Данные по каждому синтетическому счету, а в их пределах - по каждому субсчету и статье аналитического учета формируются путем постепенного накапливания их во внешней памяти персонального компьютера, куда записывается первичная информация или производная, полученная при решении задач. Периодическая и годовая отчетность могут составляться в регламентно-запросном режиме в условиях автоматизации, что позволит пользователю получить интересующие его сведения на любой момент времени. Это особенно важно в связи с требованием повышения оперативности получения отчетных данных.
При создании подсистем в системе бухгалтерского учета информация будет репрезентативной в целях адекватного отражения свойств объекта, иметь ключевое значение, поскольку любая деятельность, ориентированная на удовлетворение потребностей потребителей, базируется на знании конкретной ситуации, сложившейся на рынке. В условиях автоматизации этот процесс ускоряется и совершенствуется.
В целом учетные задачи характеризуются массовостью информации при низком коэффициенте сложности расчетов - это типичные задачи обработки данных, где система информационных потоков должна быть четко встроена в общую систему информационных потоков организации.
Кроме того, при использовании информационных систем в бухгалтерском учете можно с помощью отчетной информации установить иерархическую взаимосвязь различных уровней управления.
Следующим этапом в построении АИСБУ является организация автоматизированных рабочих мест (АРМ).
Функционирование автоматизированных информационных систем в экономике не ограничивается только сбором фактических данных, а может использоваться и для анализа данных, обоснованности вариантов решений на базе разнообразных сведений о рынке, регионе, конъюнктуре, фирме, экономике, трудовых и материальных ресурсах. Автоматизированное рабочее место позволит комплексно решить вышеназванные задачи.
Было бы неполным раскрытие рассматриваемой проблемы, если не остановиться на вопросе целесообразности построения вычислительных сетей – локальных, региональных и глобальных – с выделенными серверами, на которых загружена сетевая операционная система с большим многозадачным режимом выполнения работ, обеспечивающая обслуживание рабочих станций пользователей и администрирование сетевых процессов.
Функционирование АРМ может дать эффект только при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и аппаратными средствами обработки информации, включая информационные коммуникации, ядром которых является компьютер. Лишь тогда АРМ станет не только средством повышения качества информации, производительности труда и эффективности управления, но и комфортности специалистов.
Средства АРМ можно направить, например, на межмашинный обмен информацией с банками в рамках системы "клиент - банк". Эта услуга предлагается тем банком, который обслуживает расчетный счет данной организации, и представляет возможность управлять этим счетом, создавать платежные поручения и передачу их в банк, получать выписки из расчетного счета и др. В целях защиты передаваемых данных предусматривается использование средств защиты информации.
Проблема обоснования применения АИСБУ была бы не в полной мере решена, если не увязать ранее названные этапы с программным обеспечением, что свидетельствует о необходимости востребования соответствующих программных продуктов, например таких как «Комплексная система бухгалтерского учета». Ее особенность – модульное построение, где просматривается ответственность каждого модуля за выполнение функций определенного участка бухгалтерского учета. Все модули взаимосвязаны, что позволяет составлять сводные отчетные документы. Обычно подобные комплексы включают в свой состав следующие модули: «проводка - главная книга – баланс», учет труда и заработной платы, учет основных средств, учет основных фондов, учет готовой продукции, учет затрат на производство, анализ финансового состояния организации и прочее. Такие системы позволяют подключать новые модули и таким образом расширять комплекс и его функциональные возможности. При этом необходимо соблюдать условие взаимосвязанности всех компонентов системы.
Для решения вопроса о выборе программных продуктов в целях создания АИСБУ можно выделить следующие системы: Audit Expert, Microsoft Dynamics Ax, «КомТех», «КИС – Димас», «Турбо – бухгалтер».
Audit Expert – аналитическая система диагностики, оценки и мониторинга финансового состояния одного или группы предприятий на основе данных финансовой и управленческой, в том числе консолидированной отчетности.
Audit Expert ориентирован на финансово-экономические службы крупных компаний, банки и аудиторские фирмы, госорганы, контролирующие финансовое состояние подведомственных организаций. Audit Expert выпускается в версиях Standard и Premium.
