Классификация документов – это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и других для организации и повышения эффективности работы с ними.
Классификация документов позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве. С целью создания возможностей для проведения унификации и стандартизации документов, выработка правил их составления и оформления, форм и методов работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам.[5]
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.
1. Документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.
2. Документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации.
Например, Стенюков[6] М.В предлагает следующую классификацию документов.
По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.
По содержанию документы подразделяются на организационно- распорядительные, финансово- расчетные, снабженческо-бытовые, по личному составу и т. д.
По наименованию различают большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т. п.
По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные. Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организации всей системы, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Трафаретные документы изготавливаются типографическим способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.
По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.
По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении (в организации, на предприятии) для решения своих вопросов и не выходящие за его пределы. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения (организации, предприятия).
По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные.
По происхождению документы бывают служебные и официально- личные (именные).
По степени гласности выделяют документы обычные, секретные и для служебного пользования.
По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинные подразделяются на действительные и недействительные (утратившие юридическую силу)
По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию и подлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика- документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия - документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставлено слово "копия") и соответствующим образом заверенный. Следует различать такие разновидности копий как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником и заверяется. Выписка - копия части документа, а дубликат- второй экземпляр документа, имеющий такую же юридическую силу.
По срокам хранения документы делятся на постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет), долговременного срока хранения (свыше 10 лет).
По роду деятельности документы подразделяются на системы документации: плановая, организационно - распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, конструкторская, технологическая и т. д.
Классификация, предложенная М.В. Стенюковым [7], строится на следующих признаках.
1. По способу документирования:
– рукописные;
– электронные;
– графические;
– кино-, фото-, фонодокументы.
2. По сфере использования:
– организационно-распорядительные;
– финансово-бухгалтерские;
– научно-технические;
– по труду;
– отчетно-статистические.
3. По месту составления:
– входящие (поступившие в организацию);
– исходящие (отправляемые из организации);
– внутренние (составленные и используемые в самой организации).
4. По ограничению доступа:
– открытые (несекретные);
– с грифом ограничения доступа.
5. Документы могут иметь следующие грифы:
– «Для служебного пользования» (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);
– «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (информация, содержащая государственную тайну);
– «Конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);
– «Коммерческая тайна» (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение может нанести ущерб ее обладателю).
6. По происхождению:
– официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке);
– личные (касаются интересов конкретного лица, являются именными).
7. По юридической значимости:
– подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);
– копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);
– заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);
– дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу).
8. По форме изложения:
– индивидуальные (содержание излагается в свободной форме);
– трафаретные, когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с места работы);
– типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях.
9. По срокам хранения:
– постоянного хранения;
– долговременного хранения (свыше 10 лет);
– временного хранения (до 10 лет).
В учебном пособии «Курс делопроизводства» М.В. Кирсановой[8] исключен из классификации признак ограничения доступа к документам, но были выделены дополнительные признаки:
– по наименованиям – служебные письма, приказы, акты, докладные записки, договоры и т. д.;
– по содержанию – простые и сложные;
– по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и, несрочные, для которых срок исполнения не установлен.
В учебном пособии «Современное делопроизводство» Березина Н.М.[9] приведена классификация, в которой дополнительно использованы следующие признаки:
– по стадиям создания – черновик, беловик, подлинник, копия, отпуск, дубликат, выписка, автограф;
– по степени гласности – обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально и др.);
– по юридической силе – подлинные, подложные;
– по роду деятельности – система банковской документации, система отчетно-статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно-распорядительной документации и др.;
– по форме – табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.
По нашему мнению, самая полная и удачная классификация документов была предложена и опубликована коллективом кафедры коммерции и внешнеэкономической деятельности Красноярского государственного
торгово-экономического института в учебном пособии Г.Б. Блау[10]:
1. По способу фиксации информации:
– письменные (рукописные и печатные);
– фоно-, аудио-, акустические документы, содержание которых передается посредством звукозаписи (звуковые файлы);
– кинодокументы (изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении);
– фотодокументы (изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом);
– аудиовизуальные, видеодокументы (содержат изобразительную и звуковую информацию);
– электронные документы, в которых информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания их действительности.
2. По месту составления:
– внутренние документы, составленные и используемые в самой организации;
– входящие документы, поступившие в организации;
– исходящие документы, отправляемые из организации.
3. По содержанию:
– простые документы, в которых рассматривается один вопрос;
– сложные документы, охватывающие несколько вопросов.
4. По степени гласности:
– обычные (открытые, несекретные);
– секретные документы с грифом ограничения доступа;