Таким образом, в современном менеджменте информация становится самостоятельным фактором производства. Этому способствовало развитие повсеместного применения компьютеров для сбора, передачи, обработки и хранения информации, что, в конечном счете, привело к появлению информационных компьютерных технологий.
Широкое применение информационно-компьютерных технологий предоставляет менеджменту организации следующие возможности:
ориентироваться на более глубокий анализ ситуаций, в которых руководители принимают решения;
рассматривать технологии выработки и принятия решений во всей их полноте;
в процедурах принятия решений перейти от «жестких» (hard) математических моделей к «мягким» (soft) моделям, в которых формальные расчеты комбинируются с экспертными оценками, ситуационным подходом;
активнее использовать инновационные технологии прогнозирования, стратегического и тактического планирования;
повысить внимание к организационной и психологической стороне применения математических и вычислительных средств в процессах принятия решения.
Главная отличительная особенность современного этапа применения информационно-компьютерных технологий заключается в возможности создавать разделенные системы поддержки решений на базе локальных вычислительных сетей и глобальной системы Интернет, обеспечивающих комплексный подход к принятию управленческих решений. В связанных между собой узлах компьютерной сети располагаются пользователи сети — менеджеры различного уровня. Каждый пользователь может независимо решать частные задачи организации, используя для этого информационно-вычислительные возможности той системы, к которой он имеет доступ пользователя.
Решение проблем общего характера организации требует привлечения знаний, информации и ресурсов, подведомственных ряду пользователей. Общую проблему они могут решить только совместно, объединяя свои локальные возможности и согласовывая принятые решения.
Наилучшие решения могут быть приняты тогда, когда менеджеру в определенный им момент выдается необходимая, надежная информация. Без информации, получаемой из надежных источников, менеджер не может осуществлять эффективное планирование и руководство деятельностью организации.
В процессе управления достаточно сложно определить, какая информация является необходимой, а какая — излишней. Объем и качество информации устанавливается опытом, поскольку реальная ценность информации определяется в процессе ее использования по результатам принятых управленческих решений.
Применение информационно-компьютерной технологии позволяет снизить интеллектуальные и психологические затраты менеджера и специалиста, что, с одной стороны, высвобождает его личные ресурсы для выполнения более ответственных задач, с другой — создает предпосылки для использования менее ценных специалистов на работах, где без вычислительной техники требовался бы менеджер или специалист с большим опытом и квалификацией. Последнее объясняется тем обстоятельством, что информационное обеспечение процесса принятия решений состоит из двух этапов: получение фактического материала (данных) и их анализ на основе имеющихся знаний у ЛПР. Компьютерное обеспечение процедур первого этапа реализуется с помощью информационных технологий, анализ характеристик которых приведен в табл. 1.
Таблица 1. Группировка информационно-компьютерных технологий
| Группа информационных технологий | Назначение технологии | Область применения технологии |
| Базы данных | Сбор, структуризация, хранение и предварительный анализ данных | На всех уровнях иерархии управления |
| Телекоммуникации | Доступ к территориально удаленным источникам информации | Внутри организации для создания распределенных баз данных |
| Компьютерная графика | Представление информации в компактном виде, удобном для восприятия ЛПР | Построение графиков, диаграмм; отображение реальных и виртуальных (например, проектируемых) объектов |
| Региональныеинформационныесистемы | Соединение баз данных с визуальным (вербальным) представлением о регионе | Управление системами, имеющими пространственное распространение |
Информационно-компьютерные технологии помогают ЛПР на этапах сбора, отбора, первоначального анализа информации. Для информационной поддержки на этом этапе используются специальные компьютерные системы, которые называются системами поддержки принятия решений (СППР).
Основные этапы разработки информационно-компьютерной СППР в организации состоят в следующем:
Определение основных составляющих и условий ведения хозяйственной деятельности организации.
Анализ закономерностей и эмпирических данных о структуре и особенностях научно-технических, экономических, социальных и экологических рисков.
