Таким образом, первичные учетные документы должны составляться по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, или по формам, самостоятельно разработанным организацией с соблюдением требований действующего законодательства о наличии обязательных реквизитов.
Ведение данных документов по учету труда и его оплаты обязательно для всех работодателей. Данные документы могут запросить представители Федеральной инспекции труда при проверке выплаты заработной платы.
Наличие указанных форм по учету труда и его оплаты, правильность их заполнения могут также стать объектом контроля при проверке правомерности отнесения затрат по оплате труда на себестоимость продукции, проводимой представителями Федеральной налоговой службы.
В случае выявления нарушений организацию и (или) ее должностных лиц могут привлечь к ответственности за совершение налогового правонарушения.
Так, отсутствие в организации унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", а также отсутствие в первичных учетных документах какого-либо из обязательных реквизитов в соответствии с п. 3 ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) квалифицируются как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.
По указанным основаниям в соответствии со ст. 120 НК РФ к организации могут быть применены следующие меры ответственности:
1. Если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, то это влечет взыскание штрафа в размере пяти тысяч рублей.
2. Те же деяния, если они совершены в течение более одного налогового периода, влекут взыскание штрафа в размере пятнадцати тысяч рублей.
3. Те же деяния, если они повлекли занижение налоговой базы, влекут взыскание штрафа в размере десяти процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее пятнадцати тысяч рублей.
Кроме того, согласно требованию нормы в ст. 136 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) работодатель должен при выплате заработной платы обеспечить каждому работнику получение расчетного листка.
"Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов" (ст. 136 ТК РФ).
Расчетный листок, как мы уже отмечали, должен информировать работника о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
В противном случае при отсутствии расчетного листка или неполной информации в нем о составе заработной платы работодателя и должностных лиц могут привлечь к ответственности за нарушение законодательства о труде и об охране труда по ст. 5.27 КоАП РФ.
Рассмотрим порядок оформления некоторых документов подробнее.
Приказы по личному составу являются важнейшими документами, составляемыми в процессе документирования трудовых отношений.
ТК РФ прямо предусмотрено, что прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя (ст. 68 ТК РФ), прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (ст. 84.1 ТК РФ), обязательно издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ).
Приказами по личному составу оформляют также: перевод работников, предоставление им отпусков, командирование, изменение условий оплаты труда, присвоение разрядов, изменение биографических данных, поощрения, изменение режима рабочего времени (например, приказы о привлечении к работе в выходные дни, о предоставлении неполного рабочего дня, неполной рабочей недели и другое).
Большинство приказов по личному составу имеют унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России N 1.
Приказы по личному составу, не имеющие унифицированной формы, например об изменении биографических данных работника, о наложении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор), могут составляться в произвольной форме с учетом обязательных реквизитов для данных документов.
Приказы по личному составу служат основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, личные карточки (форма N Т-2), лицевые счета (формы N Т-54, N Т-54а) работников и другие кадровые документы. Они являются документальным основанием для расчета заработной платы (при приеме на работу, прекращении трудового договора), командировочных расходов, выходного пособия при увольнении, выплаты премии, оплаты отпуска.
Формулировка приказа должна строго соответствовать действующему трудовому законодательству. Так, при увольнении - причина увольнения обязательно указывается в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона. При поощрениях и дисциплинарных взысканиях - в приказе обязательно указываются причина и вид поощрения или взыскания согласно ст. ст. 191, 192 ТК РФ.
Приказы по личному составу, согласно требованию ТК РФ, обязательно доводятся до сведения работника под роспись.
Кроме того, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии приказов: о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы и других документов, связанных с работой. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (ст. 62 ТК РФ).
Штатное расписание имеет важное значение для определения размера оплаты труда работника.
Штатное расписание - локальный нормативный акт, в котором закрепляется перечень структурных подразделений, должностей, а также количество штатных единиц по каждой должности, должностной оклад, надбавка, месячный фонд заработной платы, как по отдельным должностям, так и в целом.
Штатное расписание является обязательным кадровым документом.
Форма штатного расписания (форма N Т-3) утверждена Постановлением Госкомстата России N 1.
Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им на это лицом.
В случае изменения размера окладов (тарифных ставок), надбавок изменения в штатное расписание вносятся также приказом (распоряжением) руководителя или уполномоченным им на это лицом.
Группа документации по учету рабочего времени и расчетов с персоналом образуется в процессе документирования учета рабочего времени и расчета соответствующего вознаграждения за труд.
Согласно ст. 91 ТК РФ рабочее время - это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени.
Законодатель возлагает на работодателя обязанность вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.
Для учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником применяются: табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12) и табель учета рабочего времени (форма N Т-13).
При ведении табеля учета использования рабочего времени целесообразно руководствоваться следующими правилами:
- Учет использования рабочего времени может проводиться по организации в целом либо отдельно по структурным подразделениям.
- Включение работника в табель и исключение из него производится на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя.
- Табель составляется в одном экземпляре, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию для расчета заработной платы.
- Отметки в табеле о причинах неявки на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и другие производятся только на основании надлежаще оформленных документов. Такими документами являются листки нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и другие документы.
Если ведется раздельный учет рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, то в форме N Т-12 допускается применение раздела "Учет рабочего времени" в качестве самостоятельного документа и раздел "Расчет с персоналом по оплате труда" не заполняется. Форма N Т-13 применяется только для учета рабочего времени.
Затраты рабочего времени учитываются в табеле либо методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, либо путем регистрации только отклонений, то есть неявок, опозданий, сверхурочных часов и тому подобного.
При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и другое), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.
Обратите внимание! При ведении табеля учета использования рабочего времени необходимо учитывать особенности регулирования продолжительности рабочего времени для некоторых категорий работников и его оплаты, установленные трудовым законодательством.