Аналитическая информация поступает в организацию, как правило, по запросу и содержит данные по анализу интересующих менеджера фактов, процессов или явлений. Это, например, аналитические обзоры конъюнктуры определенных рынков, динамики курсов валюты, прогнозы цен и т. п.
Планирующая информация – это данные, необходимые для планирования деятельности организации, например, сведения по внешним заказам, нормативные документы и т. д. Руководящая информация представляет собой обязательные для выполнения указания органов государственного и муниципального управления, требования собственника организации, постановления правоохранительных органов и т. д.
Информация, обеспечивающая деятельность организации, сегодня немыслима без широкого использования компьютеров с их инфраструктурой, системы Интернет, электронной почты, мобильной связи и т. д.
Основными направлениями информационного обеспечения менеджмента организации являются:
– получение и обработка поступающей информации, ее анализ и доведение до исполнителей;
– сбор и формирование информации о деятельности организации;
– распространение информации организации внутри нее и за ее пределами;
– анализ информации о деятельности организации;
– получение данных контроля за деятельностью организации и ее подразделений;
– подготовка решений менеджера;
– решение оптимизационных задач;
– расчеты по распределению ресурсов организации;
– учет и отчетность организации;
– налоговые расчеты и документирование;
– финансовые и кредитные расчеты;
– учет и распределение запасов;
– кадровая информация;
– снабженческая информация;
– информация по маркетингу (исследование рынка, создание товара, товародвижение, сбыт, стимулирование продаж и т. д);
– информация по рекламе и паблик рилейшнз;
– справочная информация, базы данных;
– архив организации;
– переписка организации;
– экспертные системы;
– разработка планов и контроль за их исполнением;
– контроль за отданными распоряжениями и их выполнением;
– автоматизация рабочих мест руководителей и управленческого персонала.
Процесс передачи информации и средства для этой передачи носят название коммуникации. Одновременно под коммуникацией понимают связь между объектами, а также сам процесс взаимодействия в организации и между организациями.
Коммуникации играют в менеджменте огромную роль, являются важнейшим средством для достижения целей организации.
В зависимости от объектов коммуникационной деятельности и решаемых ими при этом задач различают следующие виды коммуникаций: коммуникации по горизонтали, коммуникации по вертикали, командные коммуникации, коммуникации "состояния", коммуникации с внешней средой, неформальные коммуникации.
Коммуникации по горизонтали – это связи на одном уровне управления. Они применяются для обмена информацией между равными по иерархии подразделениями организации.
Коммуникации по вертикали связывают органы и объекты управления, находящиеся на различных уровнях иерархической лестницы. Эти коммуникации используются, прежде всего для передачи командной информации и информации "состояния".
Командные коммуникации служат для передачи приказов и распоряжений "сверху-вниз", от начальников к подчиненным. С помощью этих коммуникаций до исполнителей доводятся решения, принятые руководителями.
Коммуникации "состояния" представляют собой линии обратной связи, идущие от подчиненных к руководителям. По ним передаются доклады о выполнении решений, данные об обстановке на местах, возникающих проблемах и т. п.
Коммуникации с внешней средой связывают организацию с источниками внешних ресурсов, потребителями, партнерами, другими субъектами рынка, организациями, составляющими инфраструктуру менеджмента (банками, биржами, аукционами, рынками), органами государственного управления, общественностью, средствами массовой информации и т. д.
Неформальные коммуникации представляют собой пути распространения неофициальной информации, так называемых утечек, а также всевозможных слухов. Эти каналы, несмотря на их, казалось бы, несерьезный характер, сегодня широко и сознательно используются в информационной работе для зондажа общественного мнения, дезинформации и дискредитации конкурентов.
Коммуникационные задачи решаются в ходе коммуникационных процессов, т. е. процессов обмена информацией.
2. Деловое общение
Деловое общение — процесс, при котором происходит обмен деловой информацией и опытом работы; предполагает достижение определенного результата в совместной работе, решение конкретной задачи или реализацию определенной поставленной цели. Это также психологический и физический контакты, обмен эмоциями. Умение строить отношения с людьми, находить определенный подход к конкретному человеку необходимо каждому. Кажется, что общение совершенно несложный процесс, поскольку с раннего детства люди общаются между собой. Однако общение включает в себя множество видов, функций и направлений. Изучением тех или иных сторон общения занимаются психология, философия, социология, этология и другие науки, вносящие свой вклад в понятие "общение".
