-автоматический контроль за исполнением документа;
-возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
-возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.
Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АСДОУ), позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.[6]
К программным продуктам, позволяющим автоматизировать работу с документами, относится система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО-Предприятие".
Заключение
Подводя итог работы, можно сделать следующие выводы.
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. В связи с этим предъявляют особые требования к оформлению деловых бумаг.
Долгое время автоматизация учреждений в России осуществлялась в виде различного рода подсистем АСУ, основанных на базах данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата, контроль исполнения и др.) Не умоляя значимости этих подсистем, заметим, что они охватывали лишь до 15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении.
Нужды по электронной обработке документов удовлетворялись применением функциональных пакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и интегрированных пакетов программ MicrosoftOffice, PerfectOffice, LotusSmartSuite. Эти средства оказались недостаточными для управления огромными потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как внутри одного предприятия, так и между ними. В целом такой подход грешил отсутствием комплексности в автоматизации делопроизводства и управления документооборотом.
В последнее время в зарубежных странах пользуются особой популярностью автоматизированные системы построения и управления деловыми процессами в организациях. С помощью таких систем можно организовать систему электронного документооборота на предприятии, а также систему контроля выполнения заданий и загрузки сотрудников. Данные системы относятся к типу Workflow. Следует отметить, что они ставят целью не полный отказ от бумажных документов (что невозможно по ряду причин, главными из которых являются причины юридического характера), а сведение к минимуму перемещение бумаг внутри предприятия.
В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.
Обобщая вышесказанное, можно сделать вывод, что информационные технологии управления в деловом процессе в документальной базе системы управления формализуются как совокупность состояний и переходов, необходимых для описания взаимодействия, как минимум двух субъектов (в частном случае сотрудников предприятия) для достижения выполнения заранее заданного условия.
Библиографический список:
1. Андреева В.И. Сущность документальной базы системы управления. М.: «Гардарики», 2006
2. Баласаян В.Э. Современная система документооборота как основа управления организацией. М.: «Интел-Синтез», 2005
3. Барихин А.Б. Делопроизводство на предприятии. М.: «Книжный мир», 2007
4. Басаков М.И. Современное делопроизводство. Ростов-на-Дону: «Феникс», 2007
5. Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. М.: «ЭКСМО», 2005
6. Гагин А.А. Документирование управленческой деятельности. М.: «Инфра-М», 2006
7. Галахов В.В. Формы документов, организация и технология работы с документальной базой системы управления. М.: «Проспект», 2009
8. Гундарев Р.Д. Номенклатура и классификация документов. М.: «Приор», 2007
9. Демин Ю.М. Делопроизводство в информационных технологиях управления. М.: «Поиск», 2008
10. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Документальная база системы управления в современном маркетинге. М.: «Информ-М», 2006
11. Корнеев И.К. Атрибуты документов. М.: «Проспект», 2007
12. Кузнецова Т.В. Организация и технология документационного обеспечения управления. М.: «ЮНИТИ», 2007
[1] Кузнецова Т.В. Организация и технология документационного обеспечения управления. М.: «ЮНИТИ», 2007.С.88
[2] Гундарев Р.Д. Номенклатура и классификация документов. М.: «Приор», 2007.С.103
[3] Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Документальная база системы управления в современном маркетинге. М.: «Информ-М», 2006.С.59
[4] Корнеев И.К. Атрибуты документов. М.: «Проспект», 2007.С.62
[5] Галахов В.В. Формы документов, организация и технология работы с документальной базой системы управления. М.: «Проспект», 2009.С.126
[6] Басаков М.И. Современное делопроизводство. Ростов - на - Дону: «Феникс», 2007.С.94