Автоматизированные системы позволяют также вести разного рода статистику. Собирая ее, система автоматизации позволяет формировать отчеты произвольной формы – той, которая наиболее подходит руководителю магазина или сети магазинов. Возможна и аналитика – например, система может рассчитывать рекомендуемое количество товара для заказа поставщику с учетом скорости продаж этого товара, сезонных колебаний, дней недели и срока приезда поставщика. Другим популярным видом аналитики являются различные отчеты по прибыльности товаров.
Все хотят меньше тратить и больше зарабатывать. В условиях растущей конкуренции автоматизация торговых процессов позволяет добиваться этих целей через оптимизацию товарных запасов и увеличение прибыльности квадратного метра торговой площади. Это становится возможным только при условии полной централизации управления сетью магазинов.
Автоматизация торговли (как и других отраслей) строится с учетом задач, которые нужно решать в автоматическом режиме. Поэтому определяющим решением здесь является выбор ключевого элемента – программы автоматизации торговли. После того как этот выбор сделан, можно заказывать и «железную» часть – кассы, POS-терминалы, весы, принтеры и так далее.
Процесс запуска автоматизированного торгового предприятия занимает около месяца, причем самый долгий этап – это обучение персонала, который будет работать с ней.
Согласно опросу компаний-интеграторов, проведенном «КС», средняя цена оснащения одного рабочего места автоматизированной системой равна $800, и это только программная часть. Таким образом, средний проект (пять рабочих мест и три-четыре кассы) будет стоить около $10 тыс. с учетом стоимости всего необходимого оборудования. При использовании более дорогих терминалов стоимость может возрасти до $20 тыс.
Цена неуспеха гораздо выше, и здесь довольно много подводных камней. – Поэтому перед тем как обратиться к компаниям-интеграторам, руководству торговой сети необходимо взвесить все плюсы и минусы, определить, какие именно бизнес-процессы компании должны быть автоматизированы, а также сформулировать критерии, по которым можно будет оценить успешность внедрения информационной системы. Кроме того, выбирая интегратора, выбираешь и ИС, поскольку наши интеграторы зачастую просто ставят тот продукт, который имеют (в основном один, без выбора).
Свой штат программистов, который обслуживал бы систему, необходим в любом случае. Но обращаться к компаниям-интеграторам необходимо, поскольку только они смогут учесть все особенности бизнес-процессов на предприятии перед установкой системы.
Стандартная автоматизированная система магазина состоит из двух основных частей: подсистемы обслуживания покупателей и подсистемы складского учета. Постоянно взаимодействуя между собой, они обмениваются информацией о ситуации на складе или на прилавках магазина. Подсистема обслуживания покупателей выполняет загрузку из подсистемы складского учета информации об остатках товаров, работает со списком дисконтных карт для предоставления покупателям скидок, регистрирует продажи товаров, формирует отчеты и так далее.
Подсистема складского учета оформляет складские, а также различные финансовые документы, формирует отчеты и взаимодействует с подсистемой обслуживания покупателей.
Система автоматизации торговли позволяет повысить эффективность всех бизнес-процессов. Так, переход к полной автоматизации позволяет повысить прибыль торгового предприятия в среднем на 30–40%».
В целях улучшения работы розничных торговых предприятий и усиления защиты интересов покупателей с учетом региональных особенностей на территориях крупных городов, областей и т.п. утверждены и действуют правила работы предприятий, осуществляющих розничную торговую деятельность. Они определяют в соответствии с действующим законодательством, постановлениями Правительства Российской Федерации, а также постановлениями и распоряжениями региональных органов власти порядок розничной торговли на предприятиях, осуществляющих торговую деятельность на соответствующей территории независимо от их организационно-правовых форм, форм собственности и форм торговли.
В общих положениях этих правил определены основные задачи предприятий розничной торговли, их обязанность иметь лицензию на право торговли определенной группой товаров. Торговое предприятие должно иметь вывеску с указанием товарного профиля и его организационно-правовой формы, фирменного наименования.
Правилами работы предприятий розничной торговли установлено, что товарный профиль и тип предприятия определяется его Уставом. Изменение товарного профиля должно осуществляться по согласованию с органами местной администрации. По согласованию с последними устанавливается и режим работы предприятия.
