3. Проектирование автоматизированной системы документационного обеспечения управления для телерадиокомпании «Дальневосточная»
3.1 Поиск и подбор продуктов информационного обеспечения
При поиске и выборе программных продуктов на рынке автоматизированных систем предъявлялись следующие требования:
– гибкость настройки и адаптация к особенностям предприятия ГТРК«Дальневосточная»;
– завершенность программного продукта – система не требует вмешательства программистов для ее сопровождения;
– объединяет территориально-удаленные рабочие места в единую информационную базу;
– невысокая стоимость;
– система имеет шлюз к системе «1С: Предприятие» или имеет сертификат «1С: Совместимо»;
– платформа должна содержать эффективные инструменты для решения различных задач внедрения, сопровождения и расширения информационной системы и типовые приложения.
Внедрение АС ДОУ должна осуществлять внешняя фирма, несущая полную юридическую ответственность перед предприятием за успех проекта внедрения. К выбору фирмы-поставщика и внедренца АС ДОУ нужно подходить очень скрупулезно, так как после подписания контракта, проплаты каких-либо средств и начала внедрения АС ДОУ с этой фирмой будет непросто прекратить отношения в случае, если предприятие будет не полностью удовлетворять качество её работы. Фактически, в случае неправильного выбора фирмы-подрядчика, будут напрасно потеряны деньги, время и нервы. Конечно, при выборе АС ДОУ необходимо внимательно изучить несколько предложений, имеющихся на рынке.
Очень важно также учесть, есть ли опыт успешных внедрений у поставщика АС ДОУ и насколько он соответствует специфике деятельности предприятия или организации настройки. Сравнительный анализ оформлен в таблице 3.1.
Таблица 3.1 – Сравнительный анализ АС ДОУ
| Производитель и распространители в России | Название | Предназначение | Возможности |
| НПО «Компьютер, Компания «DIRECTUM» | DIRECTUM | Автоматизация делопроизводства и управленческих процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия. | Система состоит из следующих модулей:1) «Управление электронными документами», что включает в себя:– обеспечение создания, хранения, поиска (все документы размещены в едином информационном пространстве базы данных SQL сервера, что обеспечивает быстрый поиск);– изменения различных документов (тексты, рисунки, звуки, видео). Использование любых программ, шаблонов, хранение истории изменения содержания;– обеспечивается конфиденциальность путем настройки прав доступа, протоколирования всех действий. ЭЦП позволяет системе интегрироваться с различными системами криптозащиты.2) «Управление деловыми процессами» включает: – автоматизацию процесса подготовки и согласования документов, учета и контроля исполнения устных и письменных распоряжений; – маршрутизация, управление задачами,наличие возможности изменения схемы движения документа, анализа данных о выполненных заданиях.3) «Канцелярия» обеспечивает:– единую регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек;– регистрацию местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа: рассмотрение руководства, согласование проекта документа, исполнение и т.д.;– осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;– списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;– быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов;– получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.4) «Управление договорами»:организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).5) «Управление совещаниями»:организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.6) «Управление взаимодействиями с клиентами»:ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий. |
Архитектура и технические возможности системы DIRECTUM:
– архитектура системы DIRECTUM позволяет создавать масштабируемые, надежные и безопасные корпоративные решения для управления документами, бизнес-процессами, совещаниями, договорами и взаимодействием с клиентами.
– адаптация системы DIRECTUM к специфическим нуждам организации и развитие системы вместе с ростом потребностей бизнеса обеспечивается возможностями инструмента разработки IS-Builder, который предлагает развитые средства быстрого создания новых справочников, карточек электронных документов, сценариев, экранных форм, типовых маршрутов, их отдельных блоков и других компонентов корпоративной системы электронного документооборота;
– интеграция DIRECTUM с ERP-системами, корпоративными порталами и другими составными частями ИТ-инфраструктуры организации возможна по разным направлениям, от двустороннего обмена данными до интеграции интерфейса систем, что становится возможным благодаря развитым интеграционным возможностям платформы DIRECTUM – предметно-ориентированного инструмента быстрой разработки корпоративных информационных систем IS-Builder;
– территориально-распределенная работа крупных организаций поддерживается сервером репликации, который обеспечивает прозрачный для пользователей и разработчика обмен данными – документами, задачами, заданиями, справочниками – между подразделениями организации;
– взаимодействие сотрудников через Интернет и в Интранет;
– обмен документами возможен и для независимых организаций, а не только в рамках одной организации. Специальные механизмы DIRECTUM позволяют передавать и контролировать доставку официальной корреспонденции в электронном виде на основе отраслевого формата обмена электронными документами. Обмен электронными документами между организациями-партнерами даже в случае отсутствия системы электронного документооборота у любой из сторон возможен с помощью бесплатной программы DIRECTUM OverDoc на основе специально разработанного формата структурированного электронного документа;
– инструменты администрирования DIRECTUM позволяют управлять всеми задачами администрирования – от регистрации пользователей до создания политик миграции документов между файловыми хранилищами;
– гибкие технические требования к серверам, оборудованию рабочих станций и системному программному обеспечению позволяют эффективно использовать оборудование для работы DIRECTUM.
