Основной целью деятельности органов государственной власти города Москвы по связям с общественностью должно являться формирование прозрачных взаимоотношений органов власти с жителями города, общественными организациями, органами местного самоуправления, средствами массовой информации, политическими партиями, коммерческими и другими организациями на территории города, повышение их доверия к органам власти, призванным обеспечить реализацию их конституционных прав.
Основными задачами политики, проводимой органами государственной власти города Москвы в области связей с общественностью, являются:
- обеспечение открытости органов власти для жителей, общественных, политических и иных организаций;
- повышение уровня информированности населения и интереса к деятельности городских органов власти;
- создание устойчивых контактов и связей органов власти города со всеми общественно-политическими организациями и средствами массовой информации, способными влиять на ход управления городом и мобилизовывать жителей;
- нивелирование и устранение конфликтных ситуаций, связанных с принятыми управленческими решениями как на городском, так и на федеральном уровне;
- формирование положительного образа органов государственной власти как независимого института, призванного обеспечивать законные права граждан.
Должностные лица органов государственной власти всех уровней, как правило, осознают, что эффективность их деятельности непосредственно зависит от того, насколько они открыты для диалога со всеми участниками управленческого процесса, насколько они способны заинтересовать и сделать каждого жителя города активным участником проводимых реформ в различных сферах городского хозяйства.
Помимо связей с общественностью, направленных во внешнюю среду, органы государственной власти города для повышения эффективности своей деятельности особое внимание уделяют взаимоотношениям внутри органов власти. Создание атмосферы взаимопонимания между отдельными работниками органов власти не просто создаст благоприятный психологический климат внутри органов власти, но и закладывает основу культуры организационного поведения и профессиональной этики работников органов власти, служит формированию положительного имиджа органов власти как слаженно работающих организаций.
Связи и взаимоотношения между отдельными работниками органов власти и органами власти различных уровней относятся к так называемому внутрикорпоративному PR, который призван сделать деятельность органов власти более скоординированной, выступает важным фактором достижения конечного результата их деятельности. Цель внутрикорпоративного PR в том, чтобы добиться такого положения, когда работники комфортно ощущают себя в процессе выполнения своих должностных обязанностей, хорошо подготовлены к этой деятельности, обучены и информированы. Для достижения этой цели обеспечивается эффективная коммуникация между различными органами государственной власти, их должностными лицами и работниками аппаратов, внедрение общей культуры общения и организационного поведения, создание источников информации и обеспечение обратной связи.
Самыми распространенными инструментами внутреннего PR можно считать внутренние средства массовой информации, конкурсы, образовательные мероприятия, тренинги и специальные мероприятия для должностных лиц и работников аппаратов органов государственной власти. Для формирования внутрикорпоративной культуры в органах государственной власти города Москвы целесообразно разработать и использовать в деятельности органов власти руководство по корпоративной культуре.
Основными принципами осуществления связей с общественностью органов власти являются системность и согласованность действий всех должностных лиц органов власти, адекватность целей и средств связей с общественностью в конкретной ситуации, гибкость в осуществлении органами власти мероприятий по связям с общественностью[28].
Для успешного осуществления комплекса мероприятий по связям с общественностью четко определяются место, роль и функции службы по связям с общественностью в системе органов управления. Решение этого вопроса зависит от возможностей, которые имеются у органа власти, и от необходимости, которая диктуется целями их деятельности.
Основными требованиями к службе, призванной осуществлять связи с общественностью в структуре органов власти, являются способность и готовность осуществлять взаимодействие со средствами массовой информации, населением, политическими партиями, профсоюзами, общественными и другими организациями. Это означает, что служба по связям с общественностью должна обладать необходимым набором ресурсов (организационных, кадровых, информационных, финансовых и пр.), инструментов и методов для осуществления своей деятельности. При этом, эффективное функционирование службы по связям с общественностью во многом зависит от понимания руководителями ее места в управленческой структуре.
