Управление государственным учреждением на примере учреждения "Военный комиссариат Кировской области" (стр. 11 из 12)

Работа по каждому из перечисленных направлений основывается на соответствующих документах и программах (приложение), например, приказ Командующего войсками Приволжско-Уральского военного округа № 191 от 14.06.2007 "О совершенствовании работы с обращениями граждан в Приволжско-Уральском военном округе", приказ Командующего войсками Приволжско-Уральского военного округа №142 от 04.06.2004 "О правовом обучении и приеме зачетов по правовому минимуму в войсках военного округа"; программа "Патриотическое воспитание граждан Кировской области" с планом проводимых мероприятий; учебный план проведения общественно - государственной подготовки с гражданским персоналом военных комиссариатов Кировской области на 2010 учебный год, план-график проведения культурно-досуговых мероприятий, лекций и бесед в период призыва и отправки граждан в войска со сборного пункта Кировской области, План проведения занятия с офицерами военного комиссариата Кировской области на тему: Организация воспитательной работы в военном комиссариате. Формы и методы воспитательной работы с подчиненными и другие документы.

4.2 Система управления и реализация функций управления в Отделении по работе с гражданами

Система управления в отделении по работе с гражданами соответствует общей системе управления, базовыми элементами которой являются: "вход", "процесс", "выход", "внешняя среда".

Для анализируемой системы (система управления в Отделении по работе с гражданами) атрибуты модели представлены в таблице:

Табл.3 Анализ элементов системы управления в Отделении по работе с гражданами

№	Элемент системы	Атрибуты
1	"Вход"	Поток обращений граждан; документы, уточняющие суть обращения; поток граждан для личного приема по вопросам военной службы, поток федеральных и региональных программ по направлениям деятельности, например, программа "Патриотического воспитания молодежи Кировский области", поток приказов, постановлений, указов, регламентирующих направления работы (например, Приказ Командующего войсками Приволжско-Уральского военного округа от 14.06.2007 №191 "О совершенствовании работы с обращениями граждан в Приволжско-Уральском военном округе").
2	"Процесс"	Организация труда исполнителей, подготовка кадров, организация мотивации к труду (положение о премировании, другие виды стимулирования), координация взаимодействия между подсистемами (например, взаимодействие с другими отделами для подготовки ответа на обращение или с другими органами власти для реализации мероприятий по предусмотренным программам, например, взаимодействие с комитетом по делам молодежи в целях исполнения программы "Патриотическое воспитание граждан" контроль за исполнением предусмотренных задач: ответами на обращения, выполнением планов-графиков; координирование работы отделения по направлениям деятельности, документальное сопровождение деятельности отделения.
3	"Выход"	Проведенные мероприятия в рамках программ и направлений деятельности, например, строительство, реконструкция памятников, проведение Дня призывника, и как следствие повышение авторитета российской армии
4.	"Внешняя среда"	Законы, Указы Президента, постановления Правительства, законы и Указы Министра обороны, командующего войсками Приволжско-Уральского военного округа, квалификация кадров на рынке труда, финансирование текущей деятельности отделения, оценка качества управления со стороны Министерства обороны и информирование отделения.

Ключевое отличие управления в коммерческих организациях от управления в государственных учреждениях состоит в механизме реализации обратной связи. В коммерческих организациях этот механизм прост. Контур обратной связи содержит следующие звенья: повышение качества управления - повышение конкурентоспособности продукции - рост прибыли - направление части дополнительной прибыли на повышение качества управления. И вновь по той же цепочке.

В государственных учреждениях, действие механизма обратной связи не так прозрачно, но его можно проследить на примере Отделения по работе с гражданами ВКО Кировской области:

- обратная связь по качеству услуг: установление нормативов качества (утверждение сроков ответа на обращения граждан, среднее количество рассмотренных обращений граждан, количество выполняемых программ по направлениям деятельности, количество мероприятий по программа и планам) - контроль отклонений от нормативов или поощрение за отсутствие таковых - анализ объема санкций - выработка управляющих воздействий (изменение мероприятий для выполнения программ, привлечение новых ресурсов, корректировка нормативов и т.д.),

- обратная связь по другим косвенным показателям работы: планирование показателей - сопоставление фактического исполнения с планом - учет меры и качества исполнения плана при реализации санкций или поощрений работников и руководителей Отделения по работе с гражданами - составление нового плана.

