Формування та контроль даних первинного обліку і нормативно - довідкової інформації відбувається у наступній послідовності. На екран дисплея виводиться форма первинного документа, а з клавіатури проводиться набір даних шляхом заповнення вільних вікон форми.
Одночасно з набором перевіряється допустимість значень реквізитів та правильність їх переставлення. Інформація, яка пройшла контроль записується на машинний носій в робочу базу даних. Помилкові дані відображаються на екрані дисплея для необхідного коригування реквізитів.
Вхідна інформація з обліку грошових коштів на АРМ бухгалтера включає типові форми первинних документів, базу даних первинної інформації на машинних носіях. Типові форми первинних документів утворюються на комп'ютері згідно зразка бланків первинних документів і комплектуються у бібліотеку. Одночасно формується база даних первинної інформації, в якій зберігаються бухгалтерські записи за звітний період. Кожен бухгалтерський запис має наступну стандартну структуру: довідкові і групові показники (номер документа або бухгалтерського запису, код операції, підприємства); основний рахунок; кореспондуючий рахунок; кількість; сума.
База даних складається з про дубльованих двійчастих бухгалтерських господарських операцій та має більшу інформаційну місткість. Вона дозволяє у реальному режимі часу отримувати на рівні кореспондуючих рахунків необхідні для аналітичного обліку та звітності показники.
АРМ бухгалтера з обліку грошових коштів може вестись на АРМ бухгалтера як І, так і II категорій. При цьому АРМ бухгалтера І категорії встановлюється в бухгалтерії, де відбувається облік грошових коштів, а АРМ бухгалтера II категорії - у керівника підприємства, головного бухгалтера.
На підприємстві ВАТ "Херсонські комбайни" трьох категорійна організація АРМ бухгалтера. При цьому АРМ бухгалтера І категорії встановлюється в касі та фінансовому відділі, АРМ бухгалтера II категорії - в бухгалтерії, АРМ бухгалтера III категорії у керівника підприємства і головного бухгалтера.
Меню першого рівня містить директиви, які забезпечують завантаження програм та виконання функцій другого і третього рівнів. Меню другого рівня використовується для завантаження даних в оперативну пам'ять та для виконання певних функцій. Меню третього рівня призначене для подавання альтернативних можливостей з управління процесом переробки даних.
Початковим етапом роботи на АРМ бухгалтера є ввід та корегування нормативно - довідкової інформації. При виборі цього режиму у головному меню видається наступне меню другого рівня:
Після того, як бухгалтер вибрав тип нормативно - довідкової інформації, на екран дисплея видається меню III рівня, яке дозволяє подивиться, відкоригувати та ввести данні, а також здійснити їх печать або перезаписати в іншу інформаційну базу даних.
Довідник типових основних документів використовується при виписці платіжних документів для внесення до них відповідні поля стандартних текстів. Він має наступну структуру: вид обороту, текст типової основи [26].
Довідник підприємства призначений для кодування підприємств, які входять до составу концерну, асоціації, корпорації тощо. Його структура: код, найменування, адреса підприємства, банківські реквізити підприємства.
При роботі з касовими операціями на екрані висвітлюється меню II рівня наступного змісту:
Режим роботи "Прибутковий касовий ордер" призначений для формування бази даних, вводу, коригування та виписи первинного документа "Прибутковий касовий ордер".
При вводі даних бухгалтер по позиційно заповнює первинний документ, одночасно інформація фіксується на машинному носії, а при необхідності первинній документ може бути надруковано в установленому форматі.
Аналогічно працюють режими "Видатковий касовий ордер" та "Платіжна відомість".
Після вводу і коригування первинної інформації бухгалтер по мірі необхідності може продивитись або вивести на друк вихідну інформацію.
Відомість Касова книга формується касиром щоденно на дату вводу інформації з обов'язковим формуванням залишків. її форма аналогічна типовій формі. При роботі з цією відомістю повинна бути передбачена автоматична реєстрація документів у хронологічній послідовності.
Для відображення в обліку руху грошових коштів формується "Щоденна відомість" по рахунку "Каса" з зазначенням кількості записів.
Для здійснення внутрішнього аудиту підприємство формує інформацію за цільовим використанням грошових коштів. Для цього проводиться перегляд або друк за запитом Відомості використання коштів згідно цільовому призначенню.
На основі цієї відомості аналізується цільове використання коштів, виявляються відхилення та виробляються пропозиції, щоб більш не допускати нецільового використання коштів. Фінансовий облік на підприємстві по рахункам бухгалтерського обліку здійснюється шляхом формування інформації по кореспондуючим рахункам .
