«Каждая система (социальная или биологическая) стремится получить как можно больше достоверной, ценной и насыщенной информации о внутренней и внешней среде для устойчивого функционирования (самосохранения)».
Для успешной реализации закона руководители должны:
· формировать для конкретного задания оптимальный набор требуемых характеристик информации;
· находить или создавать свои источники с требуемыми характеристиками информации;
· повышать квалификацию своих сотрудников;
· внедрять передовые информационные технологии.
Все коммуникации в организации основаны на получении, обработке, передаче и хранении данных. Данные – это сообщения, результаты мыслительной деятельности, сведения любого происхождения, вида и назначения. Управленческая информация – это данные, несущие в себе новизну и полезность для работника, принимающего решение. Информация здесь рассматривается как часть данных.
Следовательно, любой организации существует информационная среда управления, которая включает:
· собственно информацию;
· средства технического обеспечения — компьютеры, телефоны, факсы;
· применяемую технологию;
· организацию документооборота;
· персонал, занятый управлением информационной средой.
Главным элементом информационной среды управления является информация, а основной целью — обеспечение работников организации необходимой информацией в нужное время. При этом необходимо отделить ценную информацию от пустой, чтобы проанализировать текущее состояние объекта управления и выработать правильное решение.
Для того чтобы, информация оказала реальную пользу организации, она должна быть упорядочена:
· по содержанию: экономическая, производственная, правовая и т.д.
· по назначению: для одной цели, для нескольких целей, для одного человека, для нескольких людей и т.д.
· по характеру закрепления информации: фиксируемая, не фиксируемая, на бумажных носителях, на электронных носителях;
· по времени: оперативная, текущая.
Грамотное управление информационной средой включает управление слухами, иначе повышается риск появления дезинформации, угрожающей целостности организации как системы. Организация должна стремиться к воспитанию у работников лояльности, а также, по возможности, информировать работников об интересующих их вопросах в средствах внутреннего вещания, информационных бюллетенях и т.д. Можно последовать примеру японских компаний, в которых существует должность информатора по бытовым и общефирменным вопросам. Любой работник может получить у информатора ответы на интересующие вопросы, например, почему его коллега не вышел на работу, сколько детей в семье руководителя компании и т.п.
Выделяют следующие характеристики информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность и открытость .[5, с191]
Объем информации рассматривается с двух сторон: как объем символьной и воспринимаемой информации.
Объем символьной информации — это количество букв, знаков или символов; он обычно выражается в символах или байтах.
Объем воспринимаемой информации характеризует полноту информации о каком-либо объекте управления для принятия обоснованного решения. Он зависит от таких факторов как символьный объем, форма представления (текст, графика, формулы, звук), временной интервал на обработку и сложность информации, текущее состояние объекта управления (актуальность, изменение состояния объекта).
Объем воспринимаемой информации имеет три уровня:
· информационная избыточность — повышает качество решения, но увеличивает время на принятие решения и повышает стоимость информации. Может применяться для принятия важных решений;
· субминимальный уровень является индивидуальным для конкретного человека и отражает тот объем информации, при котором данный человек еще может принять обоснованное решение;
· недостаток информации (информационный голод) препятствует принятию правильного решения и увеличивает вероятность провала для организации.
Достоверность информации — это отношение реальных сведений к общему объему информации в процентах. Достоверность также имеет три уровня: абсолютный (100%); доверительный (более 80%); негативный (менее 80%).
Достоверность зависит от следующих факторов:
· организация документооборота. Чем меньше людей в нем участвуют, тем выше будет достоверность информации;
· время прохождения информации. Достоверная, но поздно поступившая информация может стать ложной (курсы акций на бирже).
Достоверность можно повысить путем обработки большего объема информации с применением эффективных методик или алгоритмов (обрабатывая информацию с доверительным и даже с негативным уровнем достоверности).
Ценность характеризует информацию как товар, имеющий потребительскую стоимость, и выражается в снижении затрат на принятие правильного решения. Ценность информации может быть рассмотрена на четырех уровнях:
· нулевой — информация, которая повторяет уже известные характеристики объекта управления или представляет ненужные для принятия решения характеристики;
· средний (сокращение уровня затрат или повышение прибыли более чем на 10%) — ее создают специалисты, работающие добросовестно, но без особого интереса;
· высокий (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза) — имитационные модели, дающие руководителю возможность оценить последствия при различных вариантах решения;
· сверхвысокий (сокращение уровня затрат более чем в 10 раз) - связана с маркетинговыми исследованиями и инновациями; может иметь криминальный источник.
Насыщенность информации - соотношение полезной и пустой (фоновой) информации. Фоновая информация позволяет лучше воспринимать полезную (профессиональную) информацию, так как улучшает настроение, поднимает эмоциональный уровень, заранее настраивает на нужный лад. Без фоновой полезная информация звучит или выглядит «сухо» и воспринимается с трудом, но не стоит использовать слишком большой объем фоновой информации иначе полезная информация будет частично или полностью пропущена. В связи с общим увеличением объемов поступающей отовсюду информации организации стремятся к повышению насыщенности информации. Насыщенность имеет следующие уровни: высокий (80-100%); нормативный (50—80%); низкий (менее 50%).
Открытость информации — возможность предоставления ее различным контингентам людей. В зависимости от открытости выделяются три вида информации:
· секретная информация (государственная тайна) связана с интересами всего общества и государства, поэтому имеет наибольшие ограничения на использование (информация об организации обороны страны). Такая информация может быть особой важности, совершенно секретной, секретной и т.п.;
· конфиденциальная информация (для служебного пользования) может отражать интересы общества или группы людей. Ее использование также ограничено. Как правило, конфиденциальная информация является высокоценной (повышение эффективности в несколько раз) или содержит сведения о потенциале организации (методы изучения рынка, список деловых партнеров, метод ценообразования, способ производства);
· публичная (открытая) информация также отражает интересы общества и людей, но в отличие от остальных видов ее использование не ограничено.
Уровни развития составляющих информационной среды управления должны взаимно соответствовать. При большом несогласовании составляющих информационной среды управления друг другу информационный процесс становится неэффективным (эффект отрицательной синергии).
Основная задача информационной среды управления - доведение до конкретного работника нужной информации в нужное время.
Обобщающим показателем конечной информации как ресурса является эффективность ее использования.
Каждый уровень характеристики информации имеет стоимостный эквивалент, поэтому расчет эффективности может производиться сравнением вариантов используемых уровней характеристик информации.
Информатизация управления вносит коррективы в существующие формы управленческого труда и расширяет их состав. Она способствует усилению позитивного действия законов и принципов управления, в первую очередь законов, свойственных управлению в целом. К таким законам относятся: закон единства систем управления, закон соотносительности управляющей и управляемой систем, закон пропорциональности производства и управления, закон экономии времени, закон экономии интеллектуальной энергии, закон перехода от административных к организационным методам управления.
Информационная среда, ввиду ее важности, является объектом управления, наряду с персоналом, финансами и т п.
Для того чтобы принимаемое руководителем решение было в полной мере обоснованным, используемая для этого информация должна быть высокой или средней ценности, абсолютно достоверной, средней насыщенности и сочетающей элементы открытости и конфиденциальности.