Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-13), применяется для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.
Форма N Т-13 применяется для учета рабочего времени. Составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передается в бухгалтерию.
Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом:
> листок нетрудоспособности
> справка о выполнении государственных или общественных обязанностей
> письменное предупреждение о простое
> заявление о совместительстве
> письменное согласие работника на сверхурочную работу в
случаях, установленных законодательством.
Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:
в форме N Т-13 (графа 4) - четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).
в форме N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.
При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.
Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем
регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.
Форма N7-13 "Табель учета рабочего времени" применяется при автоматизированной обработке учетных данных. В табеле по форме N Т-13:
· при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты "код вида оплаты", "корреспондирующий счет" над таблицей с графами с 7 - 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;
· при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 - 9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.
Бланки табеля по форме N Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники.
К таким реквизитам относятся:
· структурное подразделение
· фамилия, имя, отчество
· должность (специальность, профессия)
· табельный номер и т.п. – то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.
Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-13.
Штатное расписание (форма N Т-3), применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением).
Штатное расписание содержит:
· перечень структурных подразделений
· наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации
· сведения о количестве штатных единиц.
При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям)., по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.
В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.
В графах 6-8"Надбавки" показываются стимулирующие и
компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты,
поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).
При невозможности заполнения организацией граф 5 - 9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).
Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.
Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.
Формирование дел - называется группировка исполнительных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел.
Правильное оформление дел необходимо:
- для оперативного поиска нужных документов;
- обеспечения сохранности документов, так как исключает возможность попадания важных документов в дела с второстепенными документами;
- облегчения проведения подготовки дел к сдаче в архив, так как не проводится переформирование дел;
- защиты персональных данных работников, так как они сосредоточены в определенных папках, подлежащих особому хранению.
За формирование дел отдела кадров отвечает специально назначенный работник под непосредственным контролем руководителя отдела.
Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатурой дел отдела кадров.
Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.
На большинстве предприятий формирование дел проводится по названиям видов документов, например: приказы, трудовые договоры, приказы и т.п.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
· в дело помещаются документы, работа по которым завершена;
· документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;
· документы разных сроков хранения формируются в разные дела;
· документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;
· в дело включается, как правило, один экземпляр документа;
· каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.п.);
· в дело формируются, как правило, документы одного года;
· в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики, проекты документов;
· документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности, то есть только что исполненные документы будут подшиты в папку сверху (используется также расположение документов по алфавиту фамилий, порядковым номерам документов или в логической последовательности решения вопроса). Чтобы облегчить поиск нужных документов внутри дела составляется внутренняя опись дела.
Внутренняя опись составляется для учета документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой документации (наличие грифа секретности, особо ценные документы и т.п.)
Внутренняя опись составляется лицом, ответственным за документы дела, и подшивается в начале дела.
Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения.
При формировании дел используется скоросшиватели, рассчитанные в среднем на 200 листов и на годовую подшивку документов, а также папки-файлы, позволяющие подшивать в 2-3 раза больше. Папки-файлы (типа «Ьеуггг", "ОгапсГ, "Вапе1х" и т.п.) могут вестись на протяжении нескольких дел.
Поэтому для оперативного поиска документов внутри дела необходимо использовать разделители с указанием года.
Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая «судьба» документов: передать ли их в архив предприятия или уничтожить. Проведение такой работы называют научно-технической обработкой документов.
Научно-техническая обработка включает в себя весь комплекс работ по подготовки документов к сдаче в архив, включая экспертизу их ценности, а также уничтожение документов с истекшими сроками хранения.