Управление государственным учреждением на примере учреждения "Военный комиссариат Кировской области" (стр. 2 из 12)

- Принцип мобильности процесса управления. Наряду с устойчивостью управление должно быть мобильным, т.е. быстро и без особых трудностей приспосабливаться к изменению внутренней среды организации и внешней среды - потребителей товаров и услуг, конъюнктуры рынка, к научно-техническим изменениям.

- Принцип автоматизации управления. Чем выше уровень автоматизации управления, тем выше качество процесса управления ниже затраты. Условием автоматизации управления является развитие унификации и стандартизации элементов управленческой системы, производства, специализации выполняемых функций.

- Принцип единства руководства, сущность которого можно выразить так: в одной организации, будь то промышленное предприятие, торговая фирма, научное учреждение или армия, должны функционировать один руководитель и одна программа для совокупности операций, преследующих одну и ту же цель.

- Принцип мотивирования труда (стимулирования) труда.

- Принцип ответственности за результаты социального управления.

- Принцип рационального подбора кадров, их подготовки, расстановки и использования.

- Принцип экономичности и эффективности управления.

- Принцип системности.

- Принцип иерархичности.

- Принцип обязательности обратной связи.

- Публичная власть управляющего субъекта.

- Единство распоряжений по определенному кругу вопросов и конкретность исполнения.

- Подчинение интересов государства интересам общества.

- Постоянство управленческого персонала.

- Необходимая степень централизации и иерархии в управлении. [24]

Успешное выполнение задач управления в учреждении во многом зависит от квалифицированного использования методов управления ("метод" - способ познания, образ действия, порядок исследования).

Методы государственного управления - это осознанный способ воздействия управляющего субъекта на объект с помощью легитимных (законных) средств, а также совокупность приемов, благодаря которым достигается планомерное развитие и эффективное функционирование учреждения и его подразделений.

Методами государственного управления могут быть:

1. Экономические методы - это воздействие путем использования экономических стимулов и рычагов для формирования экономического механизма, заинтересовывающего работников и коллектив действовать в соответствии с целями и задачами учреждения (планирование, систематический экономический анализ, развитие организации оплаты труда).

2. Административные (организационно-распорядительные) методы - способы воздействия на объект управления, основанные на использовании обязательных для исполнения предписаний и рекомендаций.

Особенности административных методов:

· это средства волевого воздействия;

· предопределяют однозначное решение вопроса и не предоставляют исполнителю большой самостоятельности;

· оказывают конкретное воздействие, определяют цели и задачи, порядок, сроки их выполнения, ресурсы, условия;

· акты административного воздействия характеризуются обязанностью выполнения и подкрепляются дисциплинарными требованиями;

· являются наиболее сильным средством поддержания дисциплины и порядка в работе. [40]

3. Социально-психологические - это воздействие на базе духовных стимулов, моральных интересов, повышения общей культуры труда, налаживание социально-психологического климата, внушение, использование личного примера руководителя.

4. Идеологические методы - это технология административного командования и правового принуждения, сориентированная на активизацию общественного сознания. Формами использования данного метода являются: пропаганда общественно-значимых идей и духовных ценностей в рамках установок, лозунгов, призывов.

Независимо от направления и содержания всякий метод управления при его реализации проявляется в определенной организационной форме в виде совета, решения, приказа, распоряжения. Все группы методов управления взаимосвязаны, при выборе средств взаимодействия на конкретного человека учитывают его индивидуальные, особые мотивы к труду, что для него предоставляется ценным из материальных и духовных благ. Однако, следует учитывать, что при выборе методов управления в государственном учреждении чаще всего используются административные методы, что объясняется зависимостью учреждения от приказов, распоряжений вышестоящих органов и исполнения функций государства.

