РОЗДІЛ 1.ІСТОРІЯ УПРАВЛІНСЬКОГО ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА ЯК НАУКОВОЇ ДИСЦИПЛІНИ
1.1 Історичні передумови розвитку управлінського документознавства
Історичні передумови розвитку документознавства почали складатися ще в ХІХ столітті, в першій половині ХХ ст. Для розуміння обставин формування галузей знань про документ неабияке значення має з’ясування соціально-економічного, суспільно-політичного контексту побутування науки. Зрушення в економіці вказаного проміжку часу – поширення та зміцнення позицій крупно масштабного машинного виробництва у промисловому сегменті, успішні досліди раціоналізації сільського господарства, поглиблення спеціалізації торгівлі, механізація транспорту, масові міграційні процеси, у т.ч. й урбанізація, демографічний вибух (1860-1914) і т.д., спричинили серйозні соціальні зміни. Цілком закономірно, що в таких умовах зростає функційність держави. Через нові види завдань, які постали перед нею, ускладнюються управлінські механізми, процеси, розширюється бюрократичний апарат, що відіграє важливу роль у забезпеченні повсякденної діяльності влади. «Розкріпачувальні» (за висловом В.О. Ключевського) зусилля Російської імперії 1960-1870-х рр. супроводжувалися численними нововведеннями у сфері управління, що базувалися на вітчизняній практиці та раціонально адаптавоному зарубіжному досвіді. Становлення індустріального суспільства посилило усвідомлення важливості чіткої регламентації соціальних відносин. Яскравим зразком подібного стало прагнення реорганізувати, уніфікуючи, діловодство ¹, яке є важливим чинником формально –технологічного забезпечення діяльності влади.
Крім висловлених вище міркувань, проведемо ще одну лінію-пояснення екстернальних наукових спонукальних мотивів для розгортання галузей знань про документ –культурний контекст їх розвитку. Протікання соціально-економічних, суспільно-політичних процесів відбувалося за нових підходів у культурі, «продиктованими» осмисленням буття в дусі романтизму. Одним із найважливіших постулатів романтизму є твердження, що кожен народ має свій «дух», який зумовлює його розвиток. За цих умов зростає популярність студій з історії, етнографії, фольклористики, мови, літератури та інших наукових дисциплін, які могли сприяти виявленню доленосних духовних визначників розвитку кожного народу.
Цілком природно виглядає зростання інтересу до джерел інформації, зокрема історичних, сприйняття їх як продукту цілеспрямованої людської діяльності, явища культури. Масово поширюється практика збирання документів, їх систематизація наукове опрацювання та вивчення, видання з метою популяризації історичних знань, ствердження ідентифікуючих процесів епохи становлення європейський націй.
1 Тут під «діловодством» розуміємо документування управлінської інформації, організацію роботи з службовими документами в установі.
Це послужило могутнім стимулом розвитком галузей знань про документ, наукової критики документів. Завдяки теоретичним надбанням спеціальних історичних галузей знань (археографії, архівознавства, дипломатики та ін.) методик дослідження джерел, збагачується історична наука, зміцнюються міждисциплінарне осмислення й узагальнення накопиченого емпіричного досвіду, дослідницької практики джерелознавця, архівіста, бібліотекаря, діловода, усіх тих, хто працював із документом чи займався його вивченням.
Зростає роль архівів як центрів збереження колективної пам’яті та потенційно-наукових установ. Серед пріоритетних архівознавчих тем – історія архівної справи, наукова евристика, класифікація та критика документа, технології зберігання документів. Вагомим є внесок у розвиток архівознавства В.Б. Антоновича, М.В. Владимирського-Буданова, М.В. Калачова, І.М. Каманіна, Д.І.Самоквасова та ін. Разом із цим, приходить переконливе усвідомлення важливості раціональної організації діловодної практики, головний об’єкт якої по завершенню виконання оперативної функції з динамічного стану переходить у стан статичний, продовжуючи побутувати уже в статусі потенційного джерела інформації.
Аналіз інтернальних когнітивних факторів визрівання передумов розвитку документознавства необхідно, крім архівознавства проводити також і через дослідження еволюції діловодства. Початок нового періоду розвитку Російського діловодства, який одержав назву «виконавчий» або «міністерський», традиційно пов’язують із реорганізацією органів влади і управління- запровадженням міністерств (1802), започаткуванням діяльності Державної ради ( 1801), реформами М.М. Сперанського² (1772-1839). Особливістю «міністерського» періоду розвитку діловодства стало оновлення його технологій, що позначилося на підготовці управлінських документів та організації роботи з ними, поглиблення спеціалізації діяльності канцелярій. Відбувається виокремлення функцій т. зв. «загального діловодства», пов’язана з управлінням, остаточно складаються види спеціального діловодства, як от, фінансове, статистичне, адміністративне, судове та ін. Законодавчо врегульовується порядок ведення справ, підготовки текстів, їх оформлення із застосуванням методів уніфікації форм і змісту документів. Спостерігається різке зростання обсягів потоків управлінської документації із домінуванням при цьому масової документації, що було зумовлено соціально-економічними чинниками та політичними перетвореннями в державі. Тоді ж у російській діловодній традиції відбуваються кардинальні зміни оформлення документів, їх видової структури.
2. М.М. Сперанський – видатний державний діяч Російської імперії, один із ініціаторів і авторів ряду програм реформування органів управління, складання та запровадження інструкцій, що встановлювали на рівні форми одно подібність їх структури, функцій міністерств, указу про обов’язків належний освітній ценз для особи державної служби (1809), кодифікації законів (1828-1830) та ін. проектів.
Науково - технічний прогрес зумовив зміни в організації сфери управління. Новітні засоби праці канцелярій (друкарська машинка, телеграф, телефон), підвищенні вимоги до функціонування управлінського апарату, складання документів, організації документообігу спричинили пошук шляхів раціоналізації діловодства, а отже, й науково-теоретичних і технологічних студій у цій галузі. Фактами, що засвідчили «вимальовування» обрисів нової науки, стали праці М.Л. Магницького, М.В. Варадінова, В.О. Вельдбрехта, І.І. Ріхтера та ін., у яких узагальнюються результати практичного діловодства, розробляються початки його теорії. Спільним для них був об’єкт дослідження – управлінський документ, але шлях його пізнання, тобто предмет, визначався по-різному. Так, М.Л. Магницькому належать спроби класифікувати окремі типи управлінської документації, проаналізувати їх із точки зору лінгвістичних особливостей; М.В. Варадінову – класифікувати документи, що функціонують у державній установі, уніфікувати їх форми, дефініціювати термінологію діловодства, визначити правила організації документообігу; В.О. Вельдбрехту – розробити правила діяльності канцелярій, складання документів залежно від сфери їх функціонування; І.І. Ріхтеру – застосувати десяткову систему класифікації до класифікації документів казенних залізниць і т.д. Намагаючись окреслити зміст власних праць, вчені дають різні означення новій галузі наукової діяльності – «теорія діловодства», «теоретичне діловодство», «документальне джерелознавство» та ін., що свідчить про термінологічний пошук у межах новацій них дослідницьких напрямів.
Ускладнення організаційної структури управління стимулювало необхідність підготовки відповідних кадрів. Якщо у першій половині ХІХ століття працівників канцелярій готували в установах, з урахуванням специфіки їх роботи, то в другій половині ХІХ ст. з’являються спеціалізовані освітні осередки. Так, 1868 р. у Харкові були відкриті спеціальні курси підготовки секретарів, а наприкінці ХІХ ст. – машинопису і стенографії. На межі ХІХ –ХХ ст. побачили світ перші фахові періодичні видання з діловодства – «Бюллетень конторщика», «Вестник контор и канцелярий», «Машинопись» та ін. Ці та інші факти свідчать про якісно новий етап розвитку діловодства, що було пов’язано із становленням його як галузі знань.
Становлення у ХІХ ст. передумов тісної інтеграції діловодства й архівознавства у майбутньому спродукує появу нових галузей знань – управлінського документознавства, документознавства у мета науковому розумінні, що займуться комплексним студіюванням історії, теорії, методики дослідження документа в цілому, зокрема управлінського.
Виразними етапом у формуванні галузей знань, утворених у результаті взаємодії діловодства й архівознавства, стали 1920-1930 роки. Зазвичай пояснення цього факту пов’язують із практикою реорганізації форм державного устрою та правління доби національно-визвольних змагань (1917-1920), а також встановлення радянської влади, що супроводжувалося корінними змінами в політичній, економічній, культурній соціосистемах. У сфері практичного діловодства спостерігаємо активні спроби шляхом чіткої регламентації, опосередкованої нормативними актами, удосконалити організацію та функціонування діловодних служб, усіх ланок технологічної схеми формування руху документів.
Яскравою ілюстрацією особливого ставлення нової влади до питань практичного діловодства стали конференції з наукової організації праці, що сприяли поширенню так званого «НОТівського руху» в управлінні.
Зміни у діловодній сфері викликали проведення наукових досліджень зі з’ясування шляхів підвищення ефективності управління. Непересічне значення для вивчення питань організації праці на наукові основі мали Всесоюзний державний інститут техніки управління (Москва, 1926-1932) ат Український державний інститут раціоналізації управління (Харків, 1929-1934). У результаті тісної співпраці теоретиків і практиків з’явилися правила організації архівної частини діловодства в установах (1928), проект загальних правил документації та документообігу (1931), що передбачали впровадження єдиної схеми організації діловодства в управлінні, перші результати уніфікації форм документів найвищого рівня – стандарти.