Функції менеджменту як основа процесу управління (стр. 4 из 9)

Багаторічний досвід господарювання показує, що будь-яка спільна робота людей дає найкращі результати, якщо вона ґрунтується на чіткому поділі праці. Розчленування праці на функції та операції всередині апарату управління дає змогу краще використовувати кваліфікацію і здібності працівників, підвищувати їх відповідальність. Тому кожна функція та елементи повинні мати відповідні організаційні форми і правове забезпечення.

Нечіткий розподіл обов'язків, прав і відповідальності між структурними підрозділами та окремими працівниками в умовах постійного ускладнення їх зв язиків і відносин призводить до виникнення різних організаційних недоліків. Йдеться про те, що часто не забезпечується правильний баланс у співвідношенні обов'язків, прав і відповідальності роботи структурних підрозділів і окремих виконавців.

Не випадково серед спеціалістів з менеджменту одержало поширення твердження: "Права без відповідальності — свавілля, відповідальність без прав — утопія". Окремі управлінські працівники не знають, кому вони безпосередньо підпорядковані та які їхні функції і права, або за одну й ту саму справу відповідають кілька підрозділів і виконавців, а за інші ділянки роботи відповідальних немає. Це спричинює дублювання окремих функцій і знеосібку в роботі, нерівномірне завантаження роботою виконавців. Крім того, незнання своїх прав інколи породжує невпевненість у своїх діях, особливо молодих працівників, намагання з будь-якого, навіть незначного питання дістати схвалення свого начальника[4,ст433].

Основою системи організації сучасного менеджменту повинна бути регламентація функціональних прав і обов'язків усіх керівників і спеціалістів. З цією метою розробляються положення про підрозділи апарату управління та посадові інструкції керівників, інженерно-технічних працівників і службовців.

Функції знаходять своє відображення в структурі управління, про що буде йти мова у наступному розділі.

Розділ 2. Системна роль функцій менеджменту в процесі управління

2.1 Вплив функцій і методи їх дослідження планування і організації на підвищення ефективності

У логічній послідовності функцій менеджменту наступне місце після функції "Встановлення мети" посідає функція "Планування". Це місце функції планування зумовлене як логікою людської діяльності взагалі, так і логікою здійснення процесу управління соціально-економічними системами.

Планування в управлінні це: 1) конкретизація цілей управління в системі показників соціально-господарської діяльності підприємства; 2) розробка стратегії і тактики діяльності, орієнтованої на досягнення цілей менеджменту. Звідси витікає економіко-організаційний характер планування. Економічне планування полягає у розробці планів господарської діяльності, виражених певним переліком економічних показників. В умовах ринку кожне підприємство (організація) самостійно встановлює перелік показників плану власної господарської діяльності, виходячи з своїх цілей та потреб управління підприємством (організацією). Економічне планування входить до складу методів управління.

З погляду менеджменту функція планування полягає у розробці змісту та послідовності дій для досягнення сформульованих цілей, у тому числі відображених в економічних планах[16,ст79].

Усю різноманітність планів, розроблюваних на підприємствах та в організаціях, можна класифікувати за такими ознаками.

За предметом планування: планування цілей; планування засобів; планування процесів.

Залежно від строків планових горизонтів: довгострокове планування (більше ніж на 5 років); середньострокове (від 1 до 5 років); короткострокове (до 1 року);

оперативне (на день, декаду, місяць, квартал).

За масштабами планування: загальне планування підприємства (організації); планування по галузях діяльності, планування проектів (завдань).

За сферами планування: фінансове планування; планування виробничої діяльності; планування робочої сили та ін.

Планування в менеджменті має три цілі: внесення моменту свідомої організації господарської діяльності, спонукання працівників зазирати в майбутнє, тобто прищеплення їм здатності погоджувати щоденні дії з перспективою розвитку підприємства; критерій контролю фактичних параметрів.

Для того щоб функція планування досягла зазначених вище цілей, вона повинна ґрунтуватися на таких принципах: повнота, точність, економічність, безперервність, гнучкість, масовість..

Принцип повноти. Планування повинне охоплювати всі галузі діяльності підприємства, а також усі етапи, дії та операції як господарських процесів, так і процесів управління. Якщо при плануванні щось випаде з сфери уваги менеджера, то неминуче виникнення у цій ланці "вузького місця", тобто зривів, неузгодженості.

Принцип точності. При плануванні потрібно максимально досягти високої точності економічних параметрів, кількісних та якісних характеристик дій. В окремих випадках можливі відхилення параметрів без шкоди для загального ходу господарювання[3,ст255].

