Противоречие заключается в том, что измерять результаты надо, но сами они как продукт деятельности относятся к разряду сложных и являются плодами совместной работы многих сотрудников, отдельные причинно-следственные связи здесь носят скрытый характер. В таком случае меньше надо говорить о продуктах деятельности, а больше - о степени и качестве выполнения обязательств, вытекающих из служебной деятельности и зафиксированных в должностных регламентах.
Управление по целям и результатам предполагает, что всегда надо стремиться к получению информации, отличающейся не столько объемом (количеством), сколько достаточностью и объективностью. Быть информированным - основа успеха результативного управления, а фактор достаточности и объективности информации - важный компонент такого управления, т.к. от этого зависит справедливость оценки результатов деятельности и ответственность за них.
К сожалению, значительную часть информации, необходимой для анализа результативности и эффективности управленческой деятельности, невозможно получить из существующей системы отчетных показателей. Приходится скрупулезно собирать нужные сведения, в том числе путем проведения социологических исследований, в ходе которых применяется обширный набор различных методов, методик. Дело это хлопотное и трудозатратное.
Следует прислушаться к имеющимся доводам, что попытки подменить комплексный анализ управляющей подсистемы (любого субъекта управления) тематическим, оценкой в функциональном разрезе, скорее всего, будут бесперспективными. [63]
Правильное понимание и эффективный анализ деятельности любого отдельно взятого управленческого работника возможны только в том случае, если исследуемые вопросы будут изучаться, исходя из посылки, что индивидуальные должностные обязанности сконструированы в виде совокупности четких действий, подлежащих выполнению в строго обозначенные временные сроки и со столь же ясными затратами умственного (частично физического) труда, с обеспечением стандартов качества и т.д.
В процессе анализа придется научиться вычленять функциональную нагрузку каждого сотрудника управленческого аппарата в системе разделения и кооперации совокупного управленческого труда в структурном подразделении или в государственном (муниципальном) органе в целом, а также определять правильность распределения обязанностей по каждому функциональному направлению (по каждой функции управления). Со временем проведение такого анализа, вероятнее всего, облегчится, если научимся разрабатывать применительно к каждому отдельно взятому звену управления (отделу, комитету, департаменту) классификатор его конкретных функций.
Такой классификатор может представлять собой некую таблицу, по вертикали которой приводится перечень выполняемых органом (возможно, отдельным лицом) функций (возможно, подфункций, операций), а по горизонтали представлены все структурные подразделения или сотрудники данного органа управления с указанием содержания работы, выполняемой по каждой функции или ее элементу. Естественно, все это потребует налаживания учета трудоемкости работы по выполнению функций в каких-то количественных измерителях. Задача достаточно трудная, но без ее решения проблематично выстраивать управление по индивидуальным результатам.
Востребованная в системе государственного и муниципального управления (ГМУ) методология управления по целям и результатам в обязательном порядке предполагает солидарную ответственность в действии.[64] Поэтому преданная огласке оценка результативности и эффективности вынуждает субъекта управления оптимизировать свою структуру, организуемую кооперацию труда, осуществляемую с коллегами и партнерами совместную деятельность, внутренние связи сотрудничества, распределять ответственность внутри аппаратного сообщества и т.д.
Государственное и муниципальное управление становится все более деперсонифицированным, в силу чего становится все более сложно делать персональную оценку результатам управленческой деятельности. Может показаться, что это не такая уж значимая проблема. Однако приходится задумываться о том, что справедливая оценка результатов труда способна обнажить как сильные, так и слабые стороны аппаратной деятельности в целом, в частности позволяет вскрывать бюрократические проявления, некомпетентность, консервативность привычек и традиций, патернализм, сопротивление переменам и т.д.
Субъекты кадровой работы, которым надлежит решать задачу оценки эффективности деятельности различных категорий гражданских служащих, будут еще долго продолжать сталкиваться с вполне очевидной проблемной ситуацией. Нет сколько-нибудь внятных, понятных и результативных, а главное, практически пригодных для широкого применения методических разработок.