Дана відомість формується окремо по кредиту та дебіту для отримання узагальнюючої інформації по синтетичним рахункам [15].
Для аналітичного обліку як виплачених, так і не виплачених депонованих сум служить Картка депонування, яка формується автоматично при вводі даних платіжної відомості.
Картки депонування зберігаються в єдиній картотеці, незалежно від можливого розподілу обліку депонованих сум по різним балансовим рахункам. При виплаті депонованих сум відповідно картки вважаються закритими і переносяться до архіву.
При роботі з функцією обліку банківських операцій формується меню II рівня наступного змісту:
При формуванні первинних даних по банківським операціям використовується технологія, аналогічна технології обробки даних по касовим операціям.
При цьому використовується нормативно - довідкова інформація, яка дозволяє автоматично формувати постійні дані банківських первинних документів.
Після вводу первинних даних здійснюється їх візуальний перегляд або друк. На основі виписок банка здійснюється ввід інформації за поточними або валютними рахунками.
Для контролю за витрачанням коштів використовується Щоденна відомість руху грошових коштів та Відомість руху коштів по кореспондуючим рахункам аналітичного обліку. За формою ці відомості аналогічні Відомості обліку касових операцій.
Для упорядкування рахунків до отримання за терміном оплати формується Відомість рахунків до отримання за терміном оплати. Якщо встановлений термін платежу відсутній, то існує вірогідність, що рахунок так і не буде сплачений. І чим більший термін прострочки, тим більша вірогідність несплати за рахунок. Дана відомість допомагає керівництву підприємства визначити політику в області фінансового регулювання його положення.
Бухгалтер має можливість при необхідності отримувати інформацію у розрізі періодів заборгованості та сум, належних до списання на результати господарської діяльності підприємства. Для контролю за рухом валютних грошових коштів формується Відомість руху валютних коштів.
На основі даної відомості бухгалтер має можливість проконтролювати наявність та рух валюти у розрізі її видів. Важливим моментом при аудиті валютних операцій є правильність оцінки валютних коштів на необхідну дату та визначення курсових різниць. Дані про курсові різниці знаходяться у довідковій інформації [26].
Бухгалтер за Відомістю аналітичного обліку аналізує доцільність видатку грошових коштів, правильність відображення їх в обліку, а також виявляє причини нераціонального використання коштів.
На основі цієї інформації розглянемо задачу з бухгалтерського обліку (Додатки А, Б, В).
На основі інформації аудитор має можливість більш детально проаналізувати статті прибутку та видатку грошових коштів в цілому по підприємству та по окремим структурним підрозділам як у національній грошовій одиниця, так і у валюті. Також аудитор дає практичні рекомендації щодо удосконалення грошового обігу на підприємстві, вказує шляхи залучення невикористаних грошових коштів як по окремим напрямом, так і в цілому, передбачає подальший рух грошових коштів на підприємстві.
Для управління грошовими коштами підприємства необхідна наглядна інформація, яка дає можливість проаналізувати прибуток та динаміку грошових коштів. В режимі "Моделювання прибутку грошових коштів" аудитор та всі зацікавленні особи мають можливість отримати на екрані модель прибутку грошових коштів. Інформація видається у вигляді графічного зображення по видам надходження грошових коштів.
РОЗДІЛ 3
АУДИТ ТА АНАЛІЗ ГРОШОВХ КОШТІВ В СУЧАСНИХ УМОВАХ ГОСПОДАРЮВАННЯ
3.1. Методологічні аспекти проведення аудиторських перевірок з обліку грошових коштів
Більшість операцій, що здійснюються на підприємстві, пов'язані з рухом грошових коштів, проведенням розрахунків між підприємствами. Особливо це стосується готівки, яка має здатність швидко обертатись, у зв'язку з чим ступінь ризику розкрадань є дуже високим. Тому аудит операцій з рухом грошових коштів є дуже важливим. Метою аудиту операцій з коштами на підприємстві ВАТ "Херсонські комбайни" є встановлення достовірності даних відносно наявності та руху грошових коштів, повноти і своєчасності відображення інформації в зведених документах та облікових регістрах, правильності ведення обліку грошових коштів і розрахунків у відповідності до прийнятої облікової політики, достовірності відображення залишків у звітності господарюючого суб'єкта [24].
Предметом аудиту операцій з грошовими коштами є господарські процеси та операції, пов'язані з рухом грошових коштів та інших активів, а також відносини, що виникають при цьому в середині підприємства і за його межами.