Функції управлінських документів та схема документообороту організації (стр. 3 из 3)

Схема документообігу представлена на мал. 1.

Мал. 1. Зразковий документообіг організації.

Зараз ми можемо подивитися, як цей процес проходить у Видавничого будинку "Коммерсант'".

15 червня 1988 року кореспондент журналу "Вогник" Володимир Яковлєв зареєстрував інформаційний кооператив "Факт". C цього моменту починається історія Видавничого будинку "Коммерсант'".

Про видання: Щоденна газета "Коммерсант'" Аналітичний тижневик "Коммерсант' ВЛАДА" Економічний тижневик "Коммерсант' ГРОША" Щомісячний автомобільний журнал "Автопілот"

Редакція складається наступним чином:

Дирекція:

Генеральний директор

Комерційний директор

Редколегія:

Головний редактор

Заступник головного редактора

Редактор додатка "Weekend"

Директор інформаційного центру

Заступник головного редактора, керівник ділового блоку

Заступник головного редактора, відповідальний секретар

Завідуючі відділами

Керівники груп

Група випускаючих редакторів

Керівники служб:

Директор фотослужби

Керівник відділу верстки

Директор служби IT – технологій

Служба маркетингу:

Директор по маркетингу

Директор по рекламі

Дирекція по корпоративних зв'язках і розвитку:

Директор

Керівник відділу конференцій

Група спецпроектів:

Керівник

Схема документообігу ВБ «Комерсант».

Таб. 1. Вхідна документація.

№ п/п	Найменування групи документів	Кому поступає документ	Кому передається документ
1.	Прийом (доставка ) документів	Секретар	Відповідальний за діловодство
2.	Первинна обробка документів	Відповідальний за діловодство	-
3.	Попередній розгляд документів	Відповідальний за діловодство	-
4.	Реєстрація документів	Відповідальний за діловодство	Директор
5.	Розгляд документів	Директор	Відповідальний за діловодство
6.	Передача документів виконавцям	Відповідальний за діловодство	Виконавці
7.	Виконання документів	Виконавці	Відповідальний за діловодство
8.	Повернення документів	Відповідальний за діловодство	-

Таб. 2. Вихідна документація.

№ п/п	Найменування групи документів	Кому поступає документ	Кому передається документ
1.	Прийом документів від виконавців	Виконавці	Відповідальний за діловодство
2.	Тиражування документів (при необхідності )	Відповідальний за діловодство	-
3.	Реєстрація документів	Відповідальний за діловодство	-
4.	Сортування документів	Відповідальний за діловодство	Секретар
5.	Відправка документів	Секретар	-
6.	Приміщення контрольних екземплярів в справи	Відповідальний за діловодство	-

Таб. 3. Внутрішня документація.

№ п/п	Найменування групи документів	Кому поступає документ	Кому передається документ
1.	Оформлення документа	Виконавці	Директор
2.	Затвердження(підписання) документа	Директор	Виконавці
3.	Реєстрація документа	Виконавці	Відповідальний за діловодство
4.	Тиражування документа (при необхідності)	Відповідальний за діловодство	-
5.	Видача документа в роботу	Відповідальний за діловодство	Посадові особи
6.	Приміщення контрольних екземплярів в справи	Відповідальний за діловодство	-
7.	Повернення документів в діловодство	Відповідальний за діловодство	-

Як бачимо, вся діяльність підприємства відбивається у відповідних документах. Рух документів з моменту їх здобуття або створення до завершення виконання, відправки або здачі в справу – це документообіг підприємства. Організація документообігу – це правила, відповідно до яких відбувається рух документів в установі.

4. Реквізит «адресат»

Реквізит - елемент офіційного документа, наприклад, дата, адресат, індекс, підпис та ін. Сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа називається його формуляром.

До реквізитів документа належать:

Державний герб України;

емблема організації або підприємства;

зображення нагород;

код підприємства, установи;

код документа;

назва міністерства або відомства;

назва установи, організації або підприємства;

назва структурного підрозділу;

індекс підприємства зв’язку, поштова і телеграфна адреса, но мери телетайпу (абонентського телеграфу), факсу, телефону, рахунку у банку;

назва виду документа;

дата;

індекс;

посилання на індекс і дату документа, що надходить;

місце складання або видання;

гриф обмеження доступу до документа;

адресат;

гриф затвердження;

резолюція;

заголовок до тексту;

позначення про контроль;

текст;

позначення про наявність додатку;

підпис;

гриф погодження;

візи;

печатка;

позначення про завірення копій;

прізвище виконавця і номер його телефону;

позначення про виконання документа і направлення його у справу;

позначення про перенесення даних на машинний носій;

позначення про надходження.