Основные возможности системы:
· экспресс анализ финансового состояния предприятия;
· коэффициентный анализ;
· анализ операционных и финансовых рисков;
· регламентируемый финансовый анализ;
· анализ возможных финансовых стратегий;
· оценка кредитоспособности заемщика. Скоринговые методики финансового анализа;
· сравнительный финансовый анализ и рейтингование;
· консолидация финансовой отчетности;
· реализация собственных методик финансового анализа;
· автоматические экспертные заключения и настраиваемые отчеты;
· автоматизация работы с большими объемами информации, мультивалютность.
Microsoft Dynamics AX — одно из решений для управления предприятием (ERP-систем), которые поставляет подразделение Microsoft Dynamics корпорации Microsoft. В основе Dynamics Ax заложены самые современные западные технологии управления и высокотехнологичные решения, позволяющие эффективно управлять предприятием. Система позволяет быстро масштабировать бизнес компании. Благодаря гибкой и безопасной среде разработки система может быть достаточно просто доработана под уникальные потребности конкретного заказчика. Ax — это эффективный и мощный инструмент получения новых конкурентных преимуществ в условиях быстро меняющегося рынка. Использование системы помогает компаниям расширить свои возможности и преодолеть традиционные ограничения бизнеса. Благодаря широкому спектру функциональных возможностей, оптимальному соотношению цена/качество, масштабируемости, возможности работать через Internet, эффективной методологии внедрения и высокому уровню поддержки Dynamics Ax приобретает все большую популярность среди средних и крупных компаний.
Комплексная модульная система Comtec for Business под Windows предназначена для решения задач бухгалтерского и управленческого учета на предприятиях различного профиля деятельности.
Основные достоинства системы:
· функциональная полнота. Наличие готовых решений, соответствие текущему законодательству РФ;
· простота и доступность для неподготовленного пользователя;
· уникальные возможности по настройке на “свою” технологию учета;
· сквозная аналитика – от первичного документа;
· удобный и наглядный табличный интерфейс с возможностью групповой обработки данных;
· СУБД Sybase SQL Anywhere в архитектуре клиент-сервер обеспечивает высокую надежность и скорость обработки больших объемов данных;
· разграничение прав доступа вплоть для каждой колонки любого справочника и документа;
· сервисное обслуживание с обновлениями через Интернет и постоянное развитие системы.
Базовый комплекс Бухгалтерии включает:
· хозяйственные операции, документы для банка и кассы, счета-фактуры, книги продаж и покупок, основные средства, инвентарь (МБП), нематериальные активы, кадры, зарплата c Единым социальным налогом, отчеты в ПФР, ГНИ на магнитных носителях. Итоги: баланс, оборотный баланс, расчеты с партнерами, журналы-ордера, главная книга, отчет о прибылях и убытках, расчет налогов.
· учет движения товарно-материальных ценностей (для сокращения – Склад) – супер детальный учет в разрезе номенклатуры, истории поставок и продаж, поставщиков, покупателей, складов.
· управление договорами – новый модуль – учет материальных и денежных потоков по договорам с Заказчиком и Исполнителем во времени.
Как самостоятельные модули (отдельно) могут быть поставлены:
· модуль «Основные средства, Инвентарь (МБП), Нематериальные активы»;
· модуль «Расчет зарплаты»;
· модуль «Склад».
Комплексная информационная система КИС ДИМАС – разработка компании ДИМАС. Система позиционируется как продукт, предназначенный для комплексной автоматизации управления на уровне предприятия. Может применяться на предприятиях различных отраслей и видов деятельности, в том числе – в промышленности, сфере услуг, оптовой и розничной торговле, а также в бюджетных организациях.
КИС ДИМАС состоит из следующих модулей:
· Базовый модуль:
- общие справочники;
- защита информации;
· Финансовый учет:
- Документооборот;
- отчетность по документам;
- бухгалтерские операции;
- учет ос и нма;
- бухгалтерская отчетность;
- распределение затрат по видам деятельности;
- аналитический учет;
- банк-клиент;
· Материальный учет:
- документооборот;
- управление продажами-закупками;
- складской учет;
· Налоговый учет:
- налоговый учет ОС;
- налоговые регистры;
- налоговая декларация;
· Заработная плата;
· Договора.
Модули могут работать как совместно, обеспечивая согласованную работу в рамках всего предприятия или нескольких подразделений, так и отдельно.
КИС ДИМАС обеспечивает:
· использование единой системы документооборота, обеспечение принципа однократности ввода данных
· возможность одновременного обслуживания системой нескольких бизнес-единиц (предприятий)
· настройку функциональных возможностей системы отдельно для каждого рабочего места