Конкретное место и роль подразделений — носителей функций управления персоналом — в общей системе управления организацией определяются местом и ролью каждого специализированного подразделения по управлению персоналом и организационным статусом его непосредственного руководителя (этот организационный статус подтверждается набором полномочий и ответственности, определяемых позицией первого руководителя организации по отношению к кадровой службе).
В зависимости от степени развития и особенностей организации структурное местоположение кадровой службы может быть различным. Приведем несколько таких вариантов1.
Вариант 1. Структурная подчиненность кадровой службы руководителю по администрированию, то есть выполнение задач службой персонала рассматривается в рамках штабного подразделения функциональной подсистемы (администрирование).
Структурная подчиненность кадровой службы руководителю по администрированию
Вариант 2. Структурное подчинение службы управления персоналом в качестве штабного отдела общему руководству организации. Такая структура приемлема в небольших организациях на начальных этапах развития, когда руководство четко не определило статус кадровой службы.
Структурное подчинение службы управления персоналом в качестве штабного отдела общему руководству организации
Вариант 3. Структурная подчиненность кадровой службы в качестве штабного органа высшему руководству. Данный вариант наиболее приемлем в тех случаях, когда руководитель пытается поднять статус кадровой службы.
Структурная подчиненность кадровой службы в качестве штабного органа высшему руководству
Вариант 4. Организационное включение службы управления персоналом в руководство организацией. Этот вариант является наиболее типичным для развитых организаций. Подсистема управления персоналом является равнозначной подсистемой в ряду остальных подсистем управления.
Службы управления персоналом в настоящее время должны рассматриваться в числе ведущих структурных подразделений организации.
Функциональные обязанности кадровой службы заключаются в следующем: - разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации; - оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации;- учет личного состава; - хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству; - контроль исполнения руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом; - изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению; -анализ состава специалистов организации, деловых качеств работников с целью их рационального использования; -создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов; -работа по созданию резерва на выдвижение; -подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников; -подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии; -подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению; -принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников; -организация контроля состояния трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка; -ведение всей отчетности по кадровым вопросам.
В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации, кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.
Из кадровой службы в подразделения направляются:1) сведения о нарушителях трудовой дисциплины;2) копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;3) копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего трудового распорядка; 4) сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.
От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п. В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п. Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями: - требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов; - принимать работников, организации по вопросам перемещения и увольнения; - взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров; - требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров. Положение об отделе кадров устанавливает ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями. Основные задачи кадровой работы на предприятии можно распределить по направлениям:
1. Учетно-контрольное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач: - прием работников на предприятие;
- учет работников; - увольнение работников; -работа с временно отсутствующими работниками предприятия (находящихся в отпусках, отсутствующих по болезни, убывших в командировки и т. п.).
2. Планово-регулятивное направление: -подбор (поиск и отбор) работников для предприятия; -расстановка работников предприятия; -перемещение работников предприятия; -становление в должности и адаптация работников.
3. Отчетно-аналитическое направление кадровой работы: -изучение работников; -оценка работы работников; -аналитическая работа; -подготовка отчетов.
4. Координационно-информационное направление:
- профессиональная подготовка (обучение и переподготовка) работников;
- организация приема работников предприятия (по служебным и личным вопросам);
- работа с письменными обращениями работников предприятия;
- архивная и справочная работа.
5. Организационно-методическое направление: - документирование деятельности работников предприятия; - кадровая работа в подразделениях предприятия; - планирование кадровой работы; - руководство кадровой работой.
Все задачи отдела кадров определяются спецификой работы организации, при этом учитываются: - размеры организации; - направление бизнеса (производство, торговля, сфера оказания услуг населению);
- стратегические цели организации; - стадия развития организации;
- численность персонала; - приоритетные задачи работы с персоналом.
Обязанности и структура отдела кадров может быть различной в зависимости от вида деятельности организации. Принципами построения современной системы управления персоналом считаются: - эффективность подбора и расстановки сотрудников; - справедливость оплаты труда и мотивации, вознаграждение не только за индивидуальные, но и коллективные достижения; - продвижение работников в соответствии с результатами труда, квалификацией, способностями, личными интересами, потребностями организации; - быстрое и эффективное решение личных проблем. Работа служб персонала имеет два направления: тактическое и стратегическое. В рамках тактического направления осуществляется текущая кадровая работа: анализ состояния и планирование потребностей в кадрах, разработка штатных расписаний, осуществление набора, оценки и отбора персонала; тестирование; планирование ближайших кадровых перемещений и увольнений, текущий учет и контроль, подготовка, переподготовка и повышение квалификации, формирование резерва на выдвижение, пропаганда организационных ценностей и воспитание персонала в их духе.
Известно, что структура, функции, задачи структурного подразделения (службы, управления, отдела) закрепляются целым рядом внутренних организационных документов, разрабатываемых для этих целей: положением, регламентом, инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка (положением о персонале), структурой и штатной численностью, штатным расписанием, приказами о распределении обязанностей. Среди перечисленных документов наиболее важными, с точки зрения нормативного установления правового статуса и объемов деятельности, являются положения и должностные инструкции. Они входят в категорию нормативных актов длительного действия и предназначены для регламентации всех сторон и направлений деятельности структурных подразделений (или должностных лиц). Система (комплекс) положений о структурных подразделениях организации обеспечивает их взаимодействие, определяет компетенцию, закрепляет функции.