Технологія конфіденційного діловодства (стр. 7 из 8)

Спецпортфелі можуть зберігатися у виконавців тільки протягом робочого дня. Їхнє одержання і повернення проводиться в обмін на спеціально заготовлену розписку (жетон), посвідчення або пропуск співробітника. При наявності великого числа виконавців, які працюють з конфіденційними документами, на спеціальну розписку може наклеювати

ся фотокартка виконавця. При прийомі-передачі спецпортфелю необхідно перевіряти відповідність номера і чіткість відбитка печатки.

Посадовій особі, якій дозволено в неробочий час зберігати конфіденційні документи в особистих сейфах за умови підключення сейфів до охоронної сигналізації, по закінченні робочого дня поміщають документи в сейф, опечатують його і здають під охорону по спеціальному журналу, що ведеться службою охорони.

По завершенні роботи з документами виконавці повинні вчасно повертати їх у підрозділ конфіденційного діловодства.

При звільненні, перед відходом у відпустку, від'їздом у відрядження виконавці здають у підрозділ конфіденційного діловодства всі документи, що зберігаються у їх спецпортфелях.

Робоче місце виконавця повинне бути організоване таким чином, щоб виключався огляд (у тому числі і через вікна) конфіденційних документів, що знаходяться на столі, особами, які не мають до них відношення.

На столі повинні бути тільки ті конфіденційні документи, з якими проводиться робота. Всі інші повинні знаходитися в сейфі, закритому на ключ. Не дозволяється збереження конфіденційних документів у шухлядах столів і інших не призначених для цього місцях.

При виході виконавця протягом робочого дня зі службової кімнати документи прибираються до сейфу, який опечатується особистою печаткою. При виході з кімнати усіх виконавців двері кімнати повинні бути закриті на ключ.

Крупноформатні конфіденційні документи на креслярських дошках (кульманах) на час відсутності виконавця повинні закриватися спеціальними захисними чохлами, що опечатуються його печаткою.

Підрозділ конфіденційного діловодства зобов'язаний здійснювати періодичний контроль за порядком збереження документів у службових кімнатах виконавців і роботою з ними.

Порушення порядку роботи з конфіденційними документами доцільно враховувати з метою наступного аналізу і вживання заходів по їх запобіганню.

Про серйозні порушення, які призвели або могли привести до втрати документів або витоку інформації, яка міститься в них, підрозділ конфіденційного діловодства повинен доповідати керівнику підприємства і вносити пропозиції про відсторонення від роботи з конфіденційними документами або залучення до відповідальності винних осіб [15].

При зміні або тимчасовій відсутності керівника і співробітників підрозділу конфіденційного діловодства передача документів особам, які їх заміщають, проводиться відповідно до акту або за розпискою з обов'язковою перевіркою фактичної наявності переданих документів.

Висновки

Підводячи підсумки проведеного дослідження слід відмітити, що комерційна таємниця – це виробнича, науково-технічна, управлінська, фінансова та інша документована інформація, яку використовують для досягнення комерційних цілей (одержання прибутку, запобігання втрати, одержання добросовісної переваги над конкурентами), яку підприємець вважає конфіденційною. До конфіденційних відомостей відносяться перш за все ідеї, винаходи, відкриття, технології, індивідуальні деталі комерційної діяльності, які дозволяють успішно конкурувати, прибуток фірми та ін.

Відомості комерційної таємниці підприємства можна умовно розділити на два великих блоки:

– науково-технічна (технологічна) інформація;

– ділова інформація.

Науково-технічна інформація містить: відомості про конструкції машин і обладнання; схеми; матеріали, що використовуються; рецептури; методи і способи виробництва (особливо про нові вироби, що розробляються); нові технології, напрямки модернізації відомих технологій, процесів і обладнання; програмне забезпечення ПК.

Ділова інформація містить:

– відомості про фінансову сторону діяльності підприємства, крім фінансових звітів (стан розрахунків з клієнтами, заборгованість, кредити та ін.);

– відомості про розмір прибутку, собівартості виробляємої продукції та ін.;

– плани розвитку підприємства (тактичні і стратегічні);

– плани й обсяги реалізацій продукції (плани маркетингу, дані про характер і обсяг торгових операцій, про рівні цін, наявність товарів);

– аналіз конкурентоспроможності виробленої продукції, ефективність експорту та імпорту, час виходу на ринок, що пропонується;

– плани рекламної діяльності;

– списки торгових та інших клієнтів, представників, посередників, конкурентів, відомості про взаємовідношення з ними, їх фінансове положення, проведених операціях і обсягах, умовах діючих і нових контрактів та ін.

