- определение участка работы или "опроса деятельности, уточняющие сведения об авторах документа, корреспондентах, подлинности и документов и т. п.
Если дело содержит переписку, следует указывать - с кем и по какому вопросу она ведется, вид переписки (исходящая, входящая).
При формулировании заголовка употребляются термины "дело" и "документы", если в дело включены документы различных видов.
Составление заголовков "Разная переписка", "Дело с отчетностью", "Руководящие материалы", "Документы по общим вопросам" и т. п. не допускается.
Образец номенклатуры дел, представляемой начальнику Общего отдела:
номенклатура дел
(название отдела)
на 200__ год
| Индекс дела | Заголовок дела | Наименование подразделения | Кол-во дел (томов) | Срок хранения | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Начальник отдела Подпись И.О.Фамилия
Номенклатура дел подразделений на следующий год представляется не позднее 15 декабря текущего года. Ведение дел вне номенклатуры в подразделениях ЗАО «Строительная Компания «Технолига» не допускается.
4.5. Формирование и оформление дел
Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии. В дело, как правило, подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы.
В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается. Расположение документов внутри дел производится в обратном хронологическом порядке (документы, поступившие последними, в деле будут первыми).
Приказы по личному составу и кадровые группируются отдельно от приказов по основной деятельности и формируются в службе персонала.
Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность. В местах текущего хранения дел должна быть вывешена выписка из сводной номенклатуры дел соответствующего отдела.
Обложка дела оформляется следующим образом:
- название организации – ЗАО «Строительная Компания «Технолига»;
- наименование подразделения;
- номер дела по номенклатуре, состоящий из индекса отдела и порядкового номера дела;
- заголовок дела;
- год заведения или квартал года;
- том дела;
- срок хранения.
4.6. Экспертиза ценности документов
Под экспертизой ценности документов понимается определение значения документов в целях отбора их для дальнейшего хранения или на уничтожение.
Для организации и проведения работы по экспертизе создается экспертная комиссия (ЭК) ЗАО «Строительная Компания «Технолига». В состав ЭК включаются наиболее квалифицированные и опытные работники подразделений, представитель юридической службы ЗАО «Строительная Компания «Технолига». ЭК назначается приказом Генерального директора, им же определяется количественный состав комиссии.
Если в процессе отбора документов на хранение обнаружится недостача отдельных документов, должны быть приняты меры к их розыску.
Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра ЭК дел, законченных делопроизводством три года назад. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное или постоянное хранение, вносятся в опись и передаются в архив.
Форма описи:
| ЗАО «Строительная Компания «Технолига»ОПИСЬ №____Долговременного храненияЗа 200__г. | УТВЕРЖДЕНОПротокол заседания ЭКОт______№_______ | |||||
| № п/п | Индексы дел | Заголовок дела | Кол-во листов | Примечание | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||
В опись № __________включены _______________________дел
(цифрами и прописью)
с №____________по №_____________.
Председатель ЭК Подпись И.О.Фамилия
Члены ЭК Подпись И.О.Фамилия Подпись И.О.Фамилия
После утверждения описей дел долговременного хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт.
Форма акта:
| ЗАО «Технолига»АКТ_______________№ ___о выделении документов к уничтожению | УТВЕРЖДАЮГенеральный директор_____________И.О.Ф.«______»___________200 г. |
ЭК ЗАО «Строительная Компания «Технолига» отобрала к уничтожению следующие дела и документы, утратившие практическое значение:
| № п/п | Заголовок дела (групповой заголовок дел) | Дата дела или крайние даты дел | Кол-во дел (томов) | Примечание |
Итого: _________________дел за годы ________.
Описи дел за ____________годы утверждены ЭК.
Председатель ЭК Подпись И.О.Фамилия
Члены ЭК
И.О.Фамилия Подпись
И.О.Фамилия Подпись
Акт на уничтожение подписывается председателем и членами ЭК и утверждается Генеральным директором.
Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества листов.
Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Уничтожение документов, содержащих конфиденциальную информацию, производиться измельчением документов в машине для уничтожения бумаг и проводится в присутствии членов ЭК.
Работа ЭК проводится ежегодно в первой декаде января. Описи и акты представляются на утверждение Генеральному директору не позднее 20 января. В случае невозможности кого-либо из членов ЭК участвовать в проведении экспертизы ценности документов его функции выполняет сотрудник того же подразделения, уполномоченный начальником подразделения.
