Таблица 3.4 – Архитектура и технические возможности системы «Управление делами»
| Производитель и распространители в России | Название | Предназначение | Возможности |
| Компания «КИНТ» | «Управление делами» | Программный комплекс «Управление делами» получил сертификат «1С: Совместимо» и предназначен для автоматизации деловых процессов предприятия, согласования проектов, планов и мероприятий, организации потока бумажных и электронных документов. Ориентирован на упорядочивание повседневной деятельности менеджеров разных уровней.«Управление делами» также используется при организации внедрения на предприятии комплексной автоматизированной системы учета.Программный комплекс «Управление делами» функционирует в среде «1С: Предприятие» с любым набором установленных компонент: бухгалтерский учет, оперативный учет, расчет. | – Организация потока задач / поручений между сотрудниками компании, контроль хода исполнения поручений, учет плановых и фактических ресурсов.– Планирование и учет мероприятий компании, разбиение мероприятий на отдельные этапы (задачи), выдача поручений исполнителям по проведению мероприятия.– Учет движения и местоположения различного рода бумажных документов (делопроизводство). Подсистема построена на основе стандартов делопроизводства, принятых в России, и реализует все необходимые этапы прохождения документов.– Регистрация электронных документов, ведениеархивов документов в электронном виде.– Управление отношениями с клиентами (CRM), учет различной информации о контрагентах компании, контактов.– Подсистема позволяет анализировать и планировать взаимоотношения с контрагентами, организовывать тематические рассылки.– Управление правами пользователей обеспечивает разделение информации внутри компании по степени конфиденциальности.– Ведение деловой переписки позволяет провести в электронном виде различного рода согласования и утверждения документов.– Интеграция с системами электронной почты дает возможность получать и отправлять электронные письма без использования дополнительного программного обеспечения.– Получение отчетов позволяет детально анализировать информацию о работе офиса.– Наличие путеводителей и инструкций. |
Таким образом, системы, охарактеризованные в таблице, соответ-ствуют предъявляемым функциональным и системно-технологическим требованиям, поэтому для выбора и интеграции приложения в систему «1С: Предприятие, версии 8.0» ГТРК«Дальневосточная» необходимо подробнее проанализировать выполняемые системой функции по автоматизации ДОУ по предложенной системе баллов, оценить, рассчитать стоимость внедрения платформы. Данная методика выбора автоматизированной системы разработана компанией SputnikLabs,она позволит в соответствии с рекомендуемой последовательностью действий добиться максимального соответствия АС ДОУ целям и задачам предприятия.
3.2 Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных функциональных и системно-технических требований
В оценке автоматизированных систем принимали участие эксперты: делопроизводитель и секретарь, начальник отдела автоматизированных систем управления, а так же учитывались отзывы других компаний, которые работают с данными системами.
Буквенные обозначения автоматизированных систем, использующиеся в таблице для экспертной оценки:
– A – DIRECTUM;
– B – Дело;
– C – DocsVision;
– D – Управление делами.
Таблица 3.5 – Оценка программных продуктов
| Критерии | Экспертная оценка | ||||||||||
| A | B | C | D | ||||||||
| 1. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ от 0 до 250 | |||||||||||
| 1.1. Делопроизводство | От 0 до 110 | ||||||||||
| 1.1.1. создание документов | 10 | 9 | 10 | 8 | |||||||
| 1.1.2. регистрация документов | 9 | 9 | 9 | 7 | |||||||
| 1.1.3. контроль исполнения | 14 | 10 | 12 | 8 | |||||||
| 1.1.4. информационно-справочная работа поиск регистрационной карточки | 10 | 9 | 9 | 7 | |||||||
| 1.1.5. подготовка статистических данных | 4 | 4 | 4 | 3 | |||||||
| 1.1.6. учет передачи подлинников и копий | 5 | 2 | 3 | 1 | |||||||
| 1.1.7. ведение номенклатуры дел | 10 | 9 | 10 | 8 | |||||||
| 1.1.8. списание документов в дело | 5 | 4 | 4 | 3 | |||||||
| 1.1.9. обеспечение сохранности конфиденциальной информации | 14 | 10 | 12 | 6 | |||||||
| 1.1.10. наличие справочников-классификаторов | 4 | 4 | 5 | 3 | |||||||
| 1.1.11. учет договорной документации | 9 | 10 | 8 | 9 | |||||||
| 1.1.12. хранение нормативно-справочной информации по документообороту организации | 5 | 4 | 5 | 2 | |||||||