Перелік і обсяг відомостей, що складають комерційну таємницю підприємства, строки конфіденційності, порядок захисту і доступу до конфіденційної інформації, а також правила її використання визначаються керівником організації. Керівник може залучити для проведення цієї роботи спеціалістів-аналітиків.

Основна мета захисту конфіденційної інформації полягає в тому, щоб, як говорять професіонали, запобігти розповсюдженню її до конкурентів. В деяких випадках вимагається захист і «чужих» комерційних секретів, які можуть бути довірені підприємству іншими особами, організаціями. Відсутність такого захисту може залишити підприємство без вигідних партнерів, клієнтів.

Для обмеження доступу до інформації комерційної таємниці керівник видає спеціальний наказ про введення «Переліку відомостей, які вміщають комерційну таємницю підприємства», заходи щодо охорони цих відомостей, встановлює коло осіб, які мають доступ до цієї інформації, і правила роботи з документами, які мають гриф «Комерційної таємниці». Співробітники підприємства повинні під розписку ознайомитись із наказом та додатками до нього.

Документування конфіденційної інформації включає визначення складу внутрішніх і документів, що відправляються, і їх виготовлення.

Документування конфіденційної інформації є найважливішою складовою частиною конфіденційного діловодства, оскільки від кількості, складу і правильності оформлення документів залежать якість і ефективність управлінської і виробничої діяльності, вірогідність і юридична чинність документів, трудомісткість їхньої обробки і якість організації. Обсяг і характер створюваних документів впливають і на організацію роботи з їхнього захисту. Крім того, у процесі документування створюється документальна база, що розкриває історію підприємства.

Якщо відомості із Переліку комерційної таємниці переносяться на документи, то документи стають конфіденційними, а від того, як буде організована робота з ними, залежить успішна діяльність підприємства у конкурентному середовищі на ринку товарів та послуг.

Тому ведення діловодства, яке забезпечує облік та затвердження документів комерційної таємниці (КТ) передбачає виконання таких рекомендацій.

Наказом керівника підприємства призначається службова особа (особи), яка відповідає за облік, зберігання і використання документів, які вміщують конфіденційні відомості. Це може бути співробітник, для якого робота з документами КТ є основним службовим обов'язком.

Усі документи, які вміщують конфіденційні відомості, підлягають обліку і спеціальному позначенню. На документі проставляють гриф конфіденційності у правому верхньому кутку першого аркуша з вказанням номера примірника, наприклад: використання та ін. Наприклад, комерційна таємниця являється результатом сумісної діяльності з іншим підприємством, то необхідність її збереження повинна бути відображена в контракті. У випадку відсутності грифа «Комерційна таємниця» і вказівок на конфіденційність у тексті передбачається, що автор і особи, які підписали чи затвердили документи, передбачили усі можливі наслідки від вільної (без обмеження доступу) роботи з документом.

На документі з грифом «Комерційна таємниця» (конфіденційно) вказується кількість примірників документа і місце знаходження кожного з них (після реквізитів «підпис» і «прізвище виконавця»).

Друкування документів з грифом «Комерційна таємниця» проводиться централізовано, у спеціально відведеному приміщенні (робочому місці), яке виключає доступ сторонніх осіб.

Надруковані та підписані документи передаються для реєстрації службовій особі, яка відповідає за їх облік.

Чернетки і варіанти документа знищуються цією особою з підтвердженням факту знищення записом на копії вихідного документа: «Чернетки (варіанти) знищені. Підпис. Дата.»

Усі документи, які вміщають конфіденційну інформацію, повинні реєструватись окремо від іншої документації в «Журналі реєстрації документів з грифом «комерційна таємниця»».

При значному обсязі документів можуть бути заведені журнали окремо для вхідних, вихідних та внутрішніх документів підприємства, які вміщають гриф «Комерційна таємниця». Усі аркуші журналів, враховуючи документи комерційної таємниці, нумеруються, прошиваються і опечатуються. В кінці журналу вказується кількість аркушів (цифрами та прописом).

Документи, що мають гриф «КТ», формуються в окрему справу (або справи). На обкладинці справи у правому верхньому кутку ставиться гриф «КТ». На внутрішній сторінці обкладинки справи записують список співробітників, які мають право користуватися цією справою. Усі аркуші нумеруються олівцем у правому верхньому кутку. Спочатку справи підшивається внутрішній опис документів, в кінці справи підшивається завірений аркуш. Зберігаються такі справи в сейфі, який опечатується службовою особою, яка відповідає за зберігання документів з грифом «КТ». Інші працівники підприємства не повинні мати доступу до цього сектору.