Стратегия совершенствования информационной сферы в предпринимательстве (стр. 17 из 21)

3.4 Совершенствование информационной системыООО «Арго»

В последнее время в России активно развивается новое направление автоматизации предприятий - системы для оптовой и розничной торговли. Эти системы не только полностью обеспечивают автоматизацию чисто бухгалтерских проблем, но и помогают осуществить оперативное управление деятельностью торговой организации. Сегодня уже можно говорить о сложившейся особой, отличной от традиционных бухгалтерских комплексов, сфере информатизации - автоматизированных торговых системах.

Предприятия торговли вообще и розничной торговли, в частности, не относятся к числу отраслей, особо чувствительных к информационным технологиям. Тем не менее, предприятии розницы одни из самых активных ИТ-заказчиков в торговле. По итогам 2006 года затраты на ИТ (включая внутренние ИТ-затраты и расходы на телекоммуникационные услуги) составили около 4,7 млрд.руб., что соответствует доле 1,6% в общих затратах на ИТ в экономике и доле в 1,5% в валовой прибыли отрасли. Предприятия остальных секторов торговли инвестируют в ИТ гораздо меньшую часть прибыли: предприятия общественного питания — 1,3% от валовой прибыли, автодиолеры — около 1%, оптовики — чуть более 0,6%

Относительно высокий объем и устойчивый рост ИТ-расходов в секторе розничной торговле является заслугой продолжающих расти торговых сетей, которые аккумулируют в своих штаб-квартирах огромные финансовые ресурсы. Крупным сетям нужны и стандартные ИТ (минимально необходимые для торгового павильона современного уровня), и более «продвинутые» технологии — нормальные для Запада, но экзотические пока для России (рис. 9).

Рис. 9. Темпы информатизации сектора розничной торговли

Потребность в большинстве стандартных ИТ диктуется расширением сетей, через взаимопоглощения и экспансию в регионы. В этой связи необходимо внедрение систем, обеспечивающих оперативный доступ к единой, обновляемой on-line, информационной базе, что позволяло бы повысить эффективность и эффективность взаимодействия внутри сети, а также в связях с поставщиками. Для розницы особенно важны технологии хранения данных и системы аналитической обработки информации, так как данные о состоянии в различных точках сети и на рынке быть доступны «час-в-час». Отдельный упор в последнее время делается на внедрении единой (для торговой сети) корпоративной мультисервисной телекоммуникационной сети, обслуживаемой одним оператором и обеспечивающей передачу разнородного трафика (звук, видео, Интернет, количественные данные и т.д.).

Есть и экзотические технологии, пока не нашедшие ещё применения в отечественных магазинах — это автоматизированное обслуживание покупателя, когда ИТ, считывая штрих-код, выбранного покупателем товара, показывает месторасположение в торговом павильоне аналогичного (близкого по стилю, стоимости, размеру или иным параметрам) товара. В результате покупателю может быть без особых временных и трудо- затрат предложен целый набор близких по характеристикам товаров на выбор. Другой вариант, столь же экзотической пока для российских магазинов и российского покупателя ИТ, — приложения на базе беспроводного Интернета, позволяющие покупателям, не покидая места рядом с полкой, на которой лежит понравившийся товар, выйдя в сеть, сравнить цены на него со средними ценами по другим торговым сетям, в других магазинах, районах и т.п.

Как бы ни были экзотичны многие из перечисленных технологий для российской культуры обслуживания и потребления, динамика ИТ-затрат свидетельствует о том, что предприятия розницы, похоже, входят во вкус. Затраты на ИТ технологии растут с каждым годом. Соответственно и уровень обслуживания, спектр предоставляемых услуг, маркетинговая политика розничных сетей все теснее взаимодействуют с рынком информационных технологий. На сегодняшний день, ни одна крупная российская розничная сеть не может обойтись без ИТ в своей повседневной работе.

В отечественной практике есть множество примеров неудачных процессов автоматизации, когда вместо сокращения объемов ручного труда, в результате такой автоматизации пришлось увеличивать количество обслуживающего персонала или система остается не востребованной заказчиком. Причины таких неудач, в первую очередь, кроются в невнимательности руководства компании к проекту внедрения. Следующие «по популярности» факторы неудач это отсутствие целей проекта и неформализованность бизнес-процессов компании то есть по сути отсутствие предпроектного обследования компании.

