Справиться с большим объемом документов на вашем столе вам поможет, кроме того, соблюдение некоторых принципов работы. Так, следует:[19]
- отказаться от привычки накапливать копии документов на случай, если они вдруг понадобятся;
- хранить только важные документы (не копите документы про запас, выбрасывайте ненужные бумаги);
- оставлять наиболее интересные и приятные дела и документы на конец рабочего дня;
- всегда контролировать выполнение поручений;
- приобрести навык и использовать принцип скорочтения.
И наконец, помните, что заниматься неприятными, сложными и неинтересными делами лучше всего в первую очередь.
Соблюдение этих правил поможет руководителю высвободить дополнительное время, необходимое для принятия решений, и позволит не утонуть в море бумаг.
ГЛАВА 2.Анализ работы менеджера с документами на примере ООО «Тропа»
менеджер документ организация контроль
2.1.Караткая характеристика предприятия
Общество с ограниченной ответственностью «Тропа», далее по тексту Общество, учреждается и действует в порядке, предусмотренном Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 08.02.1998г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», иным действующим законодательством Российской Федерации и уставом Общества.
ООО «Тропа» создано для осуществления предпринимательской деятельности и извлечения прибыли.
Основными видами деятельности ООО «Тропа» являются ремонт и пошив одежды, ремонт обуви, парикмахерские услуги, пошив флагов, изготовление стендов.
Место нахождения Общества: 400074, Россия, г. Волгоград, ул.Рабоче-Крестьянская, д.38.
Уставной капитал 10 000 рублей.
В условиях рыночных отношений центр экономической деятельности перемещается к основному звену всей экономики - производственному предприятию. Именно на этом уровне создается нужная обществу продукция, выполняются общественно необходимые работы, оказываются необходимые услуги.
На предприятиях сосредотачиваются наиболее квалифицированные
кадры, решаются вопросы экономного расходования ресурсов, снижения
издержек производства, сбыта продукции, применения высокопроизводительного оборудования и технологий. Все это требует от руководителей всех уровней глубоких экономических знаний. В условиях рыночной экономики выживает то предприятие, которое наиболее грамотно, своевременно и компетентно определяет требования рынка, организует производство продукции, пользующейся спросом, обеспечивает высоким доходом высококвалифицированных специалистов. В условиях рыночной экономики возрастает значение трех основных направлений организации предприятия:
Научной организации производства - создание оптимальной технико-технологической системы на предприятии (эффективно функционирующие производственное оборудование, техника и технология, упорядоченные технико-организационные взаимосвязи работников);
Научной организации труда - построение здоровых нормальных (высоко коммуникабельных) отношений в коллективе;
Научной организации управления - система технических,
экономических и организационных средств, обеспечивающих целенаправленность воздействия на материальную и человеческую подсистемы предприятия. Она способствует их взаимодействию в целях достижения наилучшего морально-технологического и экономического эффекта. Любое предприятие - это организация воздействия персонала на ресурсы предприятия. Чем основательнее она организована и умело регулируется, тем больше надежд на получение экономической выгоды, на прибыльное возмещение понесенных затрат.
ООО «Тропа» - это обособленная специализированная организация (юридическое лицо), основанием которой является высокоорганизованный трудовой коллектив работников-профессионалов, способный с помощью имеющихся в его распоряжении средств производства из поставленного сырья и материалов изготовлять нужную потребителям продукцию. В связи с этим к важнейшим задачам ООО «Тропа» относятся:
¾ Возмещение произведенных расходов и получение дохода владельцем предприятия;
¾ Недопущение сбоев в работе предприятия, в том числе срывов поставок, выпуска недоброкачественной продукции, резкого сокращения объемов производства и доходов предприятия;
¾ Обеспечение потребителей продукцией в соответствии с договорами и рыночным спросом;
¾ Обеспечение нормальных условий труда (без травматизма), возможностей профессионального роста работников и своевременной полноценной зарплаты персоналу;
¾ Охрана окружающей среды и создание рабочих мест;
¾ Стабильное наращивание темпов роста объемов производства и доходов предприятия.