При закрытии предприятия на обеденный перерыв или по окончании рабочего дня кассиры прекращают работу в точном соответствии с установленными часами работы торгового предприятия, но покупатели, имеющие на руках кассовые или товарные чеки, должны быть обслужены.
В магазине самообслуживания все покупатели, находящиеся в торговом зале при закрытии их на обед или по окончании работы, должны быть обслужены.
Закрытие предприятия на санитарный день, ремонт, переоборудование и т.п. должно согласовываться с органами местной администрации, о чем покупатели заблаговременно (обычно за 5 дней) оповещаются специальным объявлением, в котором следует указать адрес ближайшего предприятия, торгующего аналогичным товаром.
Средства измерений в соответствии с установленными требованиями и в установленном порядке должны подвергаться обязательной поверке органами Государственной метрологической службы не реже одного раза в год и удостоверяться соответствующим клеймом и свидетельством о поверке на каждый прибор. Соответствующие документы должны находиться у администрации магазина и предъявляться по первому требованию покупателей, а также лиц, уполномоченных для проверки.
В магазине должна быть представлена следующая информация:
· указатели расположения отделов, секций или продаваемых товаров;
· фамилии и инициалы работников торгового зала на рабочих
· местах или нагрудных знаках;
· перечень и стоимость оказываемых покупателям услуг;
· текст Закона Российской Федерации «О защите прав потребителей»;
· правила, регламентирующие торговую деятельность и продажу отдельных видов товаров;
· о внеочередном обслуживании отдельных категорий граждан;
· адреса и телефоны местных органов администрации.
На доступном для покупателей месте должна находиться книга отзывов и предложений, пронумерованная, Прошнурованная, заверенная соответствующей подписью и печатью.
В правилах работы розничных торговых предприятий следует также определить:
· основные положения, связанные с приемкой, хранением и подготовкой товаров к продаже;
· порядок продажи товаров;
· требования, предъявляемые к продавцам;
· контроль за работой розничных торговых предприятий.
Принятые по количеству и качеству товары приходуются в день их поступления по фактическому наличию. В случае невозможности оприходования товара датой его фактического поступления из-за вызова эксперта, проверки цены, качества в товарном отчете должна быть сделана отметка о поступлении товара с указанием поставщика, посредника (продавца), общей стоимости товара в отпускных (оптовых) или закупочных ценах, а также причины невозможности оприходования.
Хранение товаров должно быть организовано с учетом строгого соблюдения основных принципов товарного соседства, сани-, тарных и других правил, а также соответствующих режимов.
Перед поступлением в торговый зал товары должны быть подготовлены к продаже.
Продажа товаров должна осуществляться всем гражданам на общих основаниях. Отдельные категории населения должны обеспечиваться льготами, предоставленными законодательством.
Запрещается продажа несовершеннолетним алкогольных напитков, пива, табачных изделий и игральных карт.
Продажа продовольственных и непродовольственных товаров, для которых установлены специальные правила торговли, должна осуществляться с соблюдением этих правил.
На все реализуемые товары, подлежащие сертификации, предприятия торговли должны иметь сертификаты установленной формы, выданные уполномоченными на то органами. Они должны удостоверять качество товаров, их безопасность для жизни и здоровья людей.
Запрещена продажа товаров с истекшими сроками реализации.
Товары, на которые органами местной администрации установлены нормы отпуска, должны продаваться с соблюдением этих норм.
Запрещается обусловливать продажу одних товаров обязательным приобретением других.
В магазинах, торгующих продовольственными товарами, на доступном месте в торговом зале должны быть установлены контрольные весы, контрольные мерные устройства (кружки, мензурки и т.п.), а в магазинах, торгующих тканями, – контрольные метры.
Покупателю должно быть предоставлено право проверки правильности цены, веса и меры отпущенных ему товаров, а также сроков хранения продовольственных товаров и наличие сертификата. Администрация магазина обязана создать для этого необходимые условия.
Отобранные покупателем непродовольственные товары могут храниться на контроле (с обязательной отметкой в товарном чеке о времени их выписки) до оплаты не более часа.
Магазин должен предоставлять покупателю возможность оставлять на хранение оплаченные крупногабаритные и тяжеловесные товары на срок до 3-х суток.