В качестве доступного, простого, понятного и полезного приема установления эффективности служебной деятельности того или иного должностного лица государственного и (или) муниципального управления, будь то руководитель (помощник, советник) или специалист, проф.И. Марченко предлагается следующий подход, основанный на применении матрично-табличной формы анализа результатов служебной деятельности (см. таблицу). [65]
Матрица для принятия оценочного суждения об эффективности деятельности гражданских служащих:
| N п/п | Оцениваемые показатели | Критерии | Значимость | Оценка качества исполнения | Результат по строке критерий - значимость - оценка |
| 1 | |||||
| и т.д. | |||||
| Сумма |
При таком подходе надо исходить из того, что конечное оценочное решение может зависеть от многих факторов, с которыми нужно объективно разбираться, т.е. выверенно учитывать их значимость и устанавливать степень их влияния на итоговую оценку.
Обратимся в качестве примера к оценке эффективности деятельности гражданского служащего категории "специалист", профессионально занимающегося вопросами кадровой работы, к примеру отвечающего за документирование трудовых (служебных) отношений. Для чего составим перечень показателей, важных для принятия решения об эффективности деятельности данного конкретного служащего.
Едва ли можно отразить все многообразие исполняемых служебных обязанностей, и, скорее всего, стремиться к этому не следует. Достаточно видеть за показателями перечень основополагающих, так сказать, опорных должностных обязанностей, функциональное исполнение которых концептуально проистекает из модели данной должности. Допустим, что группу основных показателей составили следующие характеристики:
1. прием на работу или службу (изучение документов, предъявляемых при приеме на работу (службу), проверка их подлинности; составление трудового договора или служебного контракта; подготовка приказа о приеме на работу; заполнение личной карточки по установленной форме; заполнение трудовой книжки; оформление личного дела; ведение табеля учета рабочего времени);
2. перевод на другую должность, работу или службу (подготовка документов-оснований для перевода, представлений о переводе, приказов о переводе, изменений к трудовому договору или служебному контракту и др.);
3. предоставление отпуска (выпуск приказа о предоставлении отпуска, работа с запиской-расчетом о предоставлении отпуска, работа с заявлением работника или служащего о переносе отпуска и др.);
4. направление работника или служащего в командировку (работа со служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении, подготовка приказа о направлении в командировку, оформление командировочного удостоверения и др.);
5. изменение анкетно-биографических данных (работа с документами-основаниями для изменения данных, издание приказа об изменении данных, внесение изменений в учетные данные и др.);
6. поощрение и награждение работников или служащих (подготовка представлений о поощрениях, издание приказов о поощрениях, оформление наградных документов и др.);
7. вынесение взысканий (оформление документов-оснований для вынесения взысканий);
8. аттестация работников или служащих (подготовка положений об аттестации, издание приказов о проведении аттестации, составление графиков аттестации, подготовка оценочных документов и аттестационных листов, работа с протоколами заседания аттестационной комиссии и др.);
9. увольнение работников или служащих (подготовка документов-оснований для увольнения, издание приказов о прекращении действия трудового договора или служебного контракта, выдача трудовой книжки при увольнении и др.). [66]
Заметим, что данный перечень на исчерпывающую полноту не претендует. Он главным образом носит характер научно-прикладного примера. Определившись с показателями, в порядке следующего шага надо определиться с элементами оценочного поля, в качестве которых в первую очередь призваны выступать критерии оценки.
Отбор или выявление критериев - важная процедура, т.к. они (критерии) не должны допускать разночтений в понимании, трактовке и применении. Совокупность критериев может быть представлена следующей градацией:
"5" - исполнение идеально отвечает требованиям;
"4" - исполнение в большой степени отвечает требованиям;
"3" - исполнение в основном отвечает требованиям;