К основным функциям ООО «Тропа» можно отнести:
¾ Изготовление продукции в соответствии с профилем предприятия и спросом на рынке;
¾ Обеспечение продажи и поставки продукции потребителям;
¾ Послепродажное техническое и консультационное обслуживание продукции;
¾ Материально-техническое обеспечение производственного персонала на предприятии;
¾ Разработка и исполнение мероприятий по повышению качества продукции;
¾ Снижение удельных издержек и рост объемов производства на предприятии;
¾ Соблюдение действующих стандартов, нормативов, государственных законов и внутренних распорядительных документов.
ООО «Тропа» представляет собой сложный комплекс, динамизм и слаженность работы всех подразделений и служб которого обеспечивается механизмом управления. Механизм управления - это, прежде всего, иерархическая система административных органов и управленческих структур, при помощи которой согласованно решаются основные задачи предприятия и достигаются цели, стоящие перед производством, устанавливаются внутренние связи, осуществляется контроль исполнения, используются рычаги воздействия, охватывающие деятельность всех подразделений, служб работников предприятия от рабочего до директора. Механизм управления ООО «Тропа» включает следующие компоненты:
¾ Основные принципы и правила управления, нацеленные на решение задач, стоящих перед управляемым объектом;
¾ Функциональную структуру органов управления;
¾ Экономические и юридические законы и ограничения;
¾ Информацию, методы, правила и технические средства обработки информации.
Функционирование механизма управления обеспечивается администрацией ООО «Тропа», к которой относится директор, его заместители и помощники, начальники цехов, служб, отделов и других подразделений, а также специалисты и служащие, подготавливающие для руководителей необходимую информацию и документы.
2.2. Анализ работы с документами в ООО «Тропа»
Документооборот в ООО «Тропа» происходит по замкнутой цепочке. При поступлении или получении документа секретарь его регистрирует и предоставляет на резолюцию руководителю, после резолюции руководителя документы поступают к исполнителям в зависимости от рода документа, после выполнения документ поступает опять к секретарю для регистрации и отправки. Организация документооборота ООО «Тропа» предполагает соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов, главным из которых является обеспечение оперативного прохождения документов по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. В ООО «Тропа» выполняются правила обработки документов на каждом этапе движения документации. Работа с документами в ООО «Тропа» относится к обязанностям офис –менеджмента.
Обработка входящих документов ООО «Тропа» проходит следующие этапы:
¾ прием и первичная обработка документов;
¾ предварительное рассмотрение и распределение;
¾ регистрация документов;
¾ рассмотрение документов руководителем и принятие решения об их исполнителях, сроках и характере исполнения;
¾ направление на исполнение;
¾ исполнение документов;
¾ помещение исполненного документа в дело.
Входящие документы ООО «Тропа» начинают свое движение по организации после первичной обработки. Количество инстанций, которые они должны пройти от момента поступления в организацию до исполнения, определяется структурой организации, распределением обязанностей между руководством, степенью самостоятельности структурных подразделений, технологией регистрации и общей организацией делопроизводства.
В ООО «Тропа» документ передается исполнителю практически сразу после рассмотрения руководителем.
Значительно ускорить движение документов помогает их предварительное рассмотрение, которое проводится после первичной обработки документов.
Предварительное рассмотрение позволяет определить, какие документы должны передаваться на рассмотрение руководителю организации или его заместителям, а какие могут быть переданы непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Одной из задач, которые при этом решаются, является освобождение руководителя от излишнего потока второстепенной информации.
Эта работа проводится секретарем руководителя, его помощником или работником службы документационного обеспечения управления, которые должны иметь высокий уровень квалификации, достаточный стаж работы, хорошее знание распределения обязанностей между работниками организации, а также доверие к ним руководителя. Основным критерием, влияющим на движение документов к исполнителю, является содержание документа, поэтому необходимо иметь четкие представления о положении дел в организации, функциях структурных подразделений, функциях и специализации отдельных сотрудников.