4.7. Передача дел в архив
- Законченные делопроизводством дела хранятся в отделах, в которых они формировались. Ответственность за сохранность документов несет ответственный за делопроизводство сотрудник от данного подразделения.
- Дела могут храниться как в рабочих кабинетах, так и в специально отведенных для их хранения помещениях, обеспечивающих надежную сохранность документов и оборудованных сигнализацией от несанкционированного доступа. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах или сейфах. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел производится с разрешения руководителя, курирующего подразделение.
- В течение делопроизводственного года на выданные по служебной необходимости дела заполняется карточка-заместитель дела. В ней указывается отдел, номер дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме дела на текущее хранение.
Форма карточки-заместителя дела:
Отдел______________
Дело № ____________
| Кол-во листов | Дата выдачи | Кому выдано | Расписка в получении | Дата возвращения | Распискав приеме |
В случае утраты какого-либо дела или документа ответственный исполнитель обязан незамедлительно известить об этом начальника подразделения и принять меры к его поиску, восстановлению.
Полная проверка наличия дел и документов проводится в подразделениях ежегодно по завершении делопроизводственного года.
Начальник Общего отдела И.О.Ф.
Приложение 2
Список нерегистрируемой корреспонденции:
1. Графики;
2. Документы по материально-техническому снабжению;
3. Материалы справочного и информационного характера;
4. Отчеты месячные, квартальные и полугодовые
5. Отчеты по формам, рекламные извещения, книги, плакаты, газеты;
6. Письма, присланные для сведения (о проведении совещаний и т.д.);
7. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты;
8. Приказы подведомственных организаций;
9. Проекты планов;
10. Проекты смет расходов;
11. Расчеты;
12. Сообщения о различных заседаниях, совещаниях;
13. Технологические карты;
14. Технические условия;
15. Учебные планы и программы;
16. Чертежи.
Приложение 3
| ЗАО «Технолига»АКТ«___»_________200 г. №___о выделении документов к уничтожению | УТВЕРЖДАЮГенеральный директорЗАО «Технолига»_______________ И.О.Ф.«___»___________ 200_г. |
На основании перечня__________________________________________
(название и выходные данные перечня
___________________________________________________________ документов с указанием сроков хранения)
отобраны к уничтожению относятся документы не имеющие практического значения и научно-исторической ценности документы:
| №п/п | Заголовок дела или групповой заголовок | Дата дела или крайние даты дел | Кол-во дел (томов) | Срок хранения и №№ статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого __________________________дел за ___________________ годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел за ___________годы утверждены Генеральным директором Компании.
Председатель ЭК __________________И.О.Ф.
Члены ЭК __________________И.О.Ф.
__________________И.О.Ф.
Приложение 4
| ЗАО «Технолига»НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ______________ № _____г.КалугаНа _______ год | УТВЕРЖДАЮГенеральный директорЗАО «Технолига»________________ И.О.Ф.«___»___________ 200_г. | |||||||||
| Индексдела | Заголовок дела | Кол-водел, томов | Срок хранения и № ст. по перечню | Примечание | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||||||
| 01. Общий отдел | ||||||||||
| 01-01 | Приказы руководителя по основной деятельности | Постоянност.6а | ||||||||
| 01-02 | Протоколы общих собраний сотрудников фирмы | Постоянност.5д | ||||||||
| 01-03 | Переписка с учреждениями по основным вопросам деятельности | 5 л ЭПКст.12 | ||||||||
| 01-04 | Журнал регистрации исходящих документов | 3 годаст.72б | ||||||||
| 04-05 | Журнал регистрации входящих документов | 3 годаст.75б | ||||||||
| 01-06 | Журнал регистрации приказов руководителя по основным видам деятельности | Пост.ст.72а | ||||||||
