1.7. Технические вопросы организации бухгалтерского учета на предприятии
1.7.1. Форма ведения бухгалтерского учета на предприятии
В соответствии с Законом о бухгалтерском учете в Российской Федерации ответственным за организацию бухгалтерского учета на предприятии является его руководитель. Он может выбрать одну из следующих форм организации ведения бухгалтерского учета на предприятии:
1) учредить бухгалтерскую службу во главе с главным бухгалтером как структурное подразделение;
2) ввести в штат должность бухгалтера;
3) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
4) вести бухгалтерию лично.
1.7.2. Документирование
Каждый факт хозяйственной жизни предприятия должен быть отражен в первичных документах. Они должны или соответствовать формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом, или быть в свободной форме (в случае отсутствия утвержденного документа). При этом правила составления и оформления едины для тех и других. Первичное документирование допускается как в натуральных (кг, м, шт. и т.п.), так и стоимостных показателях.
Основным денежным измерителем является рубль РФ. Все первичные документы должны содержать обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дата составления;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители ее в стоимостном выражении;
- наименования должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
Первичные документы, по которым данные принимаются к бухгалтерскому учету, проверяются по форме (полнота и правильность их оформления) и содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).
1.7.3. Инвентаризация
Инвентаризация - метод определения фактического наличия товарно-материальных ценностей, заключается в прямом пересчете с последующей сверкой количества с данными бухгалтерского учета. Инвентаризационные ведомости становятся основой для внесения исправлений на счета бухгалтерского учета. Инвентаризация проводится на каждом предприятии не реже одного раза в год. Кроме того, инвентаризация должна проводиться в следующих случаях: смена материально-ответственных лиц, ликвидация, реорганизация предприятия, кражи, стихийные бедствия и т.п. Приказом директора утверждается постоянно действующая комиссия, включающая в себя не менее трех человек. В ходе ее проведения составляются инвентаризационные ведомости по типовой форме. Каждая страница ведомости нумеруется цифрами, и прописью выводится итог натуральных единиц, по окончании записей прописью указывается количество заполненных строк. Это исключает возможность замены или изъятия отдельных страниц инвентаризационной ведомости, а также приписок к натуральным остаткам.
Каждая страница подписывается всеми участниками инвентаризации. По окончании инвентаризации материально-ответственное лицо дает подписку о том, что ему предъявлены для проверки все ценности, инвентаризация проведена правильно и претензий к комиссии нет.
Для сравнения фактических (натуральных) остатков материальных ценностей с остатками, числящимися на счетах бухгалтерского учета, бухгалтерия составляет сличительные ведомости. На их основании устанавливаются недостачи или излишки товарно-материальных ценностей.
После этого производится обобщение данных, полученных инвентаризацией, и принятие на ее основе административных решений и внесение исправлений на счета бухгалтерского учета. В ходе инвентаризации могут быть выявлены как недостача материальных ценностей и денежных средств, так и их излишки. Сумма недостачи может быть удержана с материально-ответственных лиц, а излишки являются доходом предприятия.
1.7.4. Формы бухгалтерского учета
Под формами бухгалтерского учета понимаются строение учетных регистров и их взаимосвязь, а также последовательность и способы учетной регистрации. Основными формами бухгалтерского учета в России являются:
- журнал-главная;
- мемориально-ордерная;
- журнально-ордерная;
- автоматизированная форма с применением ЭВМ;
- упрощенная форма для малых предприятий.
Журнал-главная форма бухгалтерского учета широко применяется на сельскохозяйственных предприятиях. При этой форме учета на основании сгруппированных первичных, а также сводных (накопительных) документов составляются мемориальные ордера, которые являются основанием для записей по счетам синтетического и аналитического учета.
Синтетический учет ведут в книге "Журнал-главная". Форма этой книги позволяет совмещать хронологическую и систематическую регистрацию мемориальных ордеров, то есть заменяет регистрационный журнал и главную книгу. В конце каждого месяца в этой книге подсчитывают обороты по счетам и итог в колонке "Сумма оборотов по статьям". Этот итог должен равняться сумме дебетовых и сумме кредитовых оборотов по всем счетам. Такое равенство вытекает из сущности двойной записи. Одновременно в книге выводят сальдо по счетам, которые используются для составления бухгалтерского баланса. Итог дебетовых сальдо должен равняться итогу кредитовых сальдо по всем счетам. В связи с тем что в книге обеспечивается контрольное равенство оборотов и сальдо, нет необходимости составлять оборотную ведомость по счетам синтетического учета.
Аналитический учет ведут в книгах или карточках. По счетам составляют оборотные ведомости, итоги которых сверяют с данными соответствующих счетов синтетического учета в книге "Журнал-главная". При данной форме учета успешно может применяться сальдовый метод учета товарно-материальных ценностей. Накопительные документы, например производственные отчеты, которые одновременно являются регистрами аналитического учета. Основным недостатком этой формы учета является отставание аналитического учета от синтетического и скапливание к концу месяца большого объема учетной работы. Форма "Журнал-главная" отличается от остальных тем, что вместо главной книги применяется "Журнал-главная".
Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета возникла в 1928 - 1930 гг. При этой форме учетный процесс осуществляется следующим образом: на основании первичных, сводных и накопительных документов составляют мемориальные ордера, которые фиксируются в регистрационном журнале. Затем на основании мемориальных ордеров производят записи по счетам синтетического учета в главной книге. Документы, приложенные к мемориальным ордерам, служат основанием для записей в регистрах аналитического учета.