Кажучи про столбцову форму діловодства, не слід випускати з уваги, що в цей період досить умілий і з повним успіхом користувалися для запису зошитами і книгами, в яких застосовувалися ті ж прийоми засвідчення, що і в стовпцях (скріплення і т. п.). Більш того, книжкові форми є древніми прийомами документаційної техніки.
У наказовому діловодстві налагоджується і організація архіву. Документи описувалися і враховувалися. Зокрема, в розписних списках, що складалися при зміні воєвод, поряд з іншими цінностями за списком передавалися і документи.
Складалися і спеціальні описи документальних матеріалів. Чудовий пам'ятник представляє "Опис царського архіву", який служить джерелом вивчення і питань історії розвитку документування. З "Опису царського архіву" ми дізнаємося про види документів, про розвиток образотворчого документування – про креслення і карти, що зберігалися в "Царському архіві" і не дійшли до нас.
До описів документальних матеріалів вже в ХVII ст складалися для наведення довідок про документи покажчики, зокрема, особистих імен ("азбуки"). У описах робилися відмітки друкарень про місце зберігання документів.
Якщо в наказах і місцевих установах з діловодством була пов'язана велика група чиновництва, що формується, то його резервами за межами урядових установ, були так звані "площадкові подьячие". Виникнення цього інституту, що розвинув активну діяльність не лише в Москві, але і в ряду інших міст, є зайвим свідоцтвом поширення документування серед населення, що вдягається ряд своїх дій в письмову форму. Головні напрями вживання документування: закріплення феодальних стосунків, захист власності, документування господарської діяльності, листування.
Укладення 1649 р. вводить ряд норм про порядок письмового оформлення різних договорів, у тому числі про вживання кріпосної форми письмового складання актів і про участь в цьому площадкових подьячих.
Історія діловодства в XVI – XVII вв. не обмежується стінами наказів. Діловодство велося в місцевих установах.
Створення в другій половині XVI ст в наказових, губних і земських хат, заміна намісницького управління воєводським свідчили про зміцнення влади на місцях. Воєводи на місцях діяли на підставі наказів, губні і земські хати на підставі статутних грамот.
Діловодство наказових хат, що був канцеляріями воєвод, як свідчать документальні джерела, що дійшли до нас, представляє певну систему.
Так, Верхотурськая наказова хата отримувала з наказів укази пануючи, вироки Боярської думи, наказні пам'яті і ін. і слала в центр відписки. Тут регулярно складалися розписні і кошторисні списки, велися книги по обліку грошей і хлібних запасів. У наказову хату поступали чолобитні людей служивих, селян, людей посадників; по цих чолобитних виносилися ухвали. У документальних матеріалах Верхотурськой наказової хати, що збереглися, відбивалися всі сторони життя цього краю.
Розглядаючи документальні матеріали XV – XVII вв. як спосіб і форму документування різних сторін суспільного і приватного життя, в основу класифікації цих матеріалів можна покласти певні області документування.
Такими областями, де в даний період застосовувалося документування, були: документування загальної і спеціальної діяльності органів влади і управління феодальної держави і документування феодальних стосунків.
Документування феодальних стосунків виражалося в створенні цілого ряду різновидів документів.
Земельні стосунки і права феодальної власності оформлялися такими документами, як даровані грамоти (вотчинні, маєткові, пільгові, заповідні, обільні, несудимі), праві і безборонні грамоти, - в яких фіксувалися феодальні права і привілеї.
Майнові і правові стосунки між феодалами фіксувалися в купчих і їх різновидах (посильних, запродажних, меновних), в картомних (на наймання майна), ділових, окремих (на розділ майна), вкладних і даних (на передачу майна церкви), грамотах (пізніше записах).
Відношення феодальної залежності оформлялися кабалою (позиковими, заставами, служіламі), порядними, позиковими, оброчними записами (стосунки особистої залежності), житловими і життєвими записами (особисте наймання на термін) і ін.
Діяльність церкви документувалася в таких адміністратівно-розпорядчих актах як окружні і статутні грамоти. А також грамоти, що видаються членам кліра, – благословенні, показні, звільнювальні і ін.
