- оперативный доступ руководства МГУ к итоговой информации, формируемой АИС, отсутствует, либо затруднен;
- каждая АИС в отдельности не обеспечивает полного охвата (учета данных) соответствующей сферы управления;
- формирование итоговой отчетности происходит с большими трудозатратами, не всегда в срок и с должным качеством;
- действующие АИС несовместимы по форматам данных, содержат дублирующую информацию, не решена проблема интеграции различных АИС в рамках единого информационного пространства;
- АИС разработаны с использованием устаревших технологий, либо разрабатываются с использованием бесплатных / дешевых и, следовательно, малонадежных технологий, в результате чего их работоспособность, а также модернизация и развитие целиком зависят от программистов, их разработавших;
- АИС внедряются, модернизируются и эксплуатируются без учета современных требований к программному продукту, как к товару, и эксплуатации, как регламентированной производственной деятельности. В частности, не решаются вопросы лицензирования АИС и сопутствующего программного обеспечения, не проводится оценка и планирование затрат, как в отношении модернизации и эксплуатации, так и в отношении целесообразности собственных разработок в качестве альтернативы приобретению готового программного продукта, не обеспечивается достаточный уровень сопровождения и поддержки;
Планирование и координация автоматизации административного управления.
Каждая из действующих или внедряемых АИС административного управления представляет собой сложный и дорогой комплекс ресурсов:
- технических;
- программных;
- человеческих;
- информационных;
- нормативных;
- финансовых;
- организационных.
Оптимальное развитие и использование таких комплексов возможно лишь при условии тщательного планирования и координации.
Тем не менее, в настоящее время каждая АИС административного управления функционирует и развивается по своим правилам, которые систематически не зафиксированы, не утверждены и не согласованы между собой. Функционирование, развитие, внедрение АИС административного управления в целом по МГУ не планируется, не координируется ни по срокам, ни по затратам, ни по результатам. Отсутствует какое-либо прогнозирование рисков, оценка опасности и последствий временной остановки или даже прекращения функционирования АИС.
Не проводится систематический анализ накопленного в МГУ опыта (как положительного, так и отрицательного) разработки, внедрения и эксплуатации АИС административного управления.
Все этапы автоматизации административного управления (от постановки задачи и моделирования объектов до внедрения и эксплуатации) выполняются, как правило, силами специалистов по электронным технологиям обработки информации. К планированию, проектированию, оценке результативности, как правило, не привлекаются специалисты по управлению, экономисты, социологи, юристы и другие специалисты-гуманитарии.
автоматизированный административный управление информационный
3. Тенденции развития и общие принципы построения ИАИС административного управления
Автоматизация верхнего уровня административного управления является лишь одним из многих направлений автоматизации процессов обработки информации в МГУ, наряду с учебным процессом, научными исследованиями, издательской деятельностью, библиотечно-информационным обслуживанием, музейно-архивным делом и т.д. Излагаемые в данном разделе общие принципы построения ИАИС административного управления применимы к автоматизации других сфер деятельности МГУ.
Возможны следующие подходы к автоматизации административного управления МГУ:
· создание новой многофункциональной информационной системы силами МГУ,
· заказ на создание новой информационной системы фирме, специализирующейся на разработке программного обеспечения соответствующего профиля,
· закупка и внедрение единого готового программного продукта,
· внедрение интегрированного решения, включающего собственные разработки и готовые программные продукты.
Результаты экспертной оценки позволили признать наиболее выгодным с точки зрения перспектив развития последний подход, а, именно, разработку и внедрение интегрированного решения. Данный подход предполагает, что информационная система МГУ создается на основе интеграции отдельных готовых программных продуктов и собственных разработок. Интеграция осуществляется специалистами МГУ. В этом случае, во-первых, по каждому из направлений информатизации имеется возможность выбрать наилучшее решение, а не иметь нечто среднее в рамках одного большого продукта, и, во-вторых, реально управлять процессом информатизации, минимизируя, соответственно, вероятность провала проекта в целом и вероятность попадания в зависимость от какого-либо программного продукта (какой-либо компании).
