· в министерствах и ведомствах - управление делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;
· на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;
· в ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации; в совместных предприятиях (организациях) - правлением; в акционерных обществах - учредительной конференцией; в кооперативах – состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива;
· в (органах местного самоуправления) и в аппарате управления общественных организаций – общий отдел. В состав общего отдела включается: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;
· в организациях, не умеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.
Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:
· совершенствование форм и методов работы с документами;
· обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ГСДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами;
· сокращение документооборота, количества форм документов и документов;
· разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.
В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:
· разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
· осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;
· организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
· регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
· организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; размножение и проектирование бланков документов;
· разработка номенклатуры дел организации, обеспечения хранения дел и оперативного использования документной информации;
· организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
· организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
· разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительной дисциплины;
· осуществление контроля за правильностью оформления и формированияструктурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;
· организация работы архива в соответствии с Положением о государственном архивном фонде;
· повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов;
· организация рабочих мест, АРМ, условия труда сотрудников службы ДОУ .
Как видим, организация деятельности службы документационного обеспечения управления важная составляющая всей деятельности учреждения, организации и фирмы, от качества деятельности которой зависит эффективность управленческой работы.
1.2 Унификация документов: основные понятия
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.
Под унификацией понимается "приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию". По официальному определению унификация — это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого следует, что, во-первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников.
Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается "образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов". Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность по стандартизации координируется государственными органами стандартизации.
Стандартизация — сложный процесс. В ее состав входят такие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой — виды работ, которые могут осуществляться как самостоятельные. Например, в широком смысле типизация — это разработка типовых конструкций или технологических процессов на основе общих для ряда изделий (процессов) технических характеристик. В документоведении этот метод используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст — это текст-образец, на основе которого в последующем создаются тексты аналогичного содержания.
Установлены следующие категории стандартов:
государственные стандарты (ГОСТ).
отраслевые стандарты (ОСТ);
республиканские стандарты (РСТ).
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Основная цель унификации управленческой документации – создание системы документов, внедрение которой, взамен применяемой даст значительный экономический эффект.
Работа по унификации включает:
· разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
· внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД:
· внедрение разработанных ОКТЭИ;
· ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;
· разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
· разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.
Основные направления развития унификации документов
1.Сокращение избыточности информации в документах
Сокращение избыточности в документах может быть достигнуто тремя основными способами:
1.1.сокращением количество документов;
1.2. сокращением количество текстов входящих в документы. Сокращение объемов текста может быть достигнуто в результате следующих мер.
а) применения телеграфного стиля в изложении документов.
б) применения типовых текстов. При подготовке типовых текстов производится сокращение их объемов по сравнению с применяемыми ранее индивидуальными.
в) деления текста на четкие структурные части и элементы позволяющие за счет исключения переходов от одной фразы к другой сократить объем текста до 5%.