Основными функциями управления учреждением являются: перспективное и текущее планирование; организация и регулирование; мотивация и координирование; контроль и учет. Таким образом, основа управленческой деятельности - это выполнение четырех общих функций, которые составляют так называемый цикл управления: планирование, организация, мотивация, контроль.

Рассмотрим осуществление функций управления в отделении по работе с гражданами ВКО:

1. Перспективное и текущее планирование, в данном отделении включает в себя составление планов, графиков проведения мероприятий с соответствии с направлениями работы, например, план-график проведения культурно-досуговых мероприятий, подготовка письменных ответов на обращения граждан, подготовка материалов для СМИ.

2. Организация и регулирование включают: организацию проведения мероприятий по направлениям работы, рассмотрение обращений граждан, обеспечение ответа на них, личный прием граждан, проведение пресс-конференций, "открытых столов" по вопросам военной службы, регулирование проводимых мероприятий, воинской и трудовой дисциплины и работы персонала в целом.

3. Мотивация и координирование предусматривают: координирование работ по направлениям деятельности, например, рассмотрение, изменение отдельных мероприятий (изменение времени личного приема граждан, изменение времени интервью), а также обеспечение взаимодействия нескольких отделений или должностных лиц для подготовки ответа на обращение. Мотивация предусматривает создание мер поощрения персонала для повышения эффективности выполнения работы, например, премирование за успешное выполнение плана или программы, достижения высоких результатов деятельности.

4. Контроль: обеспечение контроля своевременного выполнения планов и программ, контроль за сроками ответа на обращения граждан, своевременная подготовка материалов для СМИ.

Функция контроля может осуществляться в форме составления плана-графика выполнения мероприятия с указанием сроков выполнения с целью точного соблюдения этих сроков, а также мер поощрения и взыскания за своевременное или несвоевременное выполнение должностных обязанностей.

Структура и техника управления в Отделении по работе с гражданами являются включают в себя:

· структуру управления отделением, которая предусматривает разделение на должности: Начальник отделения по работе с гражданами; Старший помощник начальника отделения по работе с гражданами; Помощник начальника отделения по работе с гражданами и распределение между ними обязанностей, в соответствии с должностной инструкцией.

· компьютерную и оргтехнику, мебель, каналы передачи информации (сети связи), систему документооборота в отделении, которую можно характеризовать недостаточностью помещений для эффективной организации работы и приема граждан, отсутствием электронного документооборота, ориентацией на работу с документами на бумажном носителе.

В отделении реализуются все виды управления (институциональное, мотивационное, информационное) с преобладанием институционального, что связано со спецификой деятельности военного учреждения.

Рис.3 Виды управления в Отделении

- Институциональное управление связано с необходимостью исполнения приказов и директив министерства обороны, зависимостью от "команды сверху".

- Мотивационное управление проявляется в наличии мотивирующих трудовую деятельность стимулах финансового и нефинансового характера, например, наличие "13 зарплаты" за эффективную работу в течение года или предоставление бесплатного санаторно-курортного лечения за успехи в работе.

- Информационное управление, основанное на сообщении информации, характеризуется работой с новой информацией, доведением ее до личного состава.

В ходе исследования я пришла к выводу, что в Отделении по работе с гражданами преобладает институциональное управление, то есть выполнение работы основывается на определенных документах, регламентирующих весь порядок работы отделения: Инструкции по работе с гражданами, разработанными вышестоящими органами программами, например, программа патриотического воспитания граждан и в своей деятельности ориентируется на приказы начальника отделения и военного комиссара.

В ходе исследования управляемых процессов типы управления в отделении отражаются в виде: