Баланс складається на підставі записів в головній книзі, якої немає при простому обліку. Для контролю правильності запису в головній книзі ведеться журнал, в якому всі операції реєструються в хронологічній послідовності.
У головній книзі всі операції господарства реєструються в систематичному порядку на так званих рахівницях, які відкриваються . для обліку окремих видів операцій (напр., рахунок каси, рахівниць товарів, рахівниць майна, рахівниць дебіторів, рахівниць капіталів і т. д.). Кожен рахунок в головній книзі складається з двох частин "дебету" (ліва сторона) і "кредиту" (права сторона).
Особливість головної книги полягає в тому, що кожна операція в ній записується двічі (подвійний запис): по дебету одного рахунку і кредиту іншого, пов'язаного з першим ("що кореспондує") рахунки. При покупці, наприклад, товарів за готівку, в одній і тій же сумі "дебітуєтся" рахівниць товарів і "кредитується" рахунок каси, оскільки рахунок товарів в цьому випадку збільшується, а рахунок каси зменшується на одну і ту ж суму.
Для складання балансу по кожному рахунку головної книги виводиться залишок ("сальдо") на день складання балансу (напр., залишок грошових коштів, товарів, заборгованості, майна, капіталу і т. д.).
Для здобуття балансу виведені по всіх рахунках головної "книги залишки підрозділяються на дві групи: актив і пасив. У актив включаються залишки по тих рахунках головної книги, які показують засоби господарства, тобто в які операції ці засоби вкладені (напр., грошові кошти, майно, товари, заборгованість господарству, витрати і т. д.). У пасиві групуються залишки по тих рахунках головної книги, які показують джерела засобів, розміщених в активах, тобто звідки останні отримані (напр., капітали, позики, кредити, прибуток і т. д.). Зрозуміло, що в активі може бути показане стільки засобів, скільки їх в пасиві, і, отже, актив завжди дорівнює пасиву. Звідси і сталася назва "баланс", тобто "рівновага" (в даному випадку активу і пасиву).
На початок XVIII ст система подвійного обліку вже отримала теоретичну розробку і поширення в західно-європейських країнах.
У Росії перші вказівки про вживання подвійного обліку є в законодавстві першої чверті XVIII ст, коли в російській мові з'являються терміни "баланс", "дебет" і "кредит", "бухгалтер" .
Термін "баланс" вперше спожитий в регламенті адміралтейства і флотів (5 апр. 1722 р.), правда, не зовсім в тому значенні, в якому він охарактеризований вище.
У "Статуті про банкротів" (15 грудня 1740 р.) баланс характеризується вже правильніше. "Всякий справжній купець, вказано в Статуті, після закінчення року книги свої закінчує і лагодить баланс; і тако він вельми може відати, в якому він стані знаходиться, а при збитках, що трапилися йому, дивлячись в закінчені раніше книги і баланс, що чинить, йому тієї ж години видно бути має, чи може він ще борги свої заплатити чи ні". У Статуті містяться також вказівки про обов'язковість виправдувальних документів.
Особливо детально питання обліку знайшли віддзеркалення в іменному указі Сенату від 8 червня 1799 р. "Про іменування склалася для промислів і торгівлі по Північно-східному морю Російсько-американською компанією" .Согласно указу компанія повинна була вести наступні книги:
1. "Капітальну" для запису "ськладственного капіталу", роздільного на акції, з вказівкою їх ціни, а також для запису прибутку або збитку, падаючих на акції;
2. "Книгу капітальних листів і свідоцтв" для запису при числяємой до "ськладственному капіталу" прибули;
3. "Книгу протокольну" для запису всього, що пов'язане з видачами Компанії; 4. "Річну касу" для запису приходу і витрати готівкових грошових сум;
5. "Вексельну книгу" для обліку векселів;
6. "Книгу генеральних відомостей" для обліку приходу і розходу компанійського капіталу;
7. "фактури-накладну" для запису відправки товарів;
8. "Прибуткову товарну" по обліку приходу товарів;
9. "Відпускну товарну" для обліку відпустки товарів;
10. "Алфавіт робочий" для запису службовців компанії і розрахунку з ними.
Питання бухгалтерського обліку по подвійній системі знайшли своє віддзеркалення і в спеціальній літературі, в таких книгах як "Ключ комерції або торгівлі, тобто наука бухгалтерії" (1783 р.), "Повчання, необхідне потрібне для російських купців, а більш для молодих людей" (1788 р.), "Поважний купець або наука бухгалтерії, показующая, яким чином виробляти власною, по комісіях і товариський торг як в державі, так і в поза оним, водою і сухим дорогою" (1790 р.).
Про безперечний інтерес до питань бухгалтерського обліку свідчить і видане в Курську в 1795 р. переведення книги Іоана Стіллігера "Грунтовне керівництво подвійного або італійського рахівництва купецького".
Подвійний облік у всіх цих роботах знайшов свій досить повний опис. Значення статистичних джерел для XVIII ст мають церковні метричні книги, в яких з 1702 р. записувалися народження і смерті.