Принцип економічності. Трудомісткість планування повинна бути меншою за ефект, що очікується від запланованих показників, дій, процесів. Дійсно, якщо, наприклад, витрати на складання плану роздрібного товарообороту в сумі 1 млн крб. становитимуть 20 % цієї суми, то організація не матиме коштів на здійснення самого процесу товарообороту.

Принцип безперервності. Планування досягає поставлених цілей тоді, коли воно здійснюється не епізодично. а безперервно як у часі, так і в просторі. Цей принцип тісно пов'язаний з принципом гнучкості: якщо плани виявляться не досить обґрунтованими, то їх потрібно переглядати, оскільки догматизація їх призведе до руху у хибному напрямі.

Принцип масовості. Обґрунтовані плани можуть бути розроблені тільки при залученні до процесу планування співробітників, які виконуватимуть ці плани. Залучення майбутніх виконавців до процесу розробки планів стимулює усвідомлене виконання їх, активізує активність виконавців, дає змогу врахувати обставини, що можуть бути невідомі менеджеру.

Організаційне планування має свої прийоми та методи, які відрізняються від прийомів і методів планування економічних показників господарської діяльності

Рис. 2.1 План створення спільного підприємства із зарубіжним партнером. (балансовий, техніко-економічних розрахунків, економі-ко-математичне моделювання та ін.).

До методів організаційного планування відносять:

1. Метод послідовного опису операцій; графіки виконання.

2.Метод сітьового планування і управління; метод робочого календаря.

1. Метод послідовного опису операцій. Суть цього методу полягає у складанні плану послідовного виконання робіт, у якому кожна з них описується з необхідним ступенем деталізації. План може бути складений у вигляді послідовного переліку операцій, у вигляді схеми чи таблиці. Приклад такого плану з створення спільного підприємства (СП) райспоживспілки із зарубіжним партнером подано на рис. 2.1.

Графіки виконання. Графіки виконання передбачають, що, коли і ким має бути зроблене у межах певних строків виконання (початок і закінчення робіт).

2.Метод сітьового планування і управління, процес сітьового планування полягає у побудові таблиці робіт, у якій вказуються параметри, що характеризують тривалість їх, та сітьового графіка, де зазначено послідовність робіт.

Основними поняттями сітьового планування є події, роботи, мережа, критичний шлях.

Події — це певні проміжні або кінцеві результати роботи. Момент здійснення події—це досягнення відповідної проміжної або кінцевої мети. Кожна подія, крім початкової і кінцевої, означає закінчення будь-якої роботи (або кількох робіт) і можливість початку іншої (наступної) роботи. Події зображують на сітьовому графіку колами.

Роботи (дії) являють собою процеси, необхідні для здійснення всіх подій, крім початкових. Є три види

Зв’язків між подіями:

робота у звичайному розумінні слова, яка характеризується тривалістю, вартістю, витратами трудових та матеріальних ресурсів;

очікування, з яким маємо справу тоді, коли обладнання, робоча сила зайняті іншим видом робіт. Очікування характеризується витратами часу;

логічна залежність, тобто неможливість початку одних робіт до закінчення інших Вона не пов'язана з витратами часу і ресурсів.

Сіткою (сітьовим графіком) називають графічне зображення послідовності робіт.

Критичний шлях — це така послідовність взаємопов'язаних подій, яка має найбільшу тривалість у часі і, отже, характеризує тривалість всієї операції.

Сітьове планування передбачає проведення ряду аналітичних операцій за складеним графіком. При аналізі сітьового графіка встановлюється критичний шлях, виявляються резерви часу на інших шляхах, скорочується кількість робіт на критичному шляху з урахуванням обмежень щодо вартості, ресурсів та ін., встановлюється тривалість операцій (нормальна, найраніших і найпізніших строків, вірогідна оцінка часу) і вірогідність виникнення інших критичних шляхів.

Після того як проведено аналіз сітки (структури), вирішується питання про оптимізацію її. Як правило, мета процесу оптимізації - знайти такий варіант розподілу ресурсів по розгалуженнях сітки, при якому мінімізується сумарний час виконання робіт для фіксованих ресурсів.

Метод робочого календаря. Робочий календар — це план роботи керівника чи фахівця за певний відрізок часу (рік, квартал, місяць, декаду, тиждень, день).

У практиці планування управлінської діяльності розглянуті методи застосовуються в комплексі.

Після того як сформульовані цілі соціально-економічної системи, сплановано її діяльність та прийнято рішення, настає час практичної реалізації їх.

Прийняте рішення обов'язково повинне бути виконане, оскільки в іншому випадку праця фахівців, що розробляли рішення, певні витрати, пов'язані з цим процесом, виявляються даремними. А головне—проблема залишиться невирішеною, ціль — недотягнутою.