Управление представляет собой реализацию нескольких взаимосвязанных функций:

Рис.1 Функции управления

Планирование. С помощью этой функции определяются цели деятельности организации, средства и наиболее эффективные методы для достижения этих целей. Важным элементом этой функции являются прогнозы возможных направлений развития и стратегические планы. На этом этапе фирма должна определить, каких реальных результатов она может добиться, оценить свои сильные и слабые стороны, а также состояние внешней среды (экономические условия в данной стране, правительственные акты, позиции профсоюзов, действия конкурирующих организаций, предпочтения потребителей, общественные взгляды, развитие технологий).

Организация. Эта функция управления формирует структуру организации и обеспечивает ее всем необходимым (персонал, средства производства, денежные средства, материалы и т.д.). То есть на этом этапе создаются условия для достижения целей организации. Хорошая организация работы персонала позволяет добиться более эффективных результатов.

Мотивация - это процесс побуждения других людей к деятельности для достижения целей организации. Выполняя эту функцию, руководитель осуществляет материальное и моральное стимулирование работников, и создает наиболее благоприятные условия для проявления их способностей и профессионального "роста". При хорошей мотивации персонал организации выполняет свои обязанности в соответствии с целями этой организации и ее планами. Процесс мотивации предполагает создание для работников возможности удовлетворения их потребностей, при условии надлежащего выполнении ими своих обязанностей. Прежде, чем мотивировать персонал на более эффективную работу, руководитель должен выяснить реальные потребности своих работников.

Контроль. Эта функция управления предполагает оценку и анализ эффективности результатов работы организации. При помощи контроля производится оценка степени достижения организацией своих целей, и необходимая корректировка намеченных действий. Процесс контроля включает: установление стандартов, измерение достигнутых результатов, сравнение этих результатов с планируемыми и, если нужно, пересмотр первоначальных целей. Контроль связывает воедино все функции управления, он позволяет выдерживать нужное направление деятельности организации и своевременно корректировать неверные решения. [40]

Реализация каждой функции управления в государственной службе обладает соответствующей спецификой. Планирование и прогноз в государственных учреждениях обычно исходит из целей, устанавливаемых вышестоящими органами, а в конечном счете - народа на основе демократического выбора. Организация госслужбы, как правило, имеет более иерархическую структуру и соответствующие ей управленческие процедуры, поэтому в рамках госслужбы складывается особый административно-бюрократический стиль управления. Мотивация в госслужбе - в меньшей степени основывается на денежном вознаграждении и в большей мере на стимулах неденежного характера (престиж, выполнение важной работы, стабильность, возможность дальнейшей карьеры). Контроль и оценка результатов в рамках государственного учреждения осуществляется вышестоящими структурными единицами и одновременно людьми с помощью СМИ и общественных организаций. Контроль в госслужбе носит более широкий и более объемный характер, чем в коммерческой организации.

1.2 Система управления в государственном учреждении

Система - совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которая образует некоторую целостность, единство. Среди се основных признаков следует назвать: множественность элементов, целостность и единство между ними, наличие определенной структуры. Вместе с тем система имеет свойства, отличные от свойств своих элементов. Всякая система имеет входное воздействие, структуру обработки входного воздействия, конечные результаты и обратную связь. [23]

Выделяют системы материальные и абстрактные, статичные и динамичные, органические и неорганические, открытые и закрытые, и т.д. в зависимости от оснований классификации систем.

Учреждение в системе государственного управления - это объединение людей, совместно реализующих некоторую программу или достигающих определенной цели и действующих на основе определенных процедур и правил в интересах государства.

Система управления в государственном учреждении связана с:

· целями;

· функциями;

· процессом управления;

· квалификацией служащих;

· распределением полномочий для достижения определенных целей.

В рамках этой системы протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют служащие всех уровней, категорий и профессиональных специализаций. Организация построена для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое уделяют ей руководители организаций и специалисты, стремящиеся к непрерывному совершенствованию, развитию как системы в целом, так и ее отдельных составляющих. [24]

Управление - это процесс воздействия на систему с целью поддержания заданного положения или перевода ее в новое состояние. Любая система управления должна иметь четыре основных элемента: