- чи проводяться інвентаризації касової готівки, чи створена на підприємстві комісія по проведенню таких інвентаризацій каси і чи виконує вона свої обов'язки.
Особливу увагу слід звернути на дотримання ліміту залишку готівки в касі, яке перевіряють шляхом порівняння встановленого ліміту з фактичними залишками готівкових грошей по касовій книзі і в натурі. Суму оборотів по касі перевіряють по журналу № 1 (витрати грошових коштів) та відомості 1.1 (надходження готівки в касу), звіряючи при цьому одночасно залишки на початок та кінець місяця по відомості 1.1 та журналом № 1 з даними касової книги.
Перевірка записів в касовій книзі і в звітах касира. Перевірку здійснюють наступними прийомами і способами:
- перевіряють дотримання порядку ведення записів в касовій книзі.
Записи в касову книгу повинні проводитися касиром одразу після отримання або видачі грошей по кожному ордеру або іншому документу, який його замінює. Щоденно, в кінці робочого дня, касир повинен підраховувати підсумки операцій за день, виводити залишок грошей в касі на наступне число і передавати до бухгалтери в якості звіту касира другий відривний лист з прибутковими і видатковими документами під розписку в касовій книзі. Виправлення в касовій книзі не допускаються. Зроблені виправлення повинні бути засвідчені підписами касира, а також головного бухгалтера підприємства або особи, яка його замінює [13].
- перевіряють відповідність записів в касовій книзі записам у звіті касира. Звіт касира є відривним листком касової книги, записи якої копіюються із записами у звіті касира. Тому записи в звіті і касовій книзі повинні збігатись.
- перевіряють шляхом пунктирування наявність первинних документів, відображених в касовому звіті. В процесі перевірки слід впевнитися в документальній обґрунтованості записів в касовій книзі, які повинні підтверджуватись правильно оформленими прибутковими і видатковими касовими ордерами або документами, які їх замінюють.
- перевіряють правильність підрахунків підсумків операцій за день у касовій книзі і переносів сум з однієї сторінки касової книги на іншу. Така перевірка необхідна тому, що в практиці трапляються випадки помилкового або навмисного перекручування в підсумках та їх переносах, які не дають правильних результатів інвентаризації касової готівки, а іноді за цим приховується привласнення грошей.
Перевірка правильності оформлення прибуткових і видаткових касових документів проводиться в декілька етапів:
- перевірка прибуткових та видаткових документів, доданих до звіту касира за формою і суттю відображених у них операцій. Таку перевірку контролер проводить в усіх випадках і особливо тоді, коли документ має недоброякісний зовнішній вигляд або контролеру відомо, що до звітів касира додані фальшиві (підроблені) документи. Правильність кожної касової операції, якщо вона викликає сумнів, можна перевірити за іншими документами, в яких вона повинна була знайти відображення. Адже одна і та ж операція обов'язково відображається не в одному, а в кількох документах.
На практиці трапляються випадки подвійного і кількаразового списання окремих сум по касі на підставі одного документа, який послідовно додається до видаткових касових ордерів, а потім знову вилучається, або вилученого з архіву. Такі зловживання виявляють різними способами. Один з них - ретельна перевірка первинних документів, зазначених у видаткових ордерах. Особливу увагу аудитори повинні привертати виправлення дат, номерів та заголовків відомостей. Другий спосіб полягає у звірці даних синтетичного та аналітичного обліку, третій - у взаємній перевірці документів.
Основними способами за допомогою яких аудитор перевіряє правильність і обґрунтованість грошових операцій, є:
- взаємоперевірка однотипних записів у документах банку і підприємства;
- звірка однотипних записів які відображають одну і ту саму операцію в різних документах і облікових регістрах, що знаходяться на підприємстві;
- арифметична перевірка касових документів. Це клопітка робота, але її потрібно виконувати у всіх випадках. Особливо ретельно слід перевіряти підсумки в розрахунково-платіжних відомостях;
- перевірка дотримання правил оформлення касових документів. В первинних документах з обліку касових операцій (прибуткових і видаткових касових ордерах платіжних відомостях) повинні бути вказані номери документів, дати, підписи касира, а також наступні обов'язкові реквізити: найменування, дата складання, зміст господарської операції, особисті підписи посадових осіб, відповідальних за здійснення господарської операції.
Перевіряючи правильність оформлення документів за яким здійснювались касові операції, також необхідно звернути увагу, чи не проводились підчистка та виправлення в цих документах і чи є на платіжних відомостях підписи на виплату грошей, а в самих відомостях - підписи осіб, які їх отримали, чи є доручення, або наявність неправильно оформленого доручення на виплату коштів і третій особі (на видатковому касовому ордері вказуються найменування, номер, дата і місце видачі документа, що засвідчує особу фактичного одержувача грошей). Достовірність підписів одержувачів грошей у касі перевіряють, шляхом порівняння їх підписів з підписами на інших документах.
