Наименование документа (ПРОТОКОЛ) печатается от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации, если протокол оформляется на угловом бланке или по центру - на продольном бланке прописными буквами, полужирным шрифтом.
Вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру.
Датой протокола является день проведения заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания, например: 21-24.01. 2002. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом: 05.02. 2005 или 05 февраля 2005 г.
Дата печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита
Регистрационным номером протокола является порядковый номер заседания в течение календарного года или в течение срока действия выборного органа. При регистрации протоколов специальные регистрационно-учетные формы (журнал, картотека) не ведутся, каждому новому протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером протокола, подшитого в дело последним.
Место составления протокола указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Наименование места составления документа можно не указывать, если наименование территории входит в название организации: Московская городская Дума, Законодательное Собрание Тверской области.
Заголовок к тексту является обязательным реквизитом протокола. Он должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа:
ПРОТОКОЛ (чего?) заседания комиссии по переоценке основных фондов
ПРОТОКОЛ (чего?) заседания дирекции
Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например: "заседания комиссии", "собрания трудового коллектива". Заголовок оформляется в верхнем левом углу через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита “место составления или издания” от границы левого поля или на площади, отмеченной в бланке ограничительными уголками, и при продольном и при угловом расположении реквизитов бланка.
После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста.
Текст протокола подразделяется на две части:
1) вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня,
2) основную, где фиксируется ход заседания.
Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии членов коллегиального органа или лиц, участвующих в заседании с правом голоса, перечисляются по алфавиту без указания должностей.
Словом "председатель" начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово "секретарь". Например:
Председатель - Харченко В.И.
Секретарь - Филимонов С.Б.
Председатель - должностное лицо, проводящее совещание, его должность в протоколе не указывается;
Секретарь - лицо, отвечающее за организацию совещания и документирование его деятельности, т.е. составление и оформление протокола.
В постоянно действующих коллегиальных органах секретарь является должностным лицом (Секретарь Ученого совета, Секретарь коллегии и др.).
При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий.
Список участников совещания секретарь составляет в день его проведения, т.к список может не совпадать с первоначально намеченным. С составления списка участников заседания начинается оформление протокола.
В протоколе заседания постоянно действующего реального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе. Например: Присутствовали: 43 чел. (список прилагается).
Слово “Присутствовали: ”, которое оформляется через 2 межстрочных интервала от границы левого и заканчивается двоеточием.
Фамилии присутствующих оформляются на всей ширине строки через один межстрочный интервал.
На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе "Присутствовали" указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Например: в протоколе собрания членов акционерного общества указано "Всего членов ОАО 135 чел., присутствуют 117".
Лица, не являющиеся членами коллегиального органа и приглашаемые на заседание в качестве экспертов в обсуждаемых вопросах или заинтересованных лиц, перечисляются после слова "Приглашенные: ", также по алфавиту, но с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций.
Слово “Приглашенные: ” оформляется от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже слова “Присутствовали: ” и заканчивается двоеточием.
Эта часть состава присутствующих также оформляется на всей ширине строки через один межстрочный интервал.
Далее следует повестка дня.
В повестке дня заседания указывается вопрос или вопросы, которые располагаются от границы левого поля через 2-3 межстрочных интервала ниже состава присутствующих и заканчиваются двоеточием и являющиеся предметом рассмотрения на заседании, должность и фамилия докладчика.
Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения, оформляются с красной строки (от 1-го положения табулятора).
Вопросы повестки дня строятся по формуле "о чем?"
Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога "О" ("Об").
Повестка дня:
1. О формировании сметы расходов фирмы на 2005 г.
Доклад финансового директора Мовчана С.А.
2. О подготовке рекламной кампании сезона "Весна-Лето-2005"
Доклад зав. отделом рекламы Сомовой Н.Н.
Вопросы повестки дня должны формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемых вопросов. Не рекомендуется включать в повестку дня пункт "Разное".
Повестка дня заседания, составленная заранее, должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить.
ВЫСТУПИЛИ:
Старостин Е.В. - краткая запись выступления.
Кузнецов Т.Г. - краткая запись выступления.
РЕШИЛИ:
1.1 Специальным кафедрам провести совместное заседание, посвященное... до 15.05. 2000г.
1.2 Илизарову Б.С. Организовать на кафедре выставку... к 11.05. 2000г.
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
Председатель Подпись В.А. Сидоров
Секретарь Подпись Е.М. Крылова
При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.
Подписи председателя и секретаря заседания завершают оформление протокола. Подписывается один экземпляр протокола. Слева проставляется подпись председателя, справа - секретаря.
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личную подпись, расшифровку подписи.
Наименование должностного лица печатается от левой границы текстового поля через 1 интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки (от 6 положения табулятора), наименование должности с пробелом между инициалами и фамилиями. При оформлении расшифровки подписи, включают только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициалов имени и фамилии не ставится.
Решения, принятые на заседании, доводятся до сведения сотрудников посредством рассылки копий протокола либо выписок постановляющей части.
Практикуется также подготовка на основе принятых решений других распорядительных документов, например решения коллегиального органа или приказа руководителя организации.
В соответствии с действующим законодательством в отдельных случаях протоколы заседаний подписываются только председателем (председательствующим) на заседании. Законодательством также предусмотрены случаи подписания протоколов всеми членами органа, принимающего решения.
Например, Федеральным законом "Об акционерных обществах" (далее - Закон) предусмотрено (ст.68), что протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества подписывается председательствующим на заседании, который несет ответственность за правильность составления протокола.
Что же касается оформления протокола заседания общего собрания акционеров, то закон вообще не оговаривает порядка его подписания, в ст.63 Закона установлено лишь, какие сведения указываются в протоколе:
место и время проведения общего собрания акционеров;
общее количество голосов, которыми обладают акционеры - владельцы голосующих акций общества;
количество голосов, которыми обладают акционеры,
принимающие участие в собрании;
председатель (президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.
В Законе также указывается, что в протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием.
Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации, в компетенцию которого входит решение коллегиально обсужденных вопросов.