескольких переменных;
4) предприятие должно использовать новейшие информационные и управленческие технологии, что позволит максимально автоматизировать и компьютеризировать деловые процессы;
5) должен развиваться, повышаться и совершенствоваться профессионализм трудового коллектива и руководителя, управляющего этим коллективом;
6) на предприятии должно происходить формирование надежных коммуникаций, позволяющих своевременно обеспечивать всех работников предприятия необходимой информацией, поддерживать надлежащий уровень обмена ею, благоприятный морально-психологический климат;
7) должны быть усовершенствованы методы обработки информации и принятия решений (ускорение разработки, совершенствование порядка доведения, контроля над их исполнением);
8) на предприятии должны внедряться методы по формированию благоприятного морально-психологического климата в коллективе, по развитию доброжелательных отношений между руководителем и подчиненными, оказанию им помощи;
9) должны быть четко разработаны административные методы воздействия на работников предприятия, выступающие в форме обязательных предписаний (приказов, распоряжений), либо рекомендаций (консультаций, разъяснений);
10) на предприятии должна повышаться материальная заинтересованность работников в деле самостоятельного поиска оптимальных решений и принятии на себя ответственности за их результаты.
2.5.2 Радикальное совершенствование бизнес – процессов на базе информатизации
Целый ряд ключевых мер оптимизации бизнеса потребует от многих (если не большинства) российских аптек радикального улучшения своей информационной системы. Прогнозирование спроса и управление запасами на базе компьютерного статистического прогноза. При типичном для средней аптеки ассортименте порядка 1500-2000 и более позиций оптимального уровня дефектуры и запасов по каждой позиции можно достичь только посредством статистической компьютерной модели.
Хорошая компьютерная модель должна, в частности, обеспечивать:
1. интеграцию показателей внутринедельной динамики и сезонности, как по истории собственных продаж, так и по показателям динамики рынка, полученным из других источников (отраслевая статистика, данные дистрибьюторов)
2. дифференциацию уровня запасов в соответствии с приоритетами ассортиментных позиций:
· для нескольких сот «верхних» бестселлеров - уровень запасов, не допускающий дефектуры с вероятностью, очень близкой к 100% (в т.ч. с учетом негативного «системного» влияния дефектуры бестселлеров на посещаемость аптеки)
· менее приоритетные позиции могут иметь значительно меньший уровень обеспеченности запасами, определяемый из стандартных логистических критериев (обеспечение среднего спроса и т.п.).
Оптимизация ширины ассортимента на базе анализа рентабельности в разрезе артикулов. Хотя «верхняя тысяча» позиций обычно обеспечивает около 90% оборота аптеки, в большинстве случаев ассортимент городской аптеки для удовлетворения спроса и обеспечения конкурентоспособности должен быть в 2-3 раза шире. Для заметной доли городских аптек (в основном проходимых) целесообразен и существенно более широкий ассортимент.
Вместе с тем, чрезмерное раздувание ассортимент влечет за собой затоваривание и падение прибыльности. Лишь часть нерентабельных позиций - обычно в пределах ~5-10% ассортимента - может удерживаться в ассортименте: по имиджевым соображениям, новая продукция на период апробации, из-за требований ключевых поставщиков и т.п. Эффективный верхний предел ширины ассортимента определяется рентабельностью позиций: большинство артикулов должны быть рентабельными. Соответственно, информационная система должна обеспечивать возможность анализа рентабельности каждого артикула.