В структуре Правительства Москвы выполнение задач по связям с общественностью выполняют Пресс-служба Мэра и Правительства Москвы, Департамент территориальных органов исполнительной власти города Москвы, Комитет общественных связей города Москвы, Комитет по телекоммуникациям и средствам массовой информации города Москвы, Комитет рекламы, информации и оформления города Москвы, Комитет информационных технологий города Москвы, Управление по связям с органами законодательной и исполнительной власти Правительства Москвы.
Кроме того, подразделения по связям с общественностью в той или иной форме созданы и функционируют практически во всех городских органах власти, а также ряд органов власти и подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы выполняли отдельные функции по связям с общественностью.
Анализ положений пресс-службы Правительства Москвы и других органов власти, подразделений по связям с общественностью в органах государственной власти позволил определить основные функции, выполняемые данными органами.
Важнейшими функциями службы по связям с общественностью в деятельности органов государственной власти являются информирование жителей города о деятельности органов власти, принимаемых решениях, смысле и порядке проведения реформ, других аспектах управленческой деятельности, а также изучение общественного мнения и планирование деятельности по связям с общественностью и ее основных направлений (информационной, рекламной и общественной деятельности).
Всегда актуальным является установление, поддержание, расширение контактов и осуществление взаимодействия органов власти с населением и общественностью.
Особое внимание в работе органов по связям с общественностью уделяется формированию положительного имиджа органов государственной власти и их руководства, а также анализу и прогнозу общественно-политической ситуации, выработке рекомендаций по поведению и позициям органов власти в тех или иных условиях.
Одной функций службы по связям с общественностью является осуществление комплекса мероприятий рекламно-информационного характера, направленного на повышение доверия населения к органам власти.
Наряду с указанными решаются задачи инициирования и участия органов власти в общественных мероприятиях, акциях, работе «круглых столов», общественных советов, направленных на повышение правовой культуры населения.
Для повышения эффективности работы службами по связям с общественностью изучается и обобщается опыт органов государственной власти, местного самоуправления по организации связей со средствами массовой информации и общественностью, оказывается методическая помощь коллегам из других органов власти по данной тематике.
Набор конкретных задач и функций, выполняемых службой по связям с общественностью органа государственной власти, изменяется в зависимости от конкретной ситуации. В любом случае успешное осуществление органом власти деятельности по связям с общественностью в большой степени зависит от наличия необходимого кадрового ресурса. Это значит, что для поддержания связей со средствами массовой информации и с различными участниками управленческого процесса в составе органа государственной власти должны присутствовать специалисты с необходимым уровнем и профилем образования, достаточной квалификацией и опытом работы.
Требования к сотрудникам служб по связям с общественностью различаются в зависимости от сферы деятельности органа власти, вместе с тем можно выделить ряд определенных профессиональных и личностных качеств, необходимых сотрудникам, отвечающим за связи с общественностью.
Первое – наличие профессиональных знаний в области связей с общественностью, включающих в себя владение основами таких дисциплин, как политология, социология, психология, конфликтология, журналистика, риторика, право, теория управления, рекламное дело. Специалист по связям с общественностью также должен в совершенстве знать основные нормативные и законодательные акты, касающиеся деятельности своего органа государственной власти.
Второе – владение необходимыми приемами ораторского мастерства, делового общения, переписки и ведения деловой документации, наличие способностей к исследовательской работе, аналитических способностей и навыков составления прогнозных разработок, пользования персональным компьютером и другой современной оргтехникой.
Третье – наличие необходимых личностных качеств, таких как организаторские и творческие способности, коммуникабельность, инициативность, самостоятельность, целеустремленность, ответственность, способность к самоорганизации и устойчивость к стрессам.
Четвертое – следование профессиональным ценностям и традициям, подразумевающее соблюдение норм профессионального поведения и этики во взаимоотношениях с коллегами, журналистами и другими категориями общественности.