Указом 26 листопада 1718 р. '') були введені не подвірні, як в XVII ст, а подушні переписи населення, названі ревізіями. По указу Сенату 22 січня 1719 г.) "О чиненні загального перепису людей податного стану для обкладення населення подушною податтю і квартирною повинністю" була проведена перша ревізія. Період ревізій зазвичай розтягувався на ряд років, що допускало можливість подвійного рахунку податного населення. Іншим недоліком ревізій було те, що вони охоплювали лише податноє населення; з перепису виключалися, напр., дворяни, козаки, неросійські народності і так далі Оскільки ревізії вироблялися у фіскальних цілях. то отримані дані часто були неточними.
Основним документом статистичного обліку при ревізіях були ревізські казки, в яких в порядку номерів сімей враховувалися "душі" чоловічої і жіночої статі.
На підставі ревізських казок казенні палати складали губернські зведення, що служили для підрахунку населення по всій країні.
У XVIII ст зароджується ідея створення центрального статистичного органу. Прібильщик А. А. Курбатов запропонував проект установи особливої "кабінету-колегії", на яку передбачалося покласти функції статистичного органу. Але цей проект (як і інші) здійснений не був.
У XVIII ст починається розробка багатьох питань статистики, в якій взяли участь такі учені як М. Ст Ломиносів, Н. Ст Татіщев, А. Т. Болотов, П. І. Ричков і ін. Велику роль в розробці окремих питань зіграло Вольне економічне суспільство.
Вотчинно-поміщицька статистика знайшла своє віддзеркалення у ряді інструкцій по управлінню вотчиною і маєтками (Інструкція А. П. Волинського 1724 р., Інструкція управителям палацових волостей 1725 р., Інструкція В. Н. Татіщева 1742 р. і ін.)
Дипломатична документація. На форми дипломатичної документації XVIII ст впливали норми не лише національного, але і міжнародного характеру. Вплив національних норм помітніше в раніший період розвитку дипломатичної документації (приблизно до XVIII ст). Норми міжнародного права визначають форми дипломатичної документації в пізніший час, починаючи з XVIII ст.
У міру розвитку дипломатичних стосунків склад і характер дипломатичної документації ускладнювався. Зростання і зміцнення міжнародних зв'язків Російської держави супроводилися розвитком дипломатичних стосунків, що привело до створення у ряді країн постійних дипломатичних представництв. Особливо помітні зміни в складі і характері дипломатичної документації відносяться на початок XVIII ст..
Договірні стосунки з іноземними державами знаходять віддзеркалення в трактатах і договорах (загальних угодах), конвенціях (угодах по окремих питаннях), інструментах (різних додатках до договорів) і протоколах. Цим актам додавалася форма викладу, якою підкреслювалися урочистий характер і високе положення сторін, що беруть участь в складанні актів. Окрім підписання, міжнародні акти скріплялися друком. Велике значення надавалося і зовнішньому оформленію.акта що виконувався з особливою ретельністю.
Стосунки Колегії закордонних справ і дипломатичних представників з іноземними урядами здійснювалися нотами, мемуарами, меморандумами, записками і листами. Нотами називалися повідомлення або запити, що направляються іноземному уряду. Мемуари, на відміну від нот, носили більш діловий характер і складалися по окремих питаннях. Вони представлялися як главі іноземної держави, так і її міністрам. Мемуар, сформульований в сильних виразах і що містив рішучі вимоги уряду, називався ультиматумом. Мемуар, що містив історичну довідку з питання або пояснення у справі. при цьому позбавлений офіцилиюго характеру, називався меморандумом. Поточні стосунки дипломатичних представників з іноземними урядами здійснювалися за допомогою листів.
З російським урядом його дипломатичні представники зносилися реляціями, листами, депешами. Реляції були донесення імператорові по важливих політичних питаннях. Реляції складалися в результаті детального, інколи тривалого, вивчення питань і відрізнялися усебічністю. Листи адресувалися на ім'я канцлера або віце-канцлера. Ця форма стосунків дипломатичних представників відрізнялася великою свободою. Проте, вживання листів було обмежено рескриптом 7 квітня 1717 р., в якому наказувало, щоб дипломатичні представники "надалі писали до двору про всякі справи реляціями на ім'я государя, а не листами до канцлера". Ширше вживання реляцій привело до їх розділення на ординарних про поточні справи, і секретні, тобто повідомлення про важливі політичні події.
Указом 7 квітня 1733 р. була наказана форма секретнейших реляцій, які повинні були не лише писатися на ймення імператриці, але і адресуватися в її власні руки. У другій половині XVIII ст секретні і секретнейшие реляції майже виходять з вживання, замінюючись листами, і лише в 1797 р. відновлюється ця форма стосунків як обов'язкова. Окрім реляцій і листів, дипломатичні представники в стосунках зі своїми урядами користувалися депешами, які представляли термінові донесення з місця служби і посилалися з кур'єрами або поштою.