| ИТОГО по п. 1.1. | 99 | 80 | 91 | 62 | |||||||
| 1.2. Управление документооборотом | От 0 до 80 | ||||||||||
| 1.2.1. управление потоками документов внутриорганизации | 8 | 8 | 9 | 7 | |||||||
| 1.2.2. передача документов на исполнение | 14 | 13 | 14 | 7 | |||||||
| 1.2.3. контроль движения (передачи) документов | 15 | 15 | 15 | 10 | |||||||
| 1.2.4. контроль действий пользователей | 10 | 8 | 9 | 5 | |||||||
| 1.2.5. получение сводок по документообороту | 2 | 1 | 2 | 0 | |||||||
| 1.2.6. регулирование доступа к регистрационнымкарточкам и файлам документов | 10 | 8 | 9 | 7 | |||||||
| 1.2.7. маршрутизация документов | 4 | 3 | 3 | 3 | |||||||
| 1.2.8. согласование документов | 5 | 5 | 5 | 4 | |||||||
| 1.2.9. возможность использования разных грифов доступа | 5 | 5 | 5 | 3 | |||||||
| ИТОГО по п. 1.2. | 73 | 66 | 71 | 46 | |||||||
| 1.3. Организация задач электронного архива | От 0 до 35 | ||||||||||
| 1.3.1. ведение баз данных | 5 | 4 | 4 | 2 | |||||||
| 1.3.2. архивирование документов | 9 | 8 | 9 | 6 | |||||||
| 1.3.3. полно – функциональный поиск | 10 | 10 | 10 | 8 | |||||||
| 1.3.4. безопасность хранения документов | 4 | 4 | 4 | 3 | |||||||
| 1.3.5. организация доступа к документам | 5 | 4 | 4 | 4 | |||||||
| ИТОГО по п. 1.3. | 33 | 30 | 31 | 23 | |||||||
| 1.4. Обеспечение задач электронного документооборота | От 0 до 25 | ||||||||||
| 1.4.1. технология ЭЦП – средства криптозащиты; | 10 | 9 | 9 | 7 | |||||||
| 1.4.2. работа с электронными файлами | 5 | 5 | 5 | 4 | |||||||
| 1.4.3. средства криптозащиты | 4 | 4 | 4 | 3 | |||||||
| 1.4.4.регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи– средства криптозащиты;– регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи.– средства криптозащиты;– регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи. | 5 | 5 | 5 | 3 | |||||||
| ИТОГО по п. 1.4. | 24 | 23 | 23 | 17 | |||||||
| ИТОГО ПО ФУНКЦИОНАЛЬНЫМ ТРЕБОВАНИЯМ | 229 | 199 | 216 | 148 | |||||||
| 2. СИСТЕМНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ от 0 до 250 | |||||||||||
| 2.1. Программная реализация | От 0 до 150 | ||||||||||
| 2.1.1. технология клиент – сервер | 19 | 19 | 18 | 17 | |||||||
| 2.1.2. технология интернет\интранет | 15 | 15 | 15 | 14 | |||||||
| 2.1.3. наличие электронной почты | 15 | 15 | 15 | 15 | |||||||
| 2.1.4. наличие средств разработки приложений | 10 | 10 | 10 | 4 | |||||||
| 2.1.5. наличие средств резервного копирования | 9 | 9 | 9 | 8 | |||||||
| 2.1.6. наличие средств сканирования документов | 5 | 5 | 5 | 5 | |||||||
| 2.1.7. интеграция в информационную среду организации | 3 | 5 | 4 | 5 | |||||||
| 2.1.8. интерфейс, взаимодействующий с другими программами | 14 | 13 | 14 | 8 | |||||||
| 2.1.9. удаленный доступ к базам данных | 10 | 10 | 10 | 8 | |||||||
| 2.1.10. протоколирование действий в системе | 5 | 4 | 5 | 4 | |||||||
| 2.1.11. совместная работа над документами | 5 | 5 | 5 | 5 | |||||||
| 2.1.12. территориально-распределенная работа | 9 | 9 | 9 | 6 | |||||||
| 2.1.13.использования интерфейса для получения аналитико-статистической информации. | 4 | 3 | 4 | 0 | |||||||
| 2.1.14.возможность интеграции в автоматизированную систему | 16 | 17 | 20 | 20 | |||||||
| ИТОГО по п. 2.1. | 139 | 141 | 141 | 119 | |||||||
| 2.2. Эксплуатационные требования | От 0 до 60 | ||||||||||
| 2.2.1. надежность автоматизированной системы | 18 | 17 | 17 | 15 | |||||||
| 2.2.2. безопасность системы | 9 | 9 | 9 | 9 | |||||||
| 2.2.3. администрирование системы | 8 | 8 | 8 | 7 | |||||||
| 2.2.4. территориально-распределенная работа системы | 9 | 9 | 9 | 8 | |||||||
| 2.2.5. количество одновременно работающих пользователей – до 100 человек | 5 | 5 | 5 | 4 | |||||||
| 2.2.6. средний объем документопотока (в год) – до 700000 единиц | 4 | 4 | 4 | 1 | |||||||
| ИТОГО по п. 2.2. | 53 | 52 | 52 | 44 | |||||||
| 2.3. Адаптационные возможности | От 0 до 40 | ||||||||||
| 2.3.1. простота и удобство при внедрении системы | 8 | 9 | 14 | 15 | |||||||
| 2.3.2. обучение сотрудников организации | 8 | 9 | 8 | 9 | |||||||
| 2.3.3. удобство настройки системы | 7 | 9 | 7 | 10 | |||||||
| 2.3.4. возможность развития системы | 4 | 4 | 4 | 3 | |||||||
| ИТОГО по п. 2.3. | 27 | 36 | 28 | 37 | |||||||
| ИТОГО ПО СИСТЕМНО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКИМ ТРЕБОВАНИЯМ | 219 | 229 | 221 | 200 | |||||||
| ВСЕГО | 448 | 428 | 437 | 348 | |||||||
3.3 Отбор программных продуктов, удовлетворяющих функциональным и системно – техническим требованиям