Общение — искусство и наука, где важны не только природные способности, но и образование. От уровня развития коммуникативных способностей во многом зависит эффективность труда и успеха в достижении намеченных целей.
2.1 Интерактивная составляющая общения
При интерактивном общении (взаимодействии) характерным является: а) уместность принятых управленческих решений; б) четкое распределение обязанностей и полномочий; в) умение предотвращать и разрешать конфликтные ситуации.
Совместная деятельность и общение осуществляются в соответствии с действующими принципами социального контроля с учетом философии организации, регламентов взаимодействия, ценностей и правил поведения, принятых в формальных и неформальных малых социальных группах. Потребность в деловом общении обуславливает мотивы, по которым партнеры вступают во взаимодействие:
- кооперация (максимизация общего выигрыша);
- индивидуализм (максимизация собственного выигрыша);
- конкуренция (максимизация относительного выигрыша);
- альтруизм (максимизация выигрыша партнера);
- агрессия (минимизация выигрыша партнера);
- равенство (минимизация различий во взаимных выигрышах партнеров).
Согласно Р. Бейлзу можно выделить четыре основные области взаимодействия партнеров, каждая из которых может содержать по три формы поведенческого проявления:
1. Позитивные эмоции выражение солидарности, снятие напряжения, выражение согласия.
2. Решение проблем предположения, указания, выражение мнения, выдача ориентаций.
3. Постановка проблем просьба об информации.
Сущность межличностных взаимодействий объясняет ряд теорий:
‑ теория обмена (Дж. Хоманс);
‑ теория символического интеракционизма (Дж. Мид, Г. Блумер);
‑ теория управления впечатлениями (Э. Гофман);
‑ теория психоанализа (З. Фрейд).
Согласно теории обмена партнеры взаимодействуют друг с другом с учетом личного опыта, сопоставляя и стремясь уравновесить возможные поощрения и издержки общения. При этом в поведении партнеров важную роль играют положительные примеры поощрения аналогичных поступков в прошлом. Теория обмена основывается на четырех принципах:
1 принцип. Чем больше вознаграждается определенный тип поведения, тем чаще он будет повторяться.
2 принцип. Человек стремится воссоздать условия, от которых зависит уровень вознаграждения за определенный тип поведения.
3 принцип. Если вознаграждение велико, то человек готов затратить большие усилия для его получения.
4 принцип. Когда потребности человека близки к насыщению, он в меньшей мере стремится прилагать усилия для их удовлетворения.
Эта теория рассматривает социальное взаимодействие как сложную систему обменов с уравновешенной структурой вознаграждений и затрат. Однако в общем случае реакция человека на вознаграждениене всегда однозначна, а высокое вознаграждение зачастую приводит к потере активности.
1 тип. Незначительный жест (автоматический рефлекс).
2 тип. Значительный жест, связанный с осмыслением поступка и намерений партнера и преобразуемый в символ, выражающий смысл определенного понятия, действия, или предмета.
Интерпретация символа осуществляется в промежутке времени между воздействием на партнера и проявлением соответствующей реакции. Партнеры по общению учатся одинаково интерпретировать значения определенных символов. Личность формируется во взаимодействии с другими личностями и устанавливается контроль действий личности над теми представлениями о ней, которые складываются у окружающих.
Теория управления впечатлениями предлагает рассматривать социальные ситуации как театральные миниатюры, где актерами являются партнеры по общению, а декорациями ‑ организационное окружение.
Э. Гофман отмечает, что, "несмотря на определенную цель, которую индивид мысленно ставит перед собой, несмотря на мотив, определяющий эту цель, он заинтересован в том, чтобы регулировать поведение других, особенно их ответную реакцию. Эта регуляция осуществляется, главным образом, путем его влияния на понимание ситуации другими; он действует так, чтобы производить на людей необходимое ему впечатление, под воздействием которого другие станут самостоятельно делать то, что соответствует его собственным замыслам".