Необхідно звернути увагу не тільки на зміст касової операції, що особливо важливо, але й на колір паперу касових документів, одноманітність письма, зрозумілість підпису, наявність штампів, що засвідчують погашення документів. Підсумкові дані в документах порівнюють з журналом по рахунку "Каса" та відомості 1.1.
Слід також встановити чи є факти підписання видаткових касових документів тільки одним керівником або головним бухгалтером; чи є випадки підписування керівником і головним бухгалтером не заповнених чеків і видачі їх касиру для самостійного заповнення при отриманні коштів в банку; чи зберігаються чекові книжки у головного бухгалтера в сейфі або порушуючи чинне законодавство - у касира (якщо ці посади не суміщені).
Перевірка повноти і своєчасності оприбуткування коштів. Практика перевірок має чимало прикладів того, що отримані у банку гроші не всі оприбутковуються по касі або оприбутковуються несвоєчасно. Тому слід звіряти залишки по касовій книзі із записами по виписках банківських рахунків [24].
Перевірка повноти і своєчасності оприбуткування готівки по касі здійснюється шляхом:
> зіставлення прибуткових касових ордерів на отримання готівки з банку із записами у касовій книзі та з корінцями чеків у чекових книжках за всіма відкритими у банках рахунками, у тому числі й по валютних коштах, облік яких має вестися окремо, а також із відповідними записами у виписках із банку. Перевірка проводиться за сумами та датами отримання грошей у кореспонденції з рахунками 311,312, 333, 334;
> зіставлення сум і дат на оприбуткування виручки в прибуткових касових ордерах із датами й сумами, проставленими на документах на реалізацію продукції за готівку, основних засобів та інших запасів (за даними складу, крамниці, цеху) в кореспонденції з рахунками 70, 71 та ін.;
> зіставлення сум і дат у прибуткових касових документах і касовій книзі з первинними документами на сплату комунальних послуг та документами про надходження від об'єктів соціальної сфери, підприємств побутового обслуговування і громадського харчування, підсобних господарств, що знаходяться на балансі підприємства, у кореспонденції з рахунком 23;
> зіставлення сум і дат у прибуткових касових ордерах з первинними документами про надання послуг автотранспортом, ремонтними бригадами, інструментальним господарством тощо в кореспонденції з рахунком 703;
> зіставлення сум і дат у прибуткових касових ордерах із первинними документами про надані послуги чи відпущені запаси стороннім підприємствам.
Перевірка законності списання коштів у видаток по касі. При цьому аудитору необхідно проаналізувати рух грошової готівки, виявити розбіжності між сумами фактично здійснених оплат в погашення дебіторської заборгованості та сумами, які зараховані в касу, а також проконтролювати своєчасність здачі виручки в банк та виявити випадки й витрачання на різні цілі. Списання грошових коштів необхідно перевірити за документами, доданими до звітів касира наступним чином.
> зіставити записи у касовій книзі й звіті касира з доданими видатковими касовими документами (видаткові касові ордери, платіжні відомості на виплату заробітної плати, допоміг, лікарняних, відпускних, відомості на виплату підзвітних сум, депонованої заробітної плати);
> зіставити суми і дати у касовій книзі, звіті касира, видаткових касових ордерах із доданими відомостями на виплату заробітної плати, відпускних, депонованої зарплати, лікарняних, а також з особовими рахунками з нарахування зарплати або розрахунково-платіжними відомостями, лікарняними листками, журналом обліку депонованих сум, заявами та іншими документами з підписами осіб, які отримали кошти для перевірки їх ідентичності.
Як свідчить практика, найбільшу кількість зловживань (включення до відомостей підставних осіб, завищення підсумкових сум до видачі тощо) виявляють з оплати праці, особливо депонованої заробітної плати, тому увагу слід звернути на своєчасність депонування сум, які були не виплачені.
Перевірка відповідності сум в облікових регістрах, проводиться наступним чином:
> звірка сум, що відображені у відомості № 1.1 і журналі № 1 по дебету рахунку зо з даними та відповідних регістрів з поточними рахунками у банках, у тому числі валютних;
> звірка підсумкових сум кореспондуючих рахунків відомості № 1.1, а також загального обороту по журналу № 1 із даними Головної книги;
> звірка відповідності сальдових залишків по рахунку зо із даними Головної книги та відповідними рядками звітності [38].
Вивчення банківських операцій на підприємстві ВАТ "Херсонські комбайни" розпочинається із з'ясування аудитором питання, які рахунки відкрито підприємству в обслуговуючих установах банку. Кожному підприємству для зберігання коштів відкривають поточний рахунок, на який надходить виручка від реалізації продукції, ведення робіт і надання послуг, здійснюються розрахунки за виконані роботи, оплата товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг. Крім поточного рахунку; підприємства можуть мати й інші рахунки в банках: валютний, лімітованої чекової книжки, акредитивний тощо.