А среди факторов успеха выделяется заинтересованность менеджмента компании во внедрении системы. Это и участие руководства, и соблюдение плана внедрения, а также грамотная постановка целей и задач внедряемой системы, ну и само собой проведение обследование компании на наличие хаоса в бизнес-процессах, вместо того чтобы пытаться автоматизировать хаос.

Имеется два разных класса бизнес-задач, решаемых при внедрении автоматизированных систем.

Один класс задач - это обеспечение эффективного принятия и исполнения решений, то есть обеспечение ключевых лиц, принимающих решения, полной, оперативной и удобной для использования информацией, необходимой им для принятия решений и контроля за их исполнением. При этом ключевые лица - это не обязательно высший менеджмент. Это могут быть и рядовые сотрудники, в том случае, если от правильности и четкости выполнения ими своих обязанностей существенно зависят показатели деятельности компании. Для этого класса задач первоочередной задачей является создание и поддержка единого информационного пространства организации, интегрирующего, по возможности, всю корпоративную информацию и позволяющего презентовать ее в удобном для использования виде. К этому же классу примыкает такая бизнес-задача, как уменьшение зависимости компании от конкретных персоналий, что требует максимально возможного отчуждения существенной информации.

Имеется также другой класс задач - снижение операционных издержек за счет автоматизации рутинных операций, повышения производительности труда и внедрения автоматизированных систем контроля исполнения. Этот класс задач решается путем создания комплекса автоматизированных рабочих мест (АРМ), обеспечивающих максимально возможный сервис их пользователям.

Но, тем не менее, эти классы задач нужно разделять, так как от того, какие задачи признаются приоритетными, зависит как раз та последовательность разработки и внедрения.

Традиционные методологии внедрения информационных систем предполагают достаточно длительный процесс внедрения, включающий в себя предпроектное обследование и разработку Технического Задания (ТЗ) как отдельного этапа работ, утверждаемого Заказчиком.

Предпроектное обследование предметной области предусматривает выявление всех характеристик объекта и управленческой деятельности в нем, потоков внутренних и внешних информационных связей, состава задач и специалистов, которые будут работать в новых технологических условиях, уровень их компьютерной и профессиональной подготовки как будущих пользователей системы.

Для успешной автоматизации управленческих работ всесторонне изучаются пути прохождения информационных потоков как внутри предприятия, так и во внешней среде. Анализируется, классифицируется и группируется внутренняя и внешняя информация по источникам возникновения, рабочим местам исполнителей, экономическим характеристикам, объему и назначению, выявляются и разрабатываются схемы движения и функционирования информационных потоков, моделируются взаимосвязи элементов реальной управленческой деятельности внутри объекта и его поведение с контрагентами

Результаты предпроектного обследования сводятся в документ ТЗ на проектирование, где содержит полный перечень и описание подтвержденных пользователем (заказчиком) и подлежащих переводу на новую ИТ работ. Существуют государственные стандарт ГОСТ 34.602-89 на разработку ТЗ, а также стандарт на разработку информационных систем ГОСТ 34.601-90на стадии создания.

Проекты по внедрению на предприятии системы электронного документооборота не являются сверхъестественными и уникальными и не имеют ничего общего с проектами разработки сложных технических систем и узлов – функции документооборота достаточно стандартизованы и .зачастую необходимости в разработке детального и формализованного ТЗ нет – обычно достаточно описать в свободной форме компактные и неформальные требования заказчика, в которых перечисляются автоматизируемых функции и документы.

Следующая стадия — техническое и рабочее проектирование. На этой стадии формируются проектные решения по функциональной и обеспечивающей частям ИС. Подготавливаются классификаторы и носители данных, моделируется размещение информации в базе данных, включая элементы входных, промежуточных и выходных информационных составляющих, разрабатываются методы контроля и защиты данных.

Стадия внедрения ИС предполагает обучение всех категорий пользователей работе в новой технологической сфере, апробацию предложенных проектных решений в течение определенного периода, достаточного для освоения пользователями методики работы на новом АРМ.

После завершения этапа внедрения начинается стадия эксплуатации, т.е. живая работа системы в эксплуатационном режиме, который, однако, не исключает по мере надобности корректировок целевых функций и управляющих параметров включенных в нее задач. Возможность такого уточнения должна быть предусмотрена на этапе проектирования, являясь неотъемлемым свойством самой постановки управленческих задач.