Информационное обеспечение предполагает решение задач распространения информации, проведения административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий по ее эффективному использованию.
Цели и задачи информационного обеспечения управленческой деятельности можно определить следующим образом:
- удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;
- формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации;
- создание и развитие систем обработки и передачи информации;
- развитие системы информационного обеспечения.
Информационное обеспечение управленческой деятельности должно учитывать существующие законодательные и нормативные ограничения, обеспечивать необходимый уровень безопасности при использовании технических средств. Нормативно-методическая база информационного обеспечения управленческой деятельности – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологии создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации. Она включает в себя:
- законодательные акты РФ;
- указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы работы с документами;
- правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы организации работы с документами;
- методические материалы по работе с документами;
- государственные стандарты на документацию;
- унифицированные системы документации.
Любая организация существует в некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными объединениями и отношениями между ними. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду.
Внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей и отношениями между ними. В зависимости от источника возникновения информации в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информации. Внутренние источники информации – это внутриорганизационные подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информации.
Информация внутренней среды – точная, полная, отражает финансово-хозяйственное состояние. В качестве внешних источников информации могут выступать:
- законодательные и регулирующие органы;
- клиенты и партнеры предприятия;
- информационные агентства;
- конкуренты;
- органы статистического учета.
Информация из внешней среды часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет вероятностный характер.
Удовлетворение информационных потребностей осуществляется на основе обработки и анализа информации. Эти действия совершаются как в плановом порядке, так и в рамках информационных запросов. Последние бывают следующих видов:
- простые и сложные запросы;
- формализованные и неформализованные запросы.
Формализованные запросы характеризуются заданностью исходной и выходной информации, а также определенностью алгоритма получения последней из первой. Если формализованные действия автоматизированы, то гораздо проще обрабатывать неформализованные случайные запросы.
В результате обработки информации формируются документы и отчеты с недокументированной информацией, которые предоставляются органам управления.
Возможны две основные формы организации информационного обеспечения управленческой деятельности – централизованная и частично или полностью децентрализованная.
Централизованное информационное обеспечение основано на создании единой для всех подразделений организации службы, централизованном хранении, обработке и предоставлении информации и таком же централизованном управлении техническими средствами и информационными технологиями.
Децентрализация предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.
Достоинства и недостатки обеих технологий привели к необходимости придерживаться частично децентрализованного подхода – организации информационного обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров, и центов обработки общей для организации информации, в которых располагаются соответствующие базы данных, общие для любых функциональных подсистем.
Глава 2 Документационное обеспечение работы руководителя
2.1 Системы документации
2.1.1 Организационно-правовая документация
Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности организаций – организация системы и процессов управления, т.е.:
- создание организации;
- регистрация организации;
- установление ее структуры;
- определение штатной численности, номенклатуры должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей;
- регламентация деятельности структурных подразделений и работников;
- установление режима работы и системы охраны;
- организация труда работников оценка труда работников.
Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах. К ним относятся:
-учредительный договор – это договор, в котором стороны обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности;
-устав –правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица;
-положение об учреждении – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности;
-регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа;
Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом или руководителем структурного подразделения. С точки зрения действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным.
Разрабатывает эти документы учреждения или подразделения с привлечением юристов и квалифицированных специалистов. В процессе подготовки данные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юристом, заместителями руководителя организации.
2.1.2 Распорядительная документация
Руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и издавать распорядительные документы. Основное назначение распорядительных документов – регулирование и координация деятельности.
Решения, фиксируемые в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми и иными ресурсами. В юридическом плане такие документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления.
С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:
- правовые акты федерального уровня;
- правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ;
- правовые акты организаций, предприятий.
Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления. С точки зрения порядка разрешения вопросов эти документы делятся на:
- документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения);
- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений (приказы, распоряжения, указания).
Постановление – это правовой акт, принимаемый органами федеральной исполнительной власти, а также исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальный задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил. Решение – это правовой акт, принимаемые органами организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.
2.1.3 Справочно-информационная документация
Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др. Эти документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
В состав информационно–справочных документов входят:
- докладная записка – это документ, адресованный руководителю или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого–либо вопроса с выводами и предложениями составителя;