Таблица 3.2 – Архитектура и технические возможности системы DIRECTUM
| Производитель и распространители в России | Название | Предназначение | Возможности |
| DocsVision, фирма «DigitalDesign» | DocsVision | Создание автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами.Стандартные приложения:– «Делопроизводство» законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес процессов обработки документов в организации.– «Управление процессами» – полнофункциональная WorkFlow система описания и исполнения сложных процессов обработки информации и взаимодействия с информационными системами. | Система DocsVision «Делопроизводство» включает:– Ведение картотеки документов;– создание электронного архива документов компании;– ведение справочников контрагентов и сотрудников организации;– организацию циклов разработки согласования документов;– организация контроля исполнения документов и заданий;– маршрутизация документов в организации и вне её;– автоматизация разнообразных процессов обработки документов– организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов. |
Средства настройки и разработки приложений дают возможность партнерам и заказчикам создавать собственные прикладные решения на базе платформы и стандартных приложений.
Модуль репликации – предназначен для создания территориально-распределенных решений на базе DocsVision.
Шлюзы к другим системам – предназначены для интеграции DocsVision и других информационных систем:
– файловаясистема;
– Microsoft Exchange;
– Microsoft SharePoint;
– Microsoft Dynamics AX;
– 1С: Предприятие.
Таблица 3.3 – Архитектура и технические возможности системы «ДЕЛО»
| Производитель и распространители в России | Название | Предназначение | Возможности |
| Компания «Электронные офисные системы» | Система «Дело» | Автоматизация делопроизводства, архивного дела и организация электронного документооборота. Система обеспечивает в полном объеме работу, как с бумажными, так и с электронными документами.«АРХИВНОЕ ДЕЛО» – это подсистема, входящая в качестве опции в «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ».Подсистема «Архивное дело» создана для обеспечения автоматизации архивного дела в организациях, министерствах и ведомствах. | Система обеспечивает хранение РК и прикрепляемых к ней файлов.Основной рабочей подсистемой является подсистема «Документы»Подсистема «Отчеты» обеспечивает получение различных отчетовПодсистема «Ведения пользователей» предназначена для регистрации пользователей и предоставления им правдоступа к информации и функционалу системы.Подсистема ведения справочников предназначена для настройки системы на структуру организации и особенности ее делопроизводства.Основные функции системы:– Регистрация документов, в том числе обращений граждан;– ввод резолюций и контроль их исполнения;– создание, согласование и подписание проектов документов в электронной форме;– маршрутизация и контроль движения документов, рассылка по спискам;– многоаспектный поиск документов с сохранением запроса;– работа с взаимосвязанными документами;– сканирование и прикрепление файлов документов, полнотекстовый поискпо ним;– ЭЦП файлов документов;– обмен документами по электронной почте с использованием ЭЦП и шифрования;– справочно-аналитическая работа, формирование отчетов;– Web – доступ к базе данных;– подготовка и согласование документов в электронной форме;– электронная подпись файлов документов;– криптозащита документов, отправляемых электронной почтой;– обеспечение поточного сканирования документов;– интеграция с приложениями MSOffice;– Web-доступ к информации. |
Система «ДЕЛО» интегрирована с другими продуктами компании «Электронные офисные системы», также может интегрироваться с системами сторонних разработчиков. Система легко и быстро настраивается на структуру организации и особенности документооборота и нетрудна в сопровождении. С целью ограничения доступа к информации, база данных может быть разделена на отдельные картотеки, доступные только сотрудникам конкретного подразделения. В системе предусмотрено разделение доступа к определенным функциям. Все действия пользователей и системного технолога протоколируются.