Реквізит «адресат» є одним з важливих реквізитів документа. Він характеризує географічне і ієрархічне положення документа. Адресат - це одержувач документа (на відміну від адресанта - відправника документа). Даний реквізит вказує, кому призначена укладена в документі інформація. Позначення адресата на документі необхідне експедиційній службі організації для відправки (доставки) кореспонденції за призначенням. При здобутті кореспонденції по адресатові служба документаційного забезпечення управління визначає правильність вкладення і доставки документа за призначенням. Грамотне і точне оформлення реквізиту «адресат» дозволяє при здобутті документа швидко визначити посадову особу або структурний підрозділ, якому підлягає передати документ на виконання або розгляд. Адресат використовується при складанні і оформленні різних видів документів, в першу чергу витікаючих, тобто що відправляються в інші організації. До їх числа відносяться листи, а також доповідні і пояснювальні записки, довідки, вистави, що направляються вищестоящим органам (посадовим особам). В той же час адресат вказується і на багатьох внутрішніх документах - тих, які створюються організацією для внутрішнього користування і не підлягають відправці. До таких документів належать доповідні і пояснювальні записки, довідки, заяви, вистави, які, як правило, адресуються керівникові організації.

Слід розрізняти поняття реквізити документа і реквізити установи.

Реквізити установи - дані про автора документа, його адреса, телефон та ін., відображені на бланку документа. Не усі реквізити установи можуть бути відображені на бланку. Адресатом документа може бути організація, її структурний підрозділ, конкретна посадова або приватна особа.

Як правило, документ адресують підприємству або в його структурний підрозділ без зазначення посад і прізвищ, наприклад:

Міністерство зв’язку України

Планово економічне управління

У внутрішньовідомчому листуванні за умови наявності постійних кореспондентів зазначають структурні підрозділи, посаду і прізвище посадової особи, наприклад:

Завод “Маяк”

Технічний відділ

Начальнику бюро нормативів

Сидорову О С

Назви установи і підрозділу зазначають у називному відмінку, посаду і прізвище - у давальному.

Якщо документ адресують керівнику організації або його заступнику, то назва організації входить до складу назви посади адресату, наприклад:

Директору заводу «Маяк»

Петренко В. Д.

У ряді випадків допускається узагальнена назва адресата:

Директорам шкіл,

завідуючим дитячими садками.

До складу реквізиту “адресат” може входити поштова адреса, її елементи зазначають згідно з поштовими правилами.

Адресу не вказують на документах, які направляють в урядові установи, обласні і центральні органи державної влади, а також постійним кореспондентам або установам свого відомства.

Кілька адрес на документі вказують з метою інформування кожного одержувача про установи і осіб, яким водночас направляють цей документ. Документ повинен містити не більш як чотири адресати. Якщо його направляють більш як за чотирма адресами, на кожному вказують тільки одного адресата і складають список розсилання. Слово “Копія” перед другим, третім, четвертий адресатом не пишуть.

При оформленні реквізиту “адресат” можна використовувати загальноприйняті скорочення назв посад керівників (заст., зав.), а також назв організацій (НДІ “Укргаз” та ін.).

Редакція журналу "Український бізнес"

02180, Київ-180, вул. Хрещатик, 17.

При адресуванні документа приватній особі спочатку зазначається поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:

327063, м. Миколаїв—63 Київська, 67, кв. 49

Гречко А.Н.

Література

1. Басаков М.І., Замицкова О.І. Діловодство. Видавництво "Фенікс", 2005, 379 с.

2. Белов А.Н., Белов А.А. Діловодство і документообіг. Видавництво "ЕКСМО", 2006, 621 с.

3. Мельханова І.А. Ділове спілкування. Видавництво "Академічний проект Трікста", 2005, 224 с.

4. Панфілова А.П. Ділова комунікація в професійній діяльності. Видавництво "Знання", 2005, 495 с.

5. Рогожін М.Ю. Документи ділового спілкування. Видавництво "Пітер", 2006. - 224 с.

6. Руминіна Л.А. Діловодство. Видавництво "Академія", 2002, 208 с.

7. Сологуб О. Діловодство: складання, редагування і обробка документів. Навчальний посібник. Видавництво "Омега-л", 2007, 208 с.

8. Сорокина А.В. Основи ділового спілкування. Видавництво "Фенікс", 2004. - 222 с.

9. Сліньков В.Н. Діловодство і менеджмент. Видавництво "Алерта", 2002, 196 с.

10. Ефективне ділове спілкування. Видавництво "Альпіна Бізнес Букс", 2006, 192 с.