Для МГУ единственной альтернативой готовой и дорогостоящей ERP–системы[1] является использование приложений, "лучших в своей области" (best of breed). Реализация такой альтернативы означает:
- изучение каждой функциональной области административного управления;
- поиск технологии, наилучшим образом соответствующей сформированным требованиям;
- последующую интеграцию выбранного ПО с программными пакетами, составляющими остальную часть системы.
Современное программное обеспечение, основанное на стандартах открытых систем, делает данную возможность как никогда прежде осуществимой. Использование промежуточного программного обеспечения (middleware) позволяет эффективно обеспечить взаимодействие различных приложений. Применение такого подхода обеспечивает гибкость при отображении бизнес–процессов предприятия на модели процессов, поддерживаемых ИС, обеспечивает производительность и наращиваемость, по сравнению с более общим эффектом от работы ERP-системы.
4. Основные концептуальные положения разработки / приобретения и развития АИС административного управления МГУ
Основные фактические данные об АИС административного управления МГУ, разрабатываемых в НИВЦ, приведены в Приложении 2. Целью данного раздела концепции является формулировка общих положений, применимых как к уже разрабатываемым, так и к будущим АИС. В Приложении 3 содержится изложение рекомендуемых основных мероприятий по автоматизации конкретной сферы управления МГУ (на примере Центральной бухгалтерии МГУ).
Обоснованность автоматизации.
Решение об автоматизации той или иной сферы административного управления МГУ в форме разработки / покупки специализированной АИС должно приниматься с учетом:
- оценки целесообразности и эффективности автоматизации в данной сфере управления на момент принятия решения;
- готовности сферы управления к автоматизации;
- наличия в той или степени проработанных информационных моделей, проектов автоматизации, обследований состояния соответствующей сферы управления;
- наличия средств на приобретение оборудования, закупку/разработку программного обеспечения;
- наличия ресурсов и средств для эксплуатации и развития АИС.
Обоснованное решение об автоматизации должно приниматься в форме стандартных для МГУ административных документов (приказ, программа, план и т.п.) с указанием всех необходимых в таких случаях атрибутов: цели автоматизации, средства их достижения, сроки, ответственные.
Выбор средств автоматизации.
Ключевым моментом в процессе автоматизации является выбор:
- разрабатывать АИС своими силами или покупать;
- если покупать, то у какого поставщика и в какой комплектации.
Выбор между приобретением или разработкой своими силами специальной АИС должен производиться на основе всестороннего анализа и оценки следующих основных факторов:
- типичность/уникальность автоматизируемой сферы административного управления;
- наличие/отсутствие на российском рынке готовых программных средств, предназначенных для автоматизации данной сферы управления;
- оценка и сравнение стоимости и качеств собственной разработки, включая последующую поддержку, со стоимостью и качествами доступных на рынке готовых АИС;
- наличие условий для разработки АИС в МГУ, а именно:
· наличие и стабильность положения разработчиков АИС МГУ;
· наличие положительного опыта разработки/внедрения собственными силами конкурентоспособных АИС административного управления;
· наличие технологической базы для разработки или финансовых средств для ее создания и поддержания (средства вычислительной техники, лицензионное программное обеспечение, информационная поддержка для разработчиков).
В отношении собственных разработок следует принять (конечно, как тенденцию, но не как жесткое правило) следующее положение: разрабатывать надо только те АИС, которые невозможно или нецелесообразно покупать.
Решение о собственной разработке должно быть тщательно обосновано технически, финансово, нормативно и должно производиться в строгом соответствии с едиными для МГУ правилами (раздел 6 данной концепции).
В частности, задачи бухгалтерского учета и учета кадров бюджетных предприятий (в том числе, в сфере высшего образования) являются стандартными задачами и могут быть решены с использованием готовых (настраиваемых) программных средств, имеющихся на российском рынке программного обеспечения. Разработка собственных информационных систем такого профиля силами бюджетных сотрудников в данной концепции оценивается как нецелесообразная вследствие ее дороговизны и долговременности.
В то же время, задача учета данных учебного процесса характерна лишь для вузов, а в условиях МГУ имеет ряд уникальных особенностей. Такую АИС вряд ли возможно купить "под ключ", ее надо разрабатывать и развивать собственными силами. Затраты требуются для покупки и поддержания технологической базы для разработки и модификации АИС, лицензионных программных средств для эксплуатации АИС, поддержки штата разработчиков и эксплуатационников.