| 01-07 | ||||||||||
| 01-08 | ||||||||||
| 01-09 | ||||||||||
| 02. Юридическая служба | ||||||||||
| 02-01 | Арбитражно-процессуальные дела | 10 лет | ||||||||
| 02-02 | Договоры находящиеся на согласовании | 5 лет ЭПКст.186 | После истечения срока действия договора | |||||||
| 02-03 | Инвестиционные договоры | 5 лет ЭПКст.186 | ||||||||
| 02-04 | Субподрядные договоры | 5 лет ЭПКст.186 | ||||||||
| 02-05 | Подрядные договоры | 5 лет ЭПКст.186 | ||||||||
| 02-06 | Договоры займа | 5 лет ЭПКст.186 | ||||||||
| 02-07 | Договоры аренды помещений | 5 лет ЭПКст.487 | После истечения срока действия договора | |||||||
| 02-08 | Журнал регистрации исходящей документации | 3 годаст.72 б | ||||||||
| 02-09 | Журнал регистрации входящей документации | 3 годаст.72 б | ||||||||
| 02-10 | Журнал регистрации исходящих претензий | 5 летст.36 | ||||||||
| 02-11 | Журнал регистрации входящих претензий | 5 летст.63 | ||||||||
| 02-12 | Журнал регистрации исходящих исковых заявлений | 5 летст.63 | ||||||||
| 02-13 | Журнал регистрации входящих исковых заявлений | 5 летст.63 | ||||||||
| 02-14 | Журнал регистрации арбитражно-судебных дел | 5 летст.63 | ||||||||
| 02-15 | Журнал регистрации договоров | 5 лет ЭПКст.193 б | После окончания срока действия последнего договора | |||||||
| 02-16 | Журнал регистрации согласований договоров | 5 лет ЭПКст.193 б | ||||||||
| 02-17 | ||||||||||
| 02-18 | ||||||||||
| 02-19 | ||||||||||
| 03. Административно-хозяйственный отдел | ||||||||||
| 03-01 | Переписка с ЗАО «Саланг» по административно хозяйственным вопросам | 5 лет ЭПКст.193 б | ||||||||
| 03-02 | Заявки на канцелярские товары | 5 летст.395 | ||||||||
| 03-03 | Документы, подтверждающие получение материальных ценностей | ДМК | ||||||||
| 03-04 | Договоры на поставку канцелярских товаров и мебели | 5 лет ЭПКст.391 | После истечения срока действия договора | |||||||
| 03-05 | ||||||||||
| 03-06 | ||||||||||
| 03-07 | ||||||||||
| 04. Служба научно-технической документации | ||||||||||
| 04-01 | Комплектовочные ведомости по объектам | 5 летст.1523 | После окончания строительства Т.П. 1989 | |||||||
| 04-02 | Графики монтажа оборудования | 1 годст.1901 | Т.П. 1989 | |||||||
| 04-03 | Графики движения механизмов | До завершения строительства | ||||||||
| 04-04 | Графики движения рабочей силы | ДМН | ||||||||
| 04-05 | Проекты производства работ (по объектам) | ДМНст. 1534 | Т.П. 1989 | |||||||
| 04-06 | Проектно-сметная документация | 5лет ст.1534,1536,1544 | Т.П. 1989 | |||||||
| 04-07 | ||||||||||
| 04-08 | ||||||||||
| 04-09 | ||||||||||
| 05. Отдел материально-технического обеспечения | ||||||||||
| 05-01 | Переписка по вопросам материально технического обеспечения деятельности | 5 летст.389 | ||||||||
| 05-02 | Приказы, распоряжения руководителя | ДМН | ||||||||
| 05-03 | Заявки строительных участков на материалы | 5 летст. 395 | ||||||||
| 05-04 | Заявки строительных участков на бетон | 5 летст.395 | ||||||||
| 05-05 | Ведомости комплектации объектов | 5 летст.1523 | После окончания строительства Т.П. 1989 | |||||||
| 05-06 | Лимитно-заборные карты | 5 лет | ||||||||
| 05-07 | Внутренние накладные со склада | 5 летст.150 | ||||||||
| 05-08 | ||||||||||
| 05-09 | ||||||||||
| 05-10 | ||||||||||
| 06. Главная бухгалтерия | ||||||||||
| 06-01 | Переписка о финансово-хозяйственной деятельности | 5 летст. 152 | ||||||||
| 06-02 | Договоры по машинам и механизмам | 5 лет ЭПКст. 186 | После истечения срока действия договора | |||||||
| 06-03 | Годовые статистические отчеты по основным видам деятельности | Пост.ст. 199 б | ||||||||
| 06-04 | Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы | 5 летст. 135 в | ||||||||
| 06-05 | Годовые бухгалтерские отчеты и балансы | Пост.ст.135 б | ||||||||
| 06-06 | Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции. | 5 летст. 150т | При условии завершении ревизии | |||||||
| 06-07 | Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов | 5 летст.150 | При условии завершении ревизии | |||||||
