9.4 Документальное оформление инвентаризации
Госкомстатом России от 18.08.1998 г. №88 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации” утверждены для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в учете типовые унифицированные формы первичной учетной документации:
| Наименование документа | Номер формы |
| 1 | 2 |
| Приказ (распоряжение) руководителя организации о проведении инвентаризации (см в Приложении Документ 14) | Инв-22 |
| Журнал контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации | Инв-23 |
| Инвентаризационная опись основных средств | Инв-1 |
| Инвентаризационная опись нематериальных активов | Инв-1а |
| Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей | Инв-3 |
| Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных | Инв-4 |
| Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение | Инв-5 |
| Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути | Инв-6 |
| Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них | Инв-8 |
| Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудования, приборах и других изделиях | Инв-8а |
| Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них | Инв-9 |
| Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств | Инв-10 |
| Акт инвентаризации расходов будущих периодов | Инв-11 |
| Акт инвентаризации наличных денежных средств (см в Приложении Документ 15) | Инв-15 |
| Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности | Инв-16 |
| Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами | Инв-17 |
| Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств | Инв-18 |
| Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (см в приложении Документ 16) | Инв-19 |
| Акт контрольной проверки правильности проведения инвентаризации ценностей | Инв-24 |
| Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации | Инв-25 |
| Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией | Инв-26 |
Для проведения инвентаризации руководителем организации издается приказ. Приказ регистрируется в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.
Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной техники, так и ручным способом чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.
Наименование инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.
На каждой странице описи прописью указывают число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.
Ошибки исправляются во всех экземплярах описей, т.е. зачеркиваются неправильные записи и над ними проставляются правильные. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должны быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.
Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.
На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляют отдельные описи.
Если по окончании инвентаризации проводятся контрольные проверки, то результаты оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.
Инвентаризация основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности, расчетов и т.д. может иметь свои особенности в каждом отдельном случае.
9.5 Инвентаризация основных средств
До начала инвентаризации рекомендуется проверить:
а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;
б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение.
При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения. Инвентаризация основных средств предполагает осмотр объектов, а также опись полных их наименований, назначения, инвентарных номеров и основных технических или эксплуатационных показателей.
Оценка выявленных инвентаризацией неутонченных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Износ по неучтенным объектам должен быть определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.
9.6 Инвентаризация товарно-материальных ценностей (ТМЦ)
Товарно-материальные ценности заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).
Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводится в порядок расположения ценностей в данном помещении. Комиссия в присутствии заведующего складом и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие ТМЦ путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. ТМЦ, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.
Инвентаризация ТМЦ, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности чалящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.
Составление сличительных ведомостей по инвентаризации
Сличительные ведомости составляются по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных. В них отражаются результаты инвентаризации, т.е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач ТМЦ в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
9.7 Выявление результатов инвентаризации и отражение их в учете
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, когда была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:
- основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;
- убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в законодательном порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на затраты (расходы на продажу) организации.
Рассмотрим корреспонденцию счетов по результатам инвентаризации.
1. Отражение на счетах излишков, выявленных при инвентаризации:
Дебет 01 “Основные средства”
Дебет 10 “Материалы”
Дебет 41 “Товары”
Дебет 43 “Готовая продукция”
Дебет 50 “Касса”
Кредит 91.1 “Прочие доходы”
2. Отражение на счетах недостачи, выявленной при инвентаризации:
а) Дебет 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”
Кредит 01 “Основные средства”
Кредит 10 “Материалы”
Кредит 41 “Товары”
Кредит 43 “Готовая продукция”
Кредит 50 “Касса”
б) в розничных торговых организациях:
Дебет 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”
Кредит 41 “Товары”
Кредит 42 “Торговая наценка” (способом “красное сторно”).
3. Списание недостачи в пределах норм естественной убыли:
Дебет20 “Основное производство”
Дебет 23”Вспомогательные производства”
Дебет 25 “Общепроизводственные расходы”
Дебет 26 “Общехозяйственные расходы”
Дебет 29 “Обслуживающие производства”
Дебет 44 “Расходы на продажу”
Кредит 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”.
4. Списание недостачи за счет виновного лица”:
а) Дебет 73.2 “Расчеты по возмещению материального ущерба”
Кредит 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”