Анализ и систематизация источников информации и информационных потоков.
Разработка методов принятия решений и математических моделей в условиях неполной информации и при наличии ограничений.
Комбинированная оценка опасности принятия не совсем рационального решения в условиях неопределенности.
Разработка спецификации, интерфейса и структуры информационно-компьютерной СППР.
Реализация и тестирование информационно-компьютерной СППР.
Таким образом, для информационного обеспечения управления организацией необходимо и возможно создание информационно-компьютерной СППР. Такие системы должны иметь доступ к оперативной информации и базам знаний, хранящим способы и методы разрешения ситуаций в данной и смежных областях, должны использовать преимущества телекоммуникационных технологий Интернет. На практике есть много случаев, когда необходимо принимать решения в короткие сроки и когда трудно, а иногда и невозможно пригласить консультантов, собрать специалистов, провести консилиум или заседания совета. В таких ситуациях компьютерные системы поддержки принятия решений являются не желанной целью, а становятся вынужденным вариантом в условиях ограниченных ресурсов, прежде всего временных ограничений.
3. Моделирование управленческих решений
Моделирование заключается в построении системы знаков (символов, формул, матриц, слов, графиков), которые воспроизводят исследуемый объект и с помощью которых можно выявить его свойства, недоступные при изучении любым другим способом. Таким образом, моделирование позволяет получить новую информацию о свойствах исследуемого объекта на основе особого рода обработки и. представления существующей и доступной информации. Главной проблемой при этом остается проблема обеспечения соответствия структуры и свойств модели структуре и свойствам реального экономического процесса, явления или объекта, т.е. проблема изоморфизма. Если модель изоморфна и имитирует наиболее существенные характеристики объекта и при этом для своего построения использует доступный инструментарий, то можно значительно сократить затраты ресурсов, в том числе времени, на изучение характеристик экономического объекта. С помощью моделей можно также исследовать процессы в будущем, формировать варианты стратегии и отбирать из них наиболее эффективный вариант.
В основе построения имитационных моделей организации лежит сбор, обработка, анализ и интерпретация информации о количественных характеристиках экономического процесса. Качественные характеристики моделируются только в той мере, в какой они могут быть выражены как показатели вектора меры какого-либо явления или процесса.
Для того чтобы модель была изоморфна исследуемому объекту, необходима прежде всего классификация моделей организаций, функционирующих в сложных информационных условиях, когда эти условия изменчивы, противоречивы, разнонаправленны.
Моделирование процессов поведения организации показывает, что в этой области созданы два класса моделей организаций — экономические (управленческие) и исследовательские (экономико-математические).
Экономическая модель организации — это комплекс технико-технологических, организационных, финансово-экономических и иных документов, с помощью которых имитируется реальное состояние организации. Такая модель представляет системный пакет информации о факторах, параметрах, критериях оценки деятельности организации во времени, в разрезе его функциональной деятельности. К классу экономических моделей относятся:
паспорт организации;
бизнес-план;
прогноз;
программа;
балансы.
Перечисленные группы моделирующих документов дают полное представление специалисту о состоянии реального объекта.
Следует отметить, что перечисленные группы экономических моделей дают более полную информацию об организации, чем ее натурное изучение. Кроме того, без изучения этих моделей любое натурное исследование организации, а тем более группы организаций мало что дает для выработки управленческих решений из-за сложности обобщения информации. Приведем основные характеристики и параметры каждой из перечисленных групп моделей, делающих их изоморфными конкретной организации и определяющих область их использования для стратегического, инновационного и оперативного управления.
1. Паспорт организации имеет следующую структуру.
Общие сведения об организации.
Полное и сокращенное наименование.
Адрес.
Реквизиты.
Фамилия, имя, отчество руководителя.
Год создания.
Форма собственности.
Организационно-правовая форма.
Сфера деятельности.
Основная продукция (услуги).
2. Краткое описание миссии (философии) организации.
Цель.
Направленность (коммерческая, социальная, связанная с государственными интересами).