| 06-08 | Счета-фактуры и накладные по учету товарно-материальных ценностей | 5 летст.150 | При условии завершении ревизии | |||||||
| 06-09 | Авансовые отчеты | 5 летст. 150 | При условии завершении ревизии | |||||||
| 06-10 | Кассовая книга | 5 летст.193 д | При условии завершении ревизии | |||||||
| 06-11 | Договоры о материальной ответственности | 5 летст. 189 | После увольнения материально ответственного лица | |||||||
| 06-12 | Образцы подписей материально ответственных лиц | ДМНст.190 | ||||||||
| 06-13 | Расчетные ведомости по заработной плате | 75 летст.155 | ||||||||
| 06-14 | Книга покупок | 5 лет | ||||||||
| 06-15 | Накладные и акты от поставщиков | 5 летст. 150 | ||||||||
| 06-16 | Материальные отчеты | 5 летст. 150 | ||||||||
| 06-17 | Договоры поставки | 5 лет ЭПКст. 391 | После истечения срока действия договора | |||||||
| 06-18 | Акты о приеме выполненных работ по услугам | 5 летст.188 | ||||||||
| 06-19 | Акты о приеме выполненных работ по объектам | 5 летст.188т | ||||||||
| 06-20 | Договоры аренды помещений | Постояст.424 | ||||||||
| 06-21 | Договоры на оказание услуг | 5 летст. 186 | После истечения срока действия договора | |||||||
| 06-22 | ||||||||||
| 06-23 | ||||||||||
| 06-24 | ||||||||||
| 07. Отдел развития бизнеса | ||||||||||
| 07-01 | Акты о приеме выполненных работ | 5 летст.188 | При отсутствии лицевых счетов 75 л. | |||||||
| 07-02 | Договоры подряда. Копии | ДМН | ||||||||
| 07-03 | Договоры поставки продукции. Копии | ДМН | ||||||||
| 07-04 | Договоры по машинам и механизмам. Копии | 3 года | ||||||||
| 07-05 | Годовой финансовый план. Копии | Постоянност.105 б | ||||||||
| 07-06 | Отчеты по исполнению бюджета. Копии | ДМН | ||||||||
| 07-07 | Сметы (сводные, объектные, локальные по видам работ). Копии | ДМН | ||||||||
| 07-08 | Квартальный финансовый план. | 5 летст.105 в | ||||||||
| 07-09 | ||||||||||
| 07-10 | ||||||||||
| 07-11 | ||||||||||
| 08. Отдел кадров | ||||||||||
| 08-01 | Личные дела сотрудников | 75 лет ЭПКст.337 б | ||||||||
| 08-02 | Личные дела сотрудников-совместителей (или работающих по трудовым соглашениям) | 75 лет ЭПКст.337 б | ||||||||
| 08-03 | Личные карточки работников (Т – 2) | 75 лет ЭПКст. 339 | ||||||||
| 08-04 | Подлинные личные документы рабочих и служащих (трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.) | До востре-бованияст.342 | Не востребованные – не менее 50 лет | |||||||
| 08-05 | Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, увольнении) | ЭПКст.6 б | ||||||||
| 08-06 | Документы, являющиеся основанием к приказам по кадрам (заявления, справки, докладные записки др.) | 5 летст.343 | ||||||||
| 08-07 | Трудовые договоры | 75 лет ЭПКст.338 | ||||||||
| 08-08 | Трудовые соглашения | 75 лет ЭПКст.338 | ||||||||
| 08-09 | Табели учета рабочего времени | 1 годст.281 | ||||||||
| 08-10 | Должностные инструкции работников предприятия | Пост.ст.35 | ||||||||
| 08-11 | Положения о службах и отделах организации | Пост.ст. 16 | ||||||||
| 08-12 | Переписка с организациями о подготовке, переподготовке и повышении квалификации кадров | 5 лет ЭПКст. 369 | ||||||||
| 08-13 | Штатное расписание и структура организации | Постоянност. 18 а, 32 а | ||||||||
| 08-14 | Книга учета приема, перемещения, увольнения работников | 75 лет ЭПКст.358 а | ||||||||
| 08-15 | Книга учета выдачи и движения трудовых книжек и вкладышей к ним | 50 летст.358 а | ||||||||
| 08-16 | Журнал регистрации приказов по командировкам | 5 летст.358 б | ||||||||
| 08-17 | Журнал регистрации приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение) | 75 летст. 357 | ||||||||
| 08-18 | Журнал регистрации листков нетрудоспособности | 5 летст.476 | ||||||||
| 08-19 | Журнал регистрации распоряжений о предоставлении отпуска | 3 годаст.358 | ||||||||
| 08-20 | ||||||||||
| 08-21 | ||||||||||
| 08-22 | ||||||||||
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____году.