Короткий огляд історії документування в XV – XVII вв. дозволяє зробити деякі загальні висновки. Документування в цей період особливо інтенсивно розвивається у зв'язку з діяльністю централізованої Російської держави, що створила систему центральних і місцевих органів.У центральних установах держави – наказах поступово створюється система документування, що отримала назву наказового діловодства. У наказовому діловодстві виховуються кадри чиновництва, культивуючого в наказах бюрократичні порядки. Поза стінами урядових установ великого значення набуває діяльність інституту площадкових подьячих. Створюються усе більш стійкі форми документів, прийоми їх складання. Розширюється вживання листування, службовці для здійснення управлінської діяльності держави. З'являються окремі законодавчі вказівки про порядок документування, у тому числі про складання приватних актів. Техніка документування спрямована на його прискорення, здешевлення (скоропис, вживання паперу). Отримує подальший розвиток образотворче документування (креслення, карти).Документи все частіше враховуються, описуються, краще охороняються. Створюються архіви, де документи піддаються у ряді випадків більш менш правильному угрупуванню і систематизації.
2.2 Спеціальне документування
діловодство документування наказовий колезький
Поряд із загальним діловодством, в період, що вивчається, поступово зароджуються і системи спеціального документування. Так, документування діяльності Розрядного наказу, що відав людьми служивих, дає цілий ряд специфічних видів документів. З діяльністю Маєткового наказу, що відав дворянськими і церковно-монастирськими землями, зв'язана поява документації статістіко-економічного характеру. У зв'язку з фінансовою діяльністю наказів створюються системи документування в області бухгалтерського обліку. У судових наказах процес документування відбивався у рішеннях суду і судових справах. Діловодство Посольського наказу, з діяльністю якого пов'язано здійснення зовнішніх стосунків, мало свої специфічні особливості, що характеризують російську дипломатичну документацію цього періоду.
Спеціальні види документування, приймаючі усе більш певні і виразні форми і що складалися в системи, можна відзначити для таких областей як: а) організація озброєних сил;
б) діяльність суду;
в) зовнішні стосунки;
г) облік.
Серед документів по організації озброєних сил відзначимо боярські книги – іменні списки бояр, окольничих, думних дворян, думних дяків, стольників, стряпчих, дворян московських, початкових людей, дяків в наказах. У книгах вказувалися маєткові і грошові оклади і зміни в службовій діяльності. У боярські списки вносилися поіменно люди служивих московських чинів. У списки жителів записувалися поіменно дворяни, зобов'язані по черзі знаходиться в Москві для різних доручень ("мешканці").
Десятні представляли іменні списки городових дворян і дітей боярських, таких, що складалися при розборі (розбірні десятні), верстанні (верстальні десятні) і роздачі грошової платні (роздавальні десятні). Окрім цього відзначимо ті, що застосовувалися в озброєних силах:: полкові і сотенні списки; городові, засічні, строїльні книги; накази полковим воєводам, списки останніх та інші.
В процесі документування судової діяльності створювалися грамоти (праві, судні і ін.), судові вироки, чолобитні, доручні записи, мови розпитів, обшуків і казки.
У складі документації по зовнішніх стосунках застосовувалися договори (хресні і докончальні), акти оголошення війни – замітні, розмітні, доладні грамоти, небезпечні і проїжджі грамоти (на проїзд на території держави).
Російські посли, прямуючи в іноземну державу, отримували накази, пам'яті, віруючі грамоти. Про свою діяльність посол докладав уряду статейним списком, що представляв звіт посла по статтях наказу. Статейні списки, як правило, не пересилалися, а представлялися особисто при поверненні з-за кордону.
Розвиток обліку господарської діяльності (бухгалтерський облік) і різних сторін і явищ соціально-економічному життю (статистичний облік), привело до поступового створення систем документування і в цих областях.
У даний період застосовувалася проста система обліку господарської діяльності. У самий початковий період розвитку обліку велася зазвичай одна облікова книга, в якій відбивалися всі господарські операції. У облікових книгах не було графління і виділення тих, що підлягають підрахунку цифр в стовпець.
Але вже в XV – XVI ст. для окремих видів операцій заводяться самостійні книги. Так, грошові операції записуються в прибутково-видаткових книгах грошової казни; для обліку мит на внутрішніх митницях заводяться митні книги; для обліку урожаю – змолотні, для обліку хліба – прибутково-видаткові книги хлібних запасів і так далі.
Поступово в книгах для зручності підрахунку цифри виписуються стовпцем, з'являється графління, ліві сторінки книги відводяться під прибуткові операції, а праві під витратних.
Через розширення торгівельних зв'язків, коли операції здійснювалися на стороні, а не в самому господарстві, коли потрібно було мати докази їх здійснення, - з'являються виправдувальні документи (розписки, розписи і ін.) в